Управление структурами архива — это комплексный процесс, обеспечивающий системность, доступность и сохранность документального фонда организации. Грамотная структура архива является фундаментом эффективного делопроизводства, позволяя быстро находить нужные документы, соблюдать сроки хранения и обеспечивать правовую значимость архивных материалов. Как показывает практика и нормативная база (актуальна на ), ключевым элементом здесь выступает номенклатура дел и схема систематизации.

Нормативно-правовое регулирование

Деятельность архива в любой организации (государственном органе, органе местного самоуправления или коммерческой структуре) регламентируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный уровень: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказы Федерального архивного агентства (Росархива), в т.ч. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…».
• Региональный и муниципальный уровень: Законы субъектов РФ и муниципальные правовые акты об архивном деле.
• Локальный уровень (внутри организации): Инструкция по архиву (или Положение об архиве), утвержденная руководителем организации. Этот локальный нормативный акт определяет состав разделов: от принципов ведения делопроизводства до процедур экспертизы ценности, оформления дел, составления описей и передачи на государственное хранение.

Важно: Правовой основой для определения организаций-источников комплектования архивов служат не только архивные законы, но и нормативные акты, определяющие систему управления, цели и задачи организаций, а также процесс документирования их деятельности.

Ключевые инструменты структурирования: Номенклатура и Схема систематизации

Номенклатура дел — основа формирования архива

Согласно правилам Росархива, номенклатура дел является основным документом для:

1. Формирования дел в структурных подразделениях.
2. Составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянных и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (в т.ч. по личному составу).
3. Учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура утверждается ежегодно (обычно к концу календарного года) и служит «картой» документационного потока организации.

Схема систематизации — архитектура архивного фонда

Схема систематизации архивных документов является основанием для внутренней организации единиц хранения (делов, томов) и закрепляется описями. Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы проводится с учетом одного или нескольких признаков:

• Структурный признак — в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям организации (отделам, управлениям, филиалам). Это самый распространенный способ для оперативных архивов.
• Функциональный признак — по видам деятельности, функциям (например: «Кадровое дело», «Финансовое обеспечение», «Производственная деятельность»).
• Тематический признак — по темам, вопросам, проектам.
• Хронологический признак — по годам, кварталам, месяцам (часто используется внутри дел или при хранении массивов единообразных документов).

Выбор признака (или их комбинации) фиксируется в Инструкции по архиву и должен обеспечивать удобство поиска и учет сроков хранения.

Организационная модель: Роли и ответственность

Эффективное управление структурами архива невозможно без четкого распределения ролей:

Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ (архивом). Проверка правильности формирования дел проводится сотрудниками архива в присутствии лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Жизненный цикл документа и этапы управления структурой

Этап 1: Формирование дел в структурных подразделениях (Текущее хранение)

• Документы систематизируются в отдельные дела по структурному, функциональному, тематическому признакам, а также по срокам хранения.
• Это правило действует независимо от вида носителя информации (бумага, электронный документ, фото, видео, первичная учетная документация, личные дела сотрудников и т.д.).
• Правильно сформированные дела хранятся в структурных подразделениях (местах создания) до момента передачи на архивное хранение.

Этап 2: Экспертиза ценности документов и назначение сроков хранения

Ключевой момент структурирования — экспертиза документов по истечении года хранения (или в процессе формирования). Она определяет:

• Срок хранения (временный до 10 лет, временный свыше 10 лет, постоянный).
• Категорию ценности (для постоянного хранения).
• Дальнейшую судьбу: уничтожение или передача в архив организации / ведомственный архив / государственный архив.

Этап 3: Описание и передача в архив организации (Оперативное хранение)

• Составление описей дел (инвентаризационных реестров), обязательный этап перед сдачей в архив.
• Опись закрепляет схему систематизации и является основным поисковым прибором.
• Дела передаются в архив организации для оперативного хранения до истечения сроков или передачи в вышестоящие архивы.

Особенности управления электронными архивами

В современных условиях управление структурами архива неразрывно связано с электронным документооборотом (ЭДО) и системами электронного архива (СЭА):

• Структура электронного архива (классификатор, номенклатура) должна зеркально соответствовать структуре бумажного архива (единая номенклатура).
• Метаданные электронных документов (атрибуты: автор, дата, вид документа, срок хранения, классификационный код) выполняют роль структурирующих элементов вместо физического расположения в папках.
• Обеспечивается целостность и неизменяемость электронных документов (ЭП, хэш-суммы, журналы регистрации событий).
• Миграция данных при смене ПО/оборудования должна сохранять структуру архива и связи между документами.

Типичные ошибки и рекомендации по оптимизации

Основные ошибки:

1. Расхождение номенклатуры и реальной деятельности: Номенклатура не обновляется годами, в ней нет дел по новым видам деятельности или проектам.
2. Смешивание сроков хранения в одном деле: Нарушение правила формирования дел по срокам хранения ведет к невозможности своевременного уничтожения или необходимости «разборки» дел.
3. Отсутствие схемы систематизации: Дела в архиве расставлены хаотично (только по годам или только по алфавиту), что парализует поиск.
4. Игнорирование электронных документов: Бумажный архив ведется по полной программе, а электронные файлы хранятся на локальных дисках/облаках без учета и структуры.

Рекомендации:

• Проводить ежегодный аудит номенклатуры вовлекая руководителей структурных подразделений.
• Внедрять единый классификатор для бумажных и электронных документов.
• Автоматизировать контроль формирования дел через СЭД/СЭА (обязательные поля: «Номенклатурный номер», «Срок хранения»).
• Регламентировать в Инструкции по архиву процедуру проверки дел перед сдачей в архив (акт проверки, подписи ответственных).
• Обучать ответственных за делопроизводство в подразделениях основам архивоведения (минимум: как заполнить обложку дела, как сшить, как распределить документы по срокам).

Управление структурами архива — это не разовое действие по расстановке папок на полках, а непрерывный управленческий процесс. Он начинается с разработки номенклатуры дел и схемы систематизации, реализуется через ежедневную работу ответственных лиц в подразделениях, контролируется службой делопроизводства и архивом, и завершается экспертизой ценности и передачей на государственное хранение или уничтожением.

Соблюдение требований Приказов Росархива, наличие актуального локального нормативного акта (Инструкции по архиву) и четкое разделение зоны ответственности между архивом и структурными подразделениями — залог того, что архив будет не «кладбищем бумаг», а надежным информационным ресурсом организации, обеспечивающим ее правовые интересы и операционную эффективность.

Статья подготовлена на основе нормативных материалов Федерального архивного агентства (Правила организации хранения…, Методические рекомендации) и общепринятых архивоведческих практиках. Дата актуальности информации: .