Муниципальные архивы составляют неотъемлемую часть единой архивной системы страны. Они обеспечивают сохранность документов, образующих Архивный фонд Российской Федерации, на местном уровне, гарантируя права граждан на доступ к социально-значимой информации и обеспечивая документационное сопровождение деятельности органов местного самоуправления (ОМСУ). В данной статье подробно рассматриваются уровни построения сети муниципальных архивов, их правовое регулирование, организационные формы и место в общей системе архивов России.

Правовая основа и место в системе Архивного фонда РФ

Деятельность муниципальных архивов регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле), а также региональными законами об архивном деле субъектов РФ и нормативными правовыми актами муниципальных образований.

Согласно статье 15 Закона об архивном деле, Архивный фонд РФ классифицируется на три ступени (уровни), учитывающие уровни объектов классификации. На первом (высшем) уровне лежит организация документов Архивного фонда РФ в целом, которая определяет построение сети государственных хранилищ. В эту сеть входят:

• Федеральные архивы;
• Архивы субъектов федерации (государственные архивы регионов);
• Муниципальные архивы;
• Отраслевые фонды;
• Научно-отраслевые институты и хранилища РАН, музеи, библиотеки.

Административно-территориальные уровни создания муниципальных архивов

Согласно статье 19 Закона об архивном деле и статье 12 Федерального закона № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», муниципальные архивы создаются органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов. Это основной (базовый) уровень архивной сети на местах.

Муниципальный район (Муниципальный архив района)

Архив муниципального района комплектуется документами органов местного самоуправления района, районных государственных учреждений, а также документами ликвидированных/реорганизованных организаций, расположенных на территории района, если иное не установлено законодательством субъекта РФ. Часто архив района выполняет функции методического центра для архивов сельских и городских поселений, входящих в его состав.

Городской округ (Муниципальный архив городского округа)

Архив городского округа формируется от документов органов местного самоуправления городского округа, муниципальных учреждений и организаций, подведомственных ОМСУ городского округа. В крупных городских округах (миллионниках, столицах субъектов) архивы могут иметь развитую внутреннюю структуру (отделы хранения, отделы научной обработки, реставрационные мастерские).

Внутригородские муниципальные образования и поселения (Особенности)

Внутригородские муниципальные образования (районы в городах федерального значения — Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) и сельские/городские поселения, входящие в состав муниципального района, как правило, не создают самостоятельных муниципальных архивов.

• Документы внутригородских муниципальных образований хранятся в архивах городов федерального значения (которые по статусу равны архивам субъектов РФ, но выполняют функции муниципальных).
• Документы поселений (сельских, городских) комплектовываются в архив муниципального района.

Исключение: законодательством субъекта РФ может быть предусмотрено создание архивов поселений в виде структурных подразделений администраций поселений, однако они не являются самостоятельными юридическими лицами в архивной сети и функционируют как промежуточные пункты хранения (архивы учреждений/органов управления) до передачи дел в муниципальный архив района.

Организационно-правовые формы (Уровни субъектности)

Статья 19 Закона об архивном деле определяет две основные организационные формы муниципальных архивов, которые определяют их правовой статус и уровень самостоятельности:

1. Структурное подразделение органа местного самоуправления (отдел, управление, сектор архива при администрации района/города).
   • Не является юридическим лицом.
   • Финансируется непосредственно из бюджета муниципального образования.
   • Руководитель назначается главой администрации.
   • Типична для небольших муниципальных образований.
2. Муниципальное учреждение (МУ) — казенное (МКУ), бюджетное (МБУ) или автономное (МАУ).
   • Является юридическим лицом;
   • Имеет самостоятельный баланс, печать, счета в банке.
   • Создается решением представительного органа МО;
   • Обеспечивает большую автономию в хозяйственной деятельности (закупки оборудования, платные услуги, реставрация).
   • Рекомендуемая форма для архивов с большим фондом и высокой нагрузкой.

Функциональные уровни работы с документами (Жизненный цикл)

Муниципальный архив находится в центре трехуровневой системы управления документами на месте:

Уровень	Субъект	Основные функции	Сроки хранения
Текущий учет (Офис-архив)	Структурные подразделения ОМСУ, муниципальные учреждения (создатели документов)	Регистрация, исполнение, учет дел текущей работы, формирование дел к передаче	До 10 лет (срок исполнения + 1-3 года)
Промежуточный (Архив учреждения/органа управления)	Архивы крупных муниципальных учреждений (больницы, школы, УК) или специализированные отделы у администраций	Хранение дел со истекшим сроком хранения в учреждении, подготовка к передаче в МА, выдача справок гражданам	10 – 75 лет (в зависимости от вида документов)
Постоянный (Муниципальный архив, МА)	Муниципальный архив района / городского округа	Прием документов на госхранение, научная обработка, обеспечение сохранности, информацион gradирование, использование (ГИС УИАД), издание путеводителей	Постоянное (бессрочное) / До 75 лет (персонифицированные)

Важно: Передача документов со 2-го на 3-й уровень осуществляется на основании акта приема-передачи и номенклатуры дел, утверждаемой экспертной комиссией по вопросам комплектования архивов и определения сроков хранения документов муниципального образования.

Уровни комплектования фондов: Организации-источники

Согласно Методическим рекомендациям Росархива («Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов»), состав организаций-источников для муниципального архива определяется по территориальному и ведомственному признакам. Выделяют уровни комплектования:

1. Базовый уровень: Органы местного самоуправления (Собрание депутатов, Глава, Администрация, Контрольно-счетный орган) и подведомственные им муниципальные учреждения (бюджетные, автономные, казенные).
2. Территориальный уровень: Ликвидированные/реорганизованные коммерческие и некоммерческие организации, находившиеся на территории МО, документы которых не перешли к правопреемникам и признаны архивными (по решению экспертной комиссии).
3. Ведемственный уровень (исключительный): Документы ведомственных организаций (МВД, МЧС, суды, налоговая инспекция и др.) не комплектовываются в муниципальные архивы. Они передаются в государственные архивы субъекта РФ или федеральные архивы. Исключение — документы, переданные в ведение МО по закону (редко).
4. Уровень личных фондов: Документы частного происхождения (личные фонды известных жителей, семейные архивы, фото/видеодокументы местного значения), поступающие по договорам дарения или хранения.

Информационно-технологические уровни интеграции

Современное развитие муниципальных архивов неразрывно связано с внедрением в Единую государственную информационную систему архивов (ЕГИСА) и Государственную информационную систему удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД).

• Локальный уровень: Автоматизированные рабочие места (АРМ) архивистов, локальные базы данных (Электронный архив, Система учета фондов).
• Региональный уровень: Интеграция в Единую информационную систему архивов региона (ЕИСАР). Это позволяет вести единый реестр фондов, формировать региональные путеводители, обеспечивать межархивное взаимодействие.
• Федеральный уровень: Выгрузка данных в ЕГИСА и ГИС УИАД. Обеспечивает удаленный доступ граждан к описям и оцифрованным документам (метрические книги, ревизские сказки, личные дела) через портал «Архивы России» и региональные порталы.

Участие в ГИС УИАД переводит муниципальный архив на качественно новый уровень обслуживания пользователей, снижая нагрузку на читальные залы и обеспечивая прозрачность фондов.

Типология муниципальных архивов (по профилю и объему)

Помимо административных уровней, в архивной практике применяется типология, отражающая уровень развития архива:

• Универсальные (смешанные) муниципальные архивы — большинство архивов районов и небольших городских округов. Хранят документы всех отраслей управления (административно-хозяйственные, социально-культурные, строительно-технические, кадровые и т.д.).
• Специализированные муниципальные архивы, создаются в крупных городах (миллионниках, административных центрах) по отраслевому принципу (например: Архив социально-экономической документации, Архив строительно-технической документации, Архив кадровой документации, Архив новейшей истории). Центральный архив города выполняет координирующую функцию.
• Научно-справочные архивы / Центры документации новейшей истории, высший уровень развития муниципального архива, осуществляющий научную работу, издание источников, музейную деятельность.

Проблемы и перспективы развития уровней муниципальной архивной сети

Анализ современного состояния позволяет выделить ключевые вызовы для разных уровней:

1. Неравномерность развития: Архивы крупных городских округов оснащены современным оборудованием, имеют статус МБУ/МАУ, ведут Электронные архивы. Архивы малонаселенных сельских районов часто существуют как нештатные отделы (0,5–1 ставка архивиста), без специализированных пометий и ПО.
2. Проблема «Архивов поселений»: Отсутствие самостоятельных архивов в поселениях приводит к накоплению документов в неспециализированных помещениях администраций поселений, их гибели или хаотичной передаче в районный архив без учета.
3. Цифровой разрыв: Низкий уровень оцифровки фондов в муниципальных архивах по сравнению с федеральными и региональными. Нехватка финансирования на сканирование массивов метрических книг и кадровых документов, востребованных гражданами.
4. Кадровый голод: Низкая оплата труда архивистов на муниципальном уровне (особенно в структурных подразделениях) ведет к текучести кадров и потере профессиональной экспертизы.

Направления совершенствования (в соответствии с нацпроектом «Культура» и стратегией развития архивного дела):

• Перевод муниципальных архивов в форму муниципальных бюджетных/автономных учреждений (повышение субъектности).
• Создание межмуниципальных архивных центров (объединение архивов нескольких районов) для оптимизации ресурсов в малонаселенных территориях.
• Обеспечение 100% покрытия муниципальных архивов программным обеспечением для учета фондов и интеграции в ЕИСАР/ГИС УИАД.
• Внедрение стандартов хранения (ГОСТ Р 7.0.99-2018) и цифрового сохранения (ГОСТ Р 7.0.105-2019) на всех уровнях.

Система муниципальных архивов в России имеет четкую иерархическую структуру, определяемую административно-территориальным делением (уровень муниципального района/городского округа) и организационно-правовой формой (структурное подразделение или муниципальное учреждение); Функционально муниципальный архив представляет собой конечный (постоянный) уровень хранения документов в системе жизненного цикла документа на месте.

Дальнейшее развитие сети идет в направлении централизации ресурсов (создание межрайонных центров), повышения правового статуса (переход в МБУ/МАУ) и полной цифровизации процессов (интеграция в ГИС УИАД). Только приведение всех муниципальных архивов к единым стандартам материально-технического обеспечения, кадрового потенциала и информационного взаимодействия позволит реализовать конституционное право граждан на доступ к архивным документам на всей территории страны.

---

Статья подготовлена на основании Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Федерального закона № 131-ФЗ, Методических рекомендаций Росархива, материалов портала «Архивы России» и нормативных правовых актов субъектов РФ. Актуально на 2026 год.