Управление по делам архивов – один из ключевых органов исполнительной власти в городе Воткинск (Пермский край). Оно отвечает за сохранение, систематизацию и предоставление доступа к документам, отражающим историю города, предприятия, общественных организаций и частных лиц. В статье рассмотрены история создания, правовая база, основные функции, структура, услуги для граждан и бизнес‑субъектов, а также способы взаимодействия с архивом.

История создания Управления по делам архивов

Первый архивный фонд Воткинска был сформирован в 1930‑х годах в связи с открытием Волжского кузнечно‑механического завода (ныне ОАО «Воткинский завод»). С течением времени архивные материалы начали собираться в нескольких учреждениях города, однако их систематическое хранение и защита стали возможны только после создания специализированного органа.

• 1992 г. – в рамках реформирования местного самоуправления в городе образовано Управление по делам архивов при администрации Воткинска.
• 2003 г. – архив получил статус регионального историко‑культурного фонда, что позволило расширить финансовую поддержку из бюджета Пермского края.
• 2015 г. – запуск проекта «Цифровой архив Воткинска», в рамках которого более 30 % бумажных документов было отсканировано и размещено в открытом электронном каталоге.
• 2022 г. – внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) для ускорения обслуживания заявителей.

Правовая база

Деятельность Управления регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации».
2. Закон Пермского края от № 12‑КЗ «Об архивных фондах Пермского края».
3. Устав администрации Воткинска, пункт 5.3 «Управление по делам архивов».
4. Приказы и методические рекомендации Министерства культуры РФ по работе с архивными документами.

Основные функции Управления

Согласно вышеуказанным нормативным документам, Управление по делам архивов выполняет следующие задачи:

• Сохранение и охрана архивных фондов – обеспечение надёжного хранения бумажных и электронных документов, контроль за условиями микроклимата, защита от пожара и кражи.
• Систематизация и описание – создание описательных справочников, каталожных карточек и электронных метаданных.
• Оцифровка и создание цифровых архивов – сканирование, индексирование и размещение материалов в открытом доступе.
• Обеспечение доступа – предоставление справок, копий и оригиналов документов гражданам, исследователям и организациям.
• Консультационная работа – помощь в подготовке документов, рекомендаций по использованию архивных материалов.
• Контроль за соблюдением законодательства – проверка правильности оформления и передачи документов в архив.
• Образовательная деятельность – проведение лекций, семинаров и выставок, посвящённых истории Воткинска.

Структура Управления

Управление состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый спектр задач:

Услуги, предоставляемые гражданам и организациям

Для удобства заявителей Управление предлагает широкий спектр услуг, которые можно получить как в личном приёме, так и через электронный портал archive.votkinsk.ru.

• Выдача справок о наличии и состоянии документов.
• Копирование и сканирование оригинальных материалов (в т.ч. в формате PDF/A).
• Доступ к электронному каталогу – поиск по ключевым словам, датам, тематикам.
• Заказ репродукций (цветные/чёрно‑белые, печать на архивной бумаге).
• Консультации по использованию архивных данных в научных и коммерческих проектах.
• Организация исследовательских визитов в читальный зал.
• Участие в тематических выставках и конференциях.

Как обратиться в Управление

Для получения любой из перечисленных услуг необходимо выполнить несколько простых шагов.

Личный приём

1. Подготовьте документ, удостоверяющий личность (паспорт, СНИЛС).
2. Заполните заявление (можно взять в приемной).
3. Придите в приемный зал по адресу: г. Воткинск, ул. Советская, 12, помещение 3. Часы работы: 09:00–18:00, без выходных.
4. Сотрудник проверит наличие нужного документа и оформит выдачу.

Онлайн‑обращение

Для удобства граждан введена система электронного обращения:

• Перейдите на официальный сайт Управления.
• В разделе «Электронные услуги» выберите нужный тип запроса (справка, копия, поиск).
• Заполните форму, прикрепите скан копии паспорта и, при необходимости, образцы документов.
• После проверки заявка будет обработана в течение 5–10 рабочих дней. Результат придет на указанный e‑mail.

Телефонный справочный центр

Если у вас возникли вопросы, позвоните по телефону +7 (3422) -5‑00‑11. Операторы работают с 08:00 до 20:00 без выходных.

Цифровой архив Воткинска

С 2015 года в Управлении активно реализуется проект «Цифровой архив Воткинска». На сегодняшний день в электронном фонде более 1,2 млн отсканированных страниц, включая:

• Документы завода «Воткинский машиностроительный» (производственные отчёты, проектные документы).
• Муниципальные акты (решения, указы, протоколы заседаний).
• Личные дела выдающихся горожан (писатели, учёные, герои Великой Отечественной войны).
• Фотографии, карты, планы города разных эпох.

Все материалы доступны через цифровой каталог с возможностью скачивания в открытом формате. Для исследователей предусмотрен отдельный «Научный доступ» с расширенными функциями поиска и выгрузки метаданных.

Охрана и консервация архивных документов

Сохранность исторических документов – приоритетная задача Управления. Для этого применяются современные методы:

• Контроль температуры (18 ± 2 °C) и относительной влажности (45 ± 5 %).
• Установка систем пожаротушения с газовыми агентами, не повреждающими бумагу.
• Регулярные осмотры и реставрация уязвимых материалов (использование безкислотных папок, консервационных растворов).
• Создание резервных копий цифровых файлов на защищённых серверах и в облачных хранилищах.

Образовательные и культурные проекты

Управление активно сотрудничает с школами, вузами и культурными организациями:

1. Организация ежегодных «Дней архива» – открытых мероприятий с экскурсиями, лекциями и мастер‑классами.
2. Проведение исторических конкурсов среди школьников (подготовка рефератов, исследовательских проектов).
3. Подготовка и публикация монографий по истории Воткинска, доступных в электронном виде.
4. Сотрудничество с музеем «Воткинский краеведческий центр» в рамках совместных выставок.

Перспективы развития

На ближайшие годы планируется:

• Полная оцифровка всех фондов до 2028 года.
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания рукописных текстов.
• Расширение международного сотрудничества с архивными учреждениями России и за рубежом.
• Создание мобильного приложения «Архив Воткинска», позволяющего искать и просматривать документы в режиме онлайн.

Управление по делам архивов администрации Воткинска – это современный, технологически оснащённый орган, который обеспечивает сохранение исторического наследия города и предоставляет широкий спектр услуг как для жителей, так и для исследователей. Благодаря постоянному развитию цифровых технологий и внимательному отношению к консервации, архив становится доступным и надёжным источником информации о прошлом, настоящем и будущем Воткинска.

Контактная информация

Адрес: 614550, Пермский край, г. Воткинск, ул. Советская, 12, помещение 3
Телефон: +7 (3422) -5‑00‑11
E‑mail: archive@votkinsk.ru
Сайт: https://archive.votkinsk.ru