Управление по регистрации актов гражданского состояния и архивному делу Липецкой области — это ключевой региональный орган исполнительной власти‚ осуществляющий государственную политику в сфере регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС)‚ архивного дела и документирования. Управление играет системообразующую роль в обеспечении правовых гарантий граждан‚ сохранении исторической памяти региона и поддержке документационного обеспечения деятельности органов власти.

Основные направления деятельности

Деятельность Управления регулируется Федеральными законами № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»‚ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ региональными законами и постановлениями Губернатора и Правительства Липецкой области. Ключевые направления включают:

• Методологическое руководство и контроль за работой территориальных органов ЗАГС (районных‚ городских‚ межрайонских отделов) и архивных учреждений области.
• Ведение единых баз данных актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС) и архивных фондов.
• Обеспечение доступности государственных услуг в электронном и очном формате.
• Сохранение и введение в научный оборот документов‚ составляющих Архивный фонд Липецкой области.
• Координация работы по документированию в органах местного самоуправления и государственных учреждениях региона.

Сфера ЗАГС: регистрация актов гражданского состояния

Виды регистрируемых актов

Через территориальные органы ЗАГС‚ подведомственные Управлению‚ регистрируются следующие акты:

1. Рождение ребенка.
2. Расторжение брака (в порядке ЗАГС и судебном).
3. Усыновление (удочерение).
4. Установление отцовства.
5. Смена имени‚ фамилии‚ отчества.
6. Смерть гражданина.
7. Признание смерти или объявление гражданина безвестно отсутствующим (по решению суда).

Электронные сервисы и «Госуслуги»

Управление активно внедряет цифровые технологии. Большинство услуг доступны через Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги) и региональный портал lipetskadmin.ru:

• Запись на прием в орган ЗАГС.
• Подача заявления о регистрации брака (включая выбор даты и места торжественной регистрации).
• Получение повторных свидетельств (при утере‚ порче‚ смене паспортных данных).
• Заказ справок формы № 9‚ № 25‚ № 33 и других.
• Получение информации из ЕГР ЗАГС (поиск записей об актах).

Важно: При подаче заявления через «Госуслуги» предоставляется скидка 30% на госпошлину за выдачу свидетельства и 50% за совершение регистрационного действия (ст. 333.35 НК РФ).

Торжественная регистрация и выездная регистрация

Управление координирует работу по проведению торжественных церемоний. В Липецкой области функционируют:

• Дворец бракосочетания (г. Липецк) — основной объект для торжественной регистрации.
• Выездная регистрация в парках‚ музеях‚ на природе (по предварительной договоренности и оплате дополнительных услуг).
• Специализированные залы в районных центрах.

Архивное дело: сохранение документального наследия

Государственный архив Липецкой области (ГАЛО)

Главным архивным учреждением региона является Государственный архив Липецкой области (ГАЛО)‚ подведомственный Управлению. Он является хранилищем документов‚ имеющих государственное‚ историческое‚ научное‚ культурное и иное общественное значение.

Фонды архива включают:

• Документы дореволюционных учреждений (губернские‚ уездные управления‚ дворянские собрания‚ духовные консистории).
• Документы советского периода (областные‚ районные комитеты партии‚ исполкомы‚ народные хозяйства).
• Документы современных органов власти и управления (с 1991 г. по настоящее время).
• Личные фонды выдающихся земляков‚ ученых‚ писателей‚ военных лидеров.
• Фотодокументы‚ фонодокументы‚ видеодокументы‚ картографические материалы.

Доступ к архивной информации

Управление обеспечивает реализацию права граждан на доступ к архивным документам:

• Читальный зал ГАЛО (г. Липецк‚ ул. Свердлова‚ 58), основной формат работы с оригиналами и копиями.
• Электронный каталог и портал «Архивы Липецкой области» — удаленный поиск по описям и фондам.
• Цифровые копии — заказ сканов документов (метрических книг‚ ревизских сказок‚ дел о наградении и т.д.) через портал Госуслуг или сайт архива.
• Генеалогические справки — выдача справок о родственных связях на основании метрических книг и переписей (ревизских сказок).

Ведомственные и муниципальные архивы

Управление осуществляет контроль за состоянием делопроизводства и архивов в:

• Органах исполнительной власти области.
• Органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов.
• Государственных учреждениях (больницы‚ школы‚ музеи‚ библиотеки).
• Организациях‚ подведомственных области (приватизированных и не приватизированных).

Проводится экспертиза ценности документов‚ формирование номенклатур сроков хранения‚ подготовка документов к передаче в государственное хранение или утилизации.

Деятельность по документированию

Управление является методологическим центром по вопросам:

• Утверждения номенклатур дел и сроков хранения в организациях области.
• Внедрения электронного документооборота (ЭДО) и систем управления документами (СУД).
• Разработки стандартов и регламентов делопроизводства.
• Обучения кадров архивного дела и делопроизводителей (семинары‚ вебинары‚ курсы повышения квалификации).

Контактная информация и реквизиты

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как получить справку из архива для подтверждения стажа работы до 1991 года?

Необходимо обратиться в Государственный архив Липецкой области (ГАЛО) или в территориальный архив (если предприятие было подведомственно району). Заявление можно подать через Госуслуги (услуга «Предоставление архивной справки») или лично в читальном зале. Требуются паспорт и документы‚ подтверждающие родственные связи (если запрашиваете не свои данные).

Можно ли зарегистрировать брак в день обращения?

Согласно ст. 11 ФЗ-143‚ брак регистрируется в день подачи заявления или в любой последующий день по желанию лиц‚ вступающих в брак. Однако это возможно только при наличии свободных временных слотов в органе ЗАГС. Рекомендуется записаться заранее через Госуслуги.

Как восстановить утерянное свидетельство о рождении‚ выданное в СССР?

Свидетельства образца 1970 года и более ранние не вносятся в ЕГР ЗАГС автоматически. Необходимо обратиться в орган ЗАГС по месту регистрации акта (или в Управление) для проведения архивного поиска записи акта. После нахождения записи будет выдано свидетельство нового образца (форма № 1). Услуга платная (госпошлина 350 руб.).

Какие сроки хранения документов в организациях?

Сроки хранения устанавливаются Номенклатурой дел‚ утверждаемой руководителем организации по согласованию с экспертом Управления (для бюджетных учреждений — обязательное согласование). Типовые сроки: личные дела — 75 лет‚ заказы по кадрам — 50 лет‚ бухгалтерия — от 5 лет до бессрочного (в зависимости от вида документа).

Нормативная база (ключевые акты)

• Федеральный закон от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Закон Липецкой области от № 312-ОЗ «Об архивном деле в Липецкой области».
• Постановление Губернатора Липецкой области «Об Управлении по регистрации актов гражданского состояния и архивному делу Липецкой области» (с изм.).
• Приказ Минюста России от № 274 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственных услуг по регистрации актов гражданского состояния».

Примечание: Контактные телефоны‚ адреса территориальных отделов ЗАГС и актуальные графики приема граждан рекомендуется уточнять на официальном сайте lipetskadmin.ru в разделе «ЗАГС и архивы» перед визитом.