Дата публикации: .

Управление по делам архивов (УДА) – это специализированный орган государственной власти, отвечающий за организацию, хранение, учёт и использование архивных документов на территории субъекта Российской Федерации. В Тульской области такой орган функционирует в рамках Министерства культуры Тульской области и взаимодействует с муниципальными архивами, государственными архивами и другими учреждениями, занимающимися документальным наследием.

Исторический контекст

Формирование архивной службы в Тульском регионе началось ещё в начале XX века:

• Создание Тульской губернской коллегии по делам музейно-архивного и библиотечного фонда при Тульском губернском отделе народного образования (1918‑1920 гг.).
• После Великой Отечественной войны – establishment of the Государственного архива Тульской области (ГУ ГАТО) в 1946 году.
• В 2000‑х годах – переход к электронному документообороту и создание Единого электронного каталога архивов Тульской области.
• С 2019 года – регулярные встречи представителей муниципальных архивов на площадке Щекинского муниципального архива для обсуждения развития отрасли.

Структура управления по делам архивов Тульской области

Управление состоит из нескольких ключевых подразделений:

1. Отдел архивного дела – методическое обеспечение, разработка нормативных актов, контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела.
2. Отдел хранения и обработки информации – эксплуатация архивохранилищ,digitisation документов, обеспечение условий сохранности.
3. Отдел обслуживания пользователей – приём запросов, выдача справок, выписок и копий документов, работа с порталом государственных услуг Тульской области.
4. Отдел информационных технологий – поддержка электронного каталога, разработка и внедрение информационных систем (например, Единый электронный каталог архивов Тульской области).
5. Финансово‑экономический отдел – бюджетирование, закупки, учёт основных средств.

Основные функции управления

Управление по делам архивов выполняет следующие функции:

• Разработка и реализация региональной политики в области архивного дела.
• Методическое руководство муниципальными и ведомственными архивами.
• Организация приёма, учёта, хранения и использования архивных документов.
• Обеспечение доступа граждан и организаций к архивной информации (в т.ч. через электронные сервисы).
• Контроль за соблюдением требований законодательства РФ о архивном деле (ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации»).
• Подготовка и publication аналитических обзоров, рекомендаций и методических пособий.
• Взаимодействие с Федеральным архивным агентством и другими субъектами РФ.

Виды управления архивным делом

В теории и практике архивного дела выделяют несколько видов управления:

1. Административное управление – деятельность органов власти по организации и контролю архивной деятельности (например, приказы Министерства культуры, нормативные акты УДА).
2. Оперативное управление – непосредственное руководство архивохранилищами, контроль за условиями хранения, проведение инвентаризаций.
3. Методическое управление – разработка рекомендаций, стандартов, обучение сотрудников архивов.
4. Информационное управление – создание и поддержка электронных каталогов, систем поиска, цифровизация документов.
5. Финансово‑экономическое управление – планирование бюджета, распределение средств на реставрацию, оборудование и персонал.

Текущие инициативы и проекты (2024‑2026 гг.)

В последние годы управление активно внедряет современные технологии и улучшает сервисы для пользователей:

• Расширение Единого электронного каталога архивов Тульской области – добавление новых фондов, внедрение расширенного поиска и фильтрации по дате, типу документа и территории.
• Реализация проекта «Архив в облаке» – миграция части электронных копий в защищённое облачное хранилище для обеспечения резервного копирования и доступа из любой точки региона.
• Организация серии вебинаров и онлайн‑курсов для сотрудников муниципальных архивов по темам цифровизации, метаданных и правового регулирования.
• Улучшение сервиса приёма запросов через портал государственных услуг Тульской области – сокращение времени обработки заявки до 3 рабочих дней в среднем.
• Сотрудничество с вузами (Тульский государственный университет, Тульский государственный педагогический университет) по созданию студенческих практик и исследовательских проектов в архивах.

Управление по делам архивов Тульской области играет ключевую роль в сохранении и использовании документального наследия региона. Благодаря сочетанию традиционных архивных практик и современных информационных технологий, управление обеспечивает доступность архивных данных для учёта, научных исследований, юридических нужд и широкой публики. Постоянное совершенствование структуры, функций и сервисов позволяет Тульской области оставаться одним из передовых регионов в сфере архивного дела в Российской Федерации.

Статья подготовлена на основе открытых источников и официальных данных управления по делам архивов Тульской области (данные актуальны на ).