Управление по делам архивов – одно из ключевых подразделений администрации Тольятти, отвечающее за сохранение, систематизацию и предоставление доступа к документам, отражающим историю и современную жизнь города. В статье рассматриваются задачи, структура, контакты, а также основные услуги, которые предоставляет данное управление.
Общая информация
Управление входит в состав Муниципального казенного учреждения «Тольяттинский архив», которое является подведомственным учреждением Администрации городского округа Тольятти (Самарской области). Основные адреса и контакты:
- Юридический адрес: 445021, Самарская область, г. Тольятти, ул. Ленинградская, д; 49
- Адрес для посетителей: 445020, г. Тольятти, ул. Белорусская, д. 33
- Телефон: 8 (8482) -1‑02‑47, 31‑02‑43, 31‑01‑96
- Факс: 8 (8482) -4‑36‑66
- E‑mail: archivist06mail.ru
- Официальный сайт: portaltgl.ru
- Социальные сети:
- ВКонтакте – Тольяттинский архив
- ВКонтакте – Архивы Тольятти
История формирования
Тольяттинский архив был создан в 1970‑х годах как муниципальное учреждение, цель которого – собрать и сохранить документы, относящиеся к развитию промышленного города Тольятти. С 2000‑х годов архив вошёл в структуру муниципального управления, получив статус Управления по делам архивов. С 2021 года в работе активно применяется цифровая технология, позволяющая предоставлять электронные копии документов.
Структура управления
Во главе управления стоит ведущий специалист – Янчарук Д. В., к.и.н. Ниже – подразделения, отвечающие за разные направления работы:
- Отдел документального обеспечения – сбор, классификация и учет бумажных и электронных архивных фондов.
- Отдел обслуживания запросов – работа с обращениями граждан, организаций и исследователей.
- Отдел цифровизации и информационных технологий – сканирование, создание электронных баз данных, поддержка онлайн‑каталогов.
- Отдел правового обеспечения – контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела.
- Отдел взаимодействия с подведомственными учреждениями – координация работы с архивами предприятий и общественных организаций.
Основные функции и задачи
- Сохранение и охрана архивных фондов (документы, фотографии, аудио‑ и видеоматериалы).
- Создание и поддержка каталогов и справочных систем для быстрого поиска информации.
- Обеспечение доступа к архивным материалам гражданам, научным и образовательным учреждениям.
- Проведение цифровизации бумажных документов, перевод их в электронный вид.
- Разработка рекомендаций и методических указаний по работе с архивными документами.
- Сотрудничество с Государственной архивной службой Самарской области и другими региональными архивами.
- Организация выставок, конференций и просветительских мероприятий, посвящённых истории Тольятти.
Формы обращений и заявлений
Для получения информации из архива необходимо оформить один из следующих документов:
| Тип обращения | Краткое содержание | Способ подачи |
|---|---|---|
| Запрос о предоставлении копий документов | Указание точного наименования, периода и номера дела. | Электронно (e‑mail) или в письменной форме. |
| Заявление о доступе к закрытым материалам | Обоснование цели исследования, согласие с условиями конфиденциальности. | Лично в архиве или через онлайн‑форму. |
| Обращение по вопросам цифровизации | Запрос о наличии электронных копий, сроках их предоставления. | Электронная почта. |
Все формы доступны для скачивания на официальном сайте portaltgl.ru в разделе «Документы и формы».
Информационно‑поисковые ресурсы
Для удобства пользователей Управление поддерживает несколько онлайн‑инструментов:
- Электронный каталог «Архивы России» – единый поиск по всем муниципальным архивам страны.
- Сайт Тольяттинского архива – база данных с описанием фондов, их цифровыми представлениями и инструкциями по работе с материалами.
- ВКонтакте‑сообщества – анонсы новых поступлений, исторические факты, ответы на часто задаваемые вопросы.
Цифровизация и современные проекты
С 2020 года в Управлении реализуется программа «Цифровой Тольяттинский архив», цель которой – перевести более 70 % бумажных фондов в электронный формат. Ключевые этапы проекта:
- Сканирование оригинальных документов с разрешением не менее 300 dpi.
- Оптическое распознавание текста (OCR) для создания поисковых индексов.
- Размещение готовых файлов в защищённом облачном хранилище.
- Интеграция с порталом portaltgl.ru для публичного доступа.
В результате пользователи могут получать электронные копии документов в режиме онлайн, а архивные помещения освобождаются от избыточного бумажного хранилища.
Сотрудничество с подведомственными учреждениями
Управление тесно взаимодействует с:
- Предприятием «АвтоВАЗ» – архивы производственной документации.
- Образовательными учреждениями – подготовка учебных материалов по истории города.
- Культурными организациями – совместные выставки и публикации.
- Государственной архивной службой Самарской области – обмен опытом и совместные проекты по сохранению регионального наследия.
Как получить услуги
Для обращения в Управление по делам архивов рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Подготовить запрос (указать точные реквизиты документа).
- Отправить форму заявления по e‑mail archivist06mail.ru или подать лично в офис по адресу ул. Белорусская, д. 33.
- Ожидать подтверждения о получении запроса (обычно в течение 3‑5 рабочих дней).
- Получить ответ: копии могут быть выданы в электронном виде (PDF) или в оригинальном виде (при необходимости).
- Оплатить услуги (если они подпадают под платные услуги, согласно тарифам, опубликованным на сайте).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить архивные документы онлайн? – Да, большинство фондов оцифрованы и доступны через портал portaltgl.ru.
- Сколько времени занимает обработка запроса? – Стандартный запрос рассматривается в течение 10 рабочих дней; сложные запросы могут потребовать до 30 дней.
- Какие документы являются закрытыми? – Документы, содержащие персональные данные, сведения о государственной тайне и материалы, ограниченные законодательством РФ.
- Можно ли заказать копию документа за границей? – Да, при наличии электронного варианта копию можно отправить по электронной почте.
Перспективы развития
В ближайшие годы Управление планирует:
- Завершить цифровизацию оставшихся 30 % фондов.
- Внедрить систему искусственного интеллекта для автоматической классификации новых поступающих материалов.
- Разработать мобильное приложение, позволяющее искать и просматривать архивные документы «на ходу»;
- Укрепить международное сотрудничество с архивными учреждениями России и за рубежом.
Управление по делам архивов мэрии Тольятти играет важную роль в сохранении исторической памяти города, обеспечивая доступ к ценным документам как для исследователей, так и для обычных граждан. Благодаря активной цифровизации, широкому спектру услуг и открытой коммуникации через социальные сети и официальный сайт, архив становится более доступным и современным ресурсом, способствующим развитию культуры и образования в Тольятти.
Контактные данные (повтор для удобства):
Телефон: 8 (8482) -1‑02‑47, 31‑02‑43, 31‑01‑96
Факс: 8 (8482) -4‑36‑66
E‑mail: archivist06mail.ru
Адрес (офис): 445020, г. Тольятти, ул. Белорусская, д. 33
Официальный сайт: portaltgl.ru
ВКонтакте: Тольяттинский архив | Архивы Тольятти