Управление по делам архивов – один из ключевых органов государственной системы архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь. Его деятельность регулируется рядом нормативных актов, а руководящую позицию в управлении занимает начальник управления, который отвечает за реализацию государственной политики в сфере архивов.

Исторический контекст и правовая основа

Современная система архивного дела в Беларуси сформировалась после принятия ряда постановлений Совета Министров:

• Постановление от 22 декабря 1998 г. № 1947 «О государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и делопроизводству в Республике Беларусь», в котором была создана Государственная инспекция архивов и делопроизводства в составе Департамента.
• Постановление от 31 июля 2006 г. № 986 «Вопросы Министерства юстиции Республики Беларусь», которое уточнило компетенцию Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции.

Эти нормативные акты закрепили специальные (исполнительные, контрольные, регулирующие) функции Департамента и определили его место в системе государственного управления.

Структура управления по делам архивов РБ

2.1 Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции

Главный орган, отвечающий за:

1. Разработку и внедрение нормативных правовых актов в сфере архивного дела.
2. Контроль за соблюдением законодательства всеми архивными учреждениями.
3. Организацию работы Государственной инспекции архивов и делопроизводства.

Адрес: г. Минск, ул. Коллекторная, 10, 220004, Республика Беларусь.

Телефон: +375 (017) -00‑51‑20 (факс 272‑67‑78).
Электронная почта: belcomarchives.gov.by.
Сайт: http://narb;by

2.2 Главные управления юстиции областных и Минского городского исполнительных комитетов

Эти органы осуществляют архивное дело и делопроизводство на уровне субъектов (областей) и города Минска. В их структуре функционируют:

• Отделы архивного дела.
• Отделы делопроизводства.
• Контрольно‑надзорные подразделения.

2.3 Государственная инспекция архивов и делопроизводства

Создана в 1998 году как независимый контрольный орган. Основные задачи:

• Проведение проверок соблюдения архивного законодательства.
• Выдача рекомендаций и предписаний.
• Контроль за выполнением решений Департамента.

Позиция «начальник управления»

3.1 Требования к кандидату

Согласно внутренним регламентам Министерства юстиции, кандидат на должность начальника управления должен обладать:

• Высшим юридическим или историческим образованием (специальность «Архивоведение», «История», «Юриспруденция»).
• Опыт работы в сфере архивного дела не менее 5 лет, из которых минимум 2 года – на руководящих позициях.
• Знанием законодательства Республики Беларусь в области архивов и делопроизводства.
• Навыками управления персоналом и проектами.
• Отсутствием судимостей и наличием рекомендаций от предыдущих работодателей.

3.2 Основные функции и полномочия

Начальник управления является главным исполнительным органом в своей структуре и отвечает за:

1. Организацию и координацию работы всех подразделений управления.
2. Разработку и внедрение методических рекомендаций по архивному делу и делопроизводству.
3. Контроль за соблюдением нормативных актов в подчиненных учреждениях.
4. Подготовку и представление отчетов в Министерство юстиции и в Совет Министров.
5. Взаимодействие с Государственной инспекцией и другими надзорными органами.
6. Участие в разработке реформ и цифровизации архивных процессов.

3.3 Порядок назначения

Назначение производится приказом Министра юстиции Республики Беларусь после проведения конкурсного отбора. Срок службы – 5 лет с возможностью продления.

Основные задачи управления

4.1 Организация архивного дела

• Создание и поддержание государственных архивов (центральных, областных, муниципальных).
• Разработка классификационных схем и регистров.
• Обеспечение сохранности и доступности архивных фондов.

4.2 Делопроизводство

• Установление порядка оформления, регистрации и хранения официальных документов.
• Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в государственных органах.
• Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов.

4.3 Контроль и надзор

• Проведение плановых и внеплановых проверок архивных учреждений.
• Выдача предписаний и рекомендаций по устранению нарушений.
• Сотрудничество с органами прокуратуры и судов по вопросам доступа к архивным материалам.

4.4 Электронные архивы и дистанционное управление

В последние годы приоритетом стало развитие цифровых архивов и внедрение технологий дистанционного управления:

• Создание единой национальной информационной системы архивов (НИСА).
• Обеспечение защищённого доступа к электронным документам для граждан и организаций.
• Разработка стандартов кибербезопасности для архивных ресурсов.

Взаимодействие с другими органами

Управление по делам архивов тесно сотрудничает с:

• Министерством культуры (вопросы культурного наследия).
• Министерством информации (цифровизация и открытые данные).
• Судебными органами (доступ к архивным материалам в судебных процессах).
• Образовательными учреждениями (подготовка специалистов‑архивистов).
• Международными организациями (например, ICOM, ICA) – обмен опытом и участие в международных проектах.

Перспективы развития и реформы

На ближайшие годы планируются следующие инициативы:

1. Полная цифровизация архивных фондов – перевод более 80 % бумажных документов в электронный формат.
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и поиска по архивам.
3. Расширение публичного доступа к историческим документам в рамках проекта «Открытые архивы Беларуси».
4. Укрепление правовой базы – подготовка новых нормативных актов, учитывающих современные технологические реалии.
5. Повышение квалификации персонала через специализированные курсы и международные стажировки.

Управление по делам архивов Республики Беларусь играет ключевую роль в сохранении национального исторического наследия и обеспечении эффективного делопроизводства в государственных органах. Начальник управления – это стратегический лидер, который сочетает юридическую экспертизу, управленческие навыки и видение будущего цифровой эпохи. Его деятельность направлена на поддержание прозрачности, доступности и сохранности архивных материалов, а также на внедрение инноваций, способствующих развитию архивного дела в стране.

Контактные данные Департамента по архивам и делопроизводству

Адрес: г. Минск, ул. Коллекторная, 10, 220004, Республика Беларусь
Телефон / Факс: +375 (017) -00‑51‑20 / 272‑67‑78
E‑mail: belcomarchives.gov.by
Сайт: http://narb.by