Архивное дело в Российской Федерации представляет собой сложную многоуровневую систему, обеспечивающую сохранность документального наследия страны. Ключевым звеном в этой системе на региональном и муниципальном уровнях выступают Управления по делам архивов (или аналогичные по функции органы: агентства, департаменты, отделы). Данная статья подробно рассматривает их правовой статус, организационную структуру, основные функции и роль в обеспечении доступа граждан к архивной информации.

Правовая основа деятельности

Деятельность органов управления архивным делом строится на основе конституционных принципов и специализированного законодательства. Главным нормативным актом является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Статья 14. Организация управления архивным делом в РФ

Согласно статье 14 указанного закона:

1. Государство выступает гарантом прав, предусмотренных законом, и обеспечивает развитие архивного дела на основе проведения соответствующей научно-технической, финансовой, налоговой и кредитной политики.
2. Государственное управление архивным делом осуществляется Президентом РФ, Правительством РФ, уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (в настоящее время это Федеральное архивное агентство — Росархив), органами исполнительной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления.

На региональном уровне Управления по делам архивов создаются как структурные подразделения правительств субъектов федерации (краев, областей, республик) или администраций городских округов/муниципальных районов.

Организационная структура и примеры региональных органов

В системе исполнительной власти субъектов РФ Управления по делам архивов могут иметь разные наименования, но выполняют единые функции:

• Управления по делам архивов (Саратовская, Тюменская, Ярославская, Белгородская, Калужская области, Республика Башкортостан и др.);
• Агентства по делам архивов (Пермский край);
• Управления архивами (Свердловская область);
• Отделы/Управления по архивным делам администраций городских округов (Тольятти, Махачкала, Красноусольский и др.).

Пример структуры (Калужская область):

В состав уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела Калужской области входят:

• Само Управление (орган управления);
• Три государственных архива области;
• 26 муниципальных архивов.

Такая структура типична для многих регионов: орган управления (Управление/Агентство) осуществляет нормативно-методологические и контрольные функции, а подведомственные государственные и муниципальные архивы — непосредственно хранят фонды и оказывают услуги пользователям.

Основные функции и полномочия

Анализ деятельности региональных управлений (на примере Тольятти, Свердловской области, Башкортостана, Краснодарского края и других) позволяет выделить ключевые направления работы:

Реализация единой государственной политики

• Обеспечение реализации единой политики по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда РФ и архивного фонда субъекта РФ на соответствующей территории.
• Организация и координация архивного дела на территории субъекта/муниципалитета.

Обеспечение сохранности и доступа

• Обеспечение сохранности ретроспективных информационных ресурсов.
• Обеспечение доступа граждан и организаций к архивным документам (в т.ч. через справочно-поисковые средства: описи, путеводители, каталоги, указатели, картотеки).
• Перевод документов в электронный вид, размещение в единых архивах для обеспечения сохранности, неизменности и оперативного доступа.

Методологическое руководство и контроль

• Организация и совершенствование системы делопроизводства и архивного дела в организациях-источниках комплектования (ведомственных архивах).
• Рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел.
• Экспертиза ценности документов (через Экспертно-проверочные комиссии), определение сроков хранения и отбора документов на постоянное хранение.
• Региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле.

Оказание государственных услуг и социальная функция

Одна из самых востребованных функций — предоставление архивных справок и выписок, необходимых для:

• Назначения пенсий, льгот и компенсаций (социальная защита);
• Подтверждения стажа, заработной платы, условий труда;
• Установления фактов, имеющих юридическое значение.

Пример: В 2022 году только один архив принял на хранение 490 единиц хранения, в т.ч. 217 дел управленческой документации и 60 дел личного происхождения, что показывает масштаб комплектования фондов.

Взаимодействие с Федеральным архивным агентством (Росархив)

Федеральное архивное агентство (Росархив) — это федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела.

• Исторически: В 1929 году при ЦИК СССР было создано Центральное архивное управление Союза ССР (ЦАУ СССР), ставшим прообразом современного Росархива.
• Современный этап: Росархив координирует работу региональных управлений, утверждает методические рекомендации, ведет государственный реестр архивов, осуществляет лицензирование отдельных видов архивной деятельности.

Цифровая трансформация архивного дела

Современные Управления по делам архивов активно внедряют информационные технологии:

• Создание электронных архивов и цифровых копий документов.
• Развитие дистанционных сервисов для заказа справок (через Госуслуги, порталы МФЦ, официальные сайты управлений).
• Формирование единых документальных фондов ведомств и организаций в электронном виде.
• Обеспечение доступа к справочно-поисковым средствам (описям, путеводителям) в режиме онлайн для самостоятельной работы исследователей.

Противодействие коррупции и прозрачность

На официальных сайтах Управлений по делам архивов (например, Управления архивами Свердловской области, Агентства Пермского края) обязательно размещаются разделы:

• «Противодействие коррупции»;
• «Предоставление государственных услуг» (с регламентами, сроками, формами заявлений);
• «Нормативно-правовые акты» (постановления о признании недействующими НПА, оценка регулирующего воздействия);
• Контакты для приема граждан и обратной связи.

Управления по делам архивов являются неотъемлемым элементом вертикали исполнительной власти в сфере сохранения документария. Они выполняют двойственную миссию: с одной стороны — это органы государственного управления и контроля (лицензирование, экспертиза, согласование номенклатур, надзор за делопроизводством), с другой — организаторы доступа к информации для нужд государства, науки и каждого гражданина.

Эволюция их деятельности сегодня идет в сторону полной цифровизации процессов, упрощения получения архивных справок (в т.ч. через МФЦ и портал Госуслуг) и интеграции региональных архивных информационных систем в единое федеральное пространство. Сохранность Архивного фонда РФ — это гарантия прав граждан и исторической памяти нации, а Управления по делам архивов являются главными стражами этой сохранности на местах.

Статья подготовлена на основе открытых данных официальных интернет-порталов органов исполнительной власти субъектов РФ (Саратовская, Самарская, Свердловская, Калужская, Тюменская, Ярославская области, Республика Башкортостан, Пермский край, Краснодарский край и др.), текста Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и информации с официального сайта Федерального архивного агентства (Росархив).