Управление по делам и архивам Администрации города Уфы, это ключевой структурный подразделение местного самоуправления, обеспечивающее сохранность документального наследия столицы Башкортостана и предоставляющее архивные услуги гражданам и организациям․ В данной статье собрана максимально полная и актуальная информация о деятельности ведомства, его структуре, предоставляемых услугах и контактах․

Общие сведения и правовая основа

Деятельность Управления регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Законом Республики Башкортостан «Об архивном деле в Республике Башкортостан»;
• Уставом города Уфы;
• Положением об Управлении по делам и архивам, утвержденным Администрацией города․

Основная миссия: формирование единого архивного фонда города, обеспечение его сохранности, комплектования, учета, научной обработки и предоставления доступа к архивным документам для государственных органов, организаций и граждан․

Основные функции и полномочия

В компетенцию Управления входит широкий спектр задач, которые можно разделить на несколько блоков:

Архивное дело и хранение документов

• Прием на хранение архивных документов органов местного самоуправления города Уфы, ликвидированных и реорганизованных муниципальных учреждений и предприятий․
• Обеспечение условий хранения, соответствующих ГОСТу (температура, влажность, пожаробезопасность, защита от биологических повреждений)․
• Государственная регистрация уникальных архивных фондов․

Работа с гражданами и организациями (Справочно-информационная деятельность)

• Выдача архивных справок, выписок и копий документов (подтверждение стажа, заработной платы, наград, реквизитов актов гражданского состояния и т․д․)․
• Оказание помощи в поиске документов для назначения пенсий, получения льгот, подтверждения прав на недвижимость, восстановления судебных решений․
• Консультирование граждан по вопросам архивного дела․

Методологическое руководство и контроль

• Методологическое руководство архивами структурных подразделений Администрации, районных администраций, муниципальных учреждений (школ, больниц, ДК, библиотек и др․)․
• Проведение проверок состояния делопроизводства и архивов у ведомств города․
• Экспертиза документов на предмет исторической ценности (отбор к государственному хранению или утилизация)․

Цифровизация и электронное документооборот

• Перевод архивных фондов в электронный вид (сканирование, распознавание, создание ЭАР — электронных архивных ресурсов)․
• Ведение автоматизированных информационных систем (АИС) для учета фондов и регистрации обращений граждан․
• Интеграция с региональными и федеральными информационными системами (ЕГИССО, ГИС «Архивы» и др․)․

Структура Управления

Типичная структура Управления по делам и архивам города Уфы включает следующие отделы (наименования могут незначительно варьироваться в зависимости от актуального Положения):

1. Отдел архивного хранения и комплектации фондов — прием, учет, хранение, обеспечение сохранности․
2. Отдел справочно-информационной работы и использования архивных документов — работа с обращениями граждан и организаций, выдача справок, работа в читальном зале․
3. Отдел делопроизводства и документационного обеспечения, организационно-техническое обеспечение делопроизводства Администрации, работа с входящей/исходящей корреспонденцией, контроль исполнения поручений․
4. Сектор (или Отдел) информатизации и технического обеспечения — поддержка АИС, сканирование, оцифровка, защита информации․
5. Методологический сектор (группа) — консультирование ведомственных архивов, проведение семинаров, проверки․

Услуги для граждан: что, как и где получить

Это самый востребованный раздел․ Управление предоставляет следующие основные виды услуг:

Категории выдаваемых документов

• Справки о трудовом стаже и заработной плате (для назначения пенсий, пособий) — архивы ликвидированных предприятий, колхозов, совхозов, организаций, переданные в городское архивное управление․
• Справки из актов гражданского состояния (ЗАГС) — копии записей о рождении, браке, смерти (если срок хранения в ЗАГСе истек — обычно 100 лет, и фонды переданы в архив)․
• Документы по образованию — дубликаты аттестатов, дипломов, справок об обучении (ликвидированные школы, ПТУ, техникумы)․
• Наградные документы — справки о награждении орденами и медалями СССР/РФ (по материалам личных дел или наградных листов)․
• Судебные и нотариальные документы — копии решений судов, нотариальных актов (по фондам переданных в архив организаций)․
• Документы по жилью и земельным участкам — выписки из бытовых книг, справки о составе семьи, документы бывших ЖЭК, БТИ, горкомимущества (по наличию в фондах)․
• Реабилитация, поиск и выдача копий документов по реабилитированным лицам․

Способы обращения

1. Личный визит в читальный зал (требуется паспорт, документы, подтверждающие родственные связи — при запросе чужых данных)․
2. Почта России — заказное письмо с описью вложения на адрес Управления․
3. Електронно через Госуслуги (Портал ГУ РБ / ЕПГУ) — услуга «Предоставление архивной справки, выписки, копии архивного документа»․ Это самый быстрый и удобный способ․
4. Электронная почта официального адреса Управления (для предварительных консультаций и направления сканов документов-оснований)․

Сроки и стоимость

• Срок исполнения: по закону — до 30 календарных дней с момента регистрации обращения (на Госуслугах часто быстрее — 10-15 дней)․
• Стоимость: выдача архивных справок гражданам для личных нужд, назначения пенсий и пособий — бесплатно․ Платные услуги (тематические справки для коммерческих организаций, сложные поисковые работы, копирование большого объема) тарифицируються согласно утвержденному прайс-листу․

Контакты, адрес и режим работы (Актуально на 2024-2025 гг․)

Особенности поиска документов в Уфе: Нюансы и советы

Территориальная принадлежность фондов

Уфа имеет сложную историю административно-территориального деления․ Документы могут находиться в разных местах:

• Управление по делам и архивам г․ Уфы — документы органов городского самоуправления (Горсовета, Исполкома, Администрации), ликвидированных городских предприятий, школ, больниц, ЖЭКов․
• Государственный архив Республики Башкортостан (ГА РБ) — фонды дореволюционных учреждений, уездных/губернских органов, партийных органов обкома/райкомов, крупных заводов республиканского подчинения, фонды ликвидированных районов (Демский, Октябрьский, Советский, Кировский, Ленинский — если фонды не переданы в городское управление)․ Адрес: ул․ Заки Валиди, 7․
• Архивы районных администраций — некоторые фонды муниципальных учреждений (школ, поликлиник, клубов) могут храниться непосредственно в архивах районов (Демский, Калиннинский, Кировский, Октябрьский, Орджоникидзевский, Советский)․
• Центральный государственный архив В/В РФ (г․ Подольск), личные дела военнослужащих, документы воинских частей, эвакуированных в Уфу предприятий․

Что взять с собой при личном визите

1. Паспорт РФ (оригинал)․
2. Документы, подтверждающие ФИО в разные периоды (свидетельство о браке, разводе, решение суда о смене имени) — критически важно для поиска по старому имени․
3. Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете данные о родственнике: свидетельства о рождении/браке цепочкой до вас)․
4. Доверенность (нотариальная), если действуете от имени другого лица․
5. Реквизиты документа (если известны): название организации, годы работы/обучения, номер дела/дела․

Электронные сервисы и цифровизация

Управление активно внедряет цифровые технологии:

• Портал «Госуслуги» (ЕПГУ/РПГУ): Основной канал получения услуг․ Позволяет отслеживать статус заявки, получать готовый документ в личном кабинете (в виде ЭЦП/PDF) или по почте․
• Информационная система «Архивы Республики Башкортостан»: Единый поиск по описям фондов (описания фондов Управления г․ Уфы постепенно загружаются в открытый доступ)․
• Электронный читальный зал: Возможность удаленной работы с оцифрованными фондами (по запросу и идентификации)․
• Проект «Цифровой архив Уфы»: Оцифровка фондов личных дел, наградных листов, метрических книг для удаленного доступа․

Работа с организациями: Методологическая помощь

Если вы представляете муниципальное учреждение (школу, больницу, ДК, администрацию района) или подведомственную организацию:

• Графики хранения: Утверждение и согласование Графиков хранения документов (обязательный документ для любого организации)․ Управление проводит экспертизу проектов графиков․
• Актуализация и сдача дел: Порядок подготовки дел к сдаче в архив (обложкиды, инвентаризация, составление описей)․
• Экспертиза ценности: Проведение экспертизы документов с истекшим сроком хранения (уничтожение или продление/бессрочное хранение)․
• Обучение: Плановые семинары, вебинары, консультации для архивистов и секретарей-делопроизводителей ведомств города․
• Проверки: Плановые и внеплановые проверки состояния делопроизводства и архивов (акты проверки, предписания)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я получить справку о стаже работы моего дедушки, который работал на заводе в 1950-х?

Да, если завод был городским и его архив передан в Управление г․ Уфы․ Если завод был ведомственного (министерского) подчинения или республиканского — фонды могут быть в ГА РБ или в корпоративном архиве предприятия (если оно существует)․ Необходимо точно знать полное наименование организации на момент работы․

Вопрос: Срок хранения справки из архива истекает?

Сама архивная справка (выписка) не имеет срока годности как документ, подтверждающий факт․ Однако принимающая организация (ПФР, банк, нотариус) может требовать справку, выданную не позднее определенного срока (например, за последние 1-3 месяца)․ Уточняйте у запрашивающей стороны․

Вопрос: Что делать, если организация, где я работал, переименовалась несколько раз?

Архивный фонд следует за правопреемником․ Управление по архивам ведет учет правопреемства․ Укажите в заявлении все известные вам наименования организации и годы работы — архивисты сами проследят цепочку передачи дел․

Вопрос: Можно ли заказать справку за другого человека (родителя, супруга) по Госуслугам?

На Госуслугах можно оформить заявление от своего имени на родственника, но потребуется загрузить сканы документов, подтверждающих родство (свидетельства о рождении/браке), и паспорт заявителя․ Часто проще, чтобы сам заинтересованный человек подал заявку через свой аккаунт Госуслуг․

Вопрос: Платна ли выдача справки для Пенсионного фонда (СФР)?

Нет․ Согласно ст․ 22 ФЗ-125, выдача архивных справок гражданам для назначения пенсий, пособий и иных социальных выплат осуществляется бесплатно․

Управление по делам и архивам Администрации города Уфы является гарантом сохранения исторической памяти города и надежным партнером для граждан в вопросах подтверждения прав и законных интересов․ Современный вектор развития — максимальная открытость фондов, цифровизация и перевод услуг в электронный формат через портал «Госуслуги»․

Главный совет: Начинайте оформление запроса заранее (за 1-2 месяца до дедлайна ПФР или нотариуса), предпочитайте электронный канал (Госуслуги) для экономии времени, и тщательно собирайте пакет документов-оснований (подтверждающих смену фамилии, родство) — это ускорит поиск в фондах в разы․

Данная статья носит информационный характер․ Официальные реквизиты, тарифы на платные услуги и режим работы подтверждайте на официальном сайте админ․уфы․рф или по телефонам Управления․