Государственный архив – это специализированное учреждение, которое занимается сбором, хранением, систематизацией и предоставлением доступа к документам, являющимся источниками исторической, правовой и научной информации. В соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами в сфере архивного дела, архивы оказывают широкий спектр государственных и платных услуг.

Правовые основы предоставления архивных услуг

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах»;
• Федеральный закон № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг»;
• Регламенты Федерального архивного агентства (ФАА) и нормативные акты органов государственной власти;
• Административный регламент по предоставлению государственных услуг (в т.ч. проставление апостиля).

На основании этих актов архивы обязаны вести статистический и бухгалтерский учёт оказываемых услуг, формировать отчётность и предоставлять её уполномоченным государственным органам.

Основные категории услуг

2.1 Информационно‑справочные услуги

Предоставление пользователям информации о составе и структуре архивных фондов, а также поиск и выдача запрошенных документов.

• Ответы на запросы физических и юридических лиц (в т;ч. через ЕПГУ, МФЦ, электронную почту);
• Выдача тематических перечней, подборок копий и информационных писем;
• Консультации по использованию архивных материалов в научных, литературных, художественных и медиа‑проектах;
• Подготовка материалов для выставок, лекций, экскурсий и образовательных программ.

2.2 Услуги по предоставлению копий и выписок

Изготовление копий (фото-, ксерокопий, сканированных) архивных документов, а также выписок из реестров.

• Копии документов в бумажном и электронном виде;
• Апостиль на архивные справки, выписки и копии (по регламенту проставления апостиля);
• Платные услуги по ускоренному изготовлению копий.

2.3 Депозитарное хранение

Приём и хранение документов от коммерческих структур и государственных органов.

• Хранение оригиналов и копий в условиях, обеспечивающих их сохранность;
• Оказание методической поддержки при комплектовании ведомственных архивов;
• Услуги по упорядочиванию, обработке и систематизации переданных материалов (платно).

2.4 Консультационные и методические услуги

Помощь в работе с архивными источниками, подготовка рекомендаций по архивному делу.

• Консультации по вопросам доступа к документам и их использования;
• Методическая поддержка государственных органов и организаций‑источников;
• Проведение обучающих семинаров и вебинаров.

2.5 Закупка товаров, работ и услуг

Архивные учреждения участвуют в государственных закупках в рамках контрактной системы.

• Закупка специализированного оборудования (сканеры, системы климат-контроля и др.);
• Оказание услуг по техническому обслуживанию и реставрации архивных материалов;
• Участие в конкурсных процедурах в соответствии с ФЗ «О контрактной системе».

2.6 Специальные услуги

Услуги, связанные с особенностями работы архивов.

• Рассекречивание носителей сведений, составляющих государственную тайну (по полученным полномочиям);
• Ведение реестров объектов (лифты, подъемные платформы, конвейеры) после их монтажа – в сотрудничестве с Федеральной службой по экологическому, технологическому и атомному надзору;
• Подбор и систематизация материалов для радио‑ и телепередач, кинофотофонодокументов.

Порядок обращения за услугами

3.1 Каналы подачи запросов

Запросы о предоставлении услуг могут быть направлены следующими способами:

1. Лично в отделение государственного архива;
2. Через Многофункциональный центр (МФЦ);
3. Электронно через портал ЕПГУ (Единый портал государственных услуг);
4. По почте (в т.ч. электронной) – в бумажном или электронном виде, в соответствии с формой запроса для физических лиц.

3.2 Необходимый пакет документов

Для большинства услуг требуется предоставить оригинал или заверенную копию следующего:

• Заявление (форма запроса) – бумажный или электронный вариант;
• Документ, подтверждающий личность (паспорт, СНИЛС) или полномочия представителя организации;
• Согласие на обработку персональных данных (при необходимости);
• Дополнительные документы, зависящие от конкретной услуги (например, договор о депозитарном хранении).

3.3 Сроки исполнения

Согласно нормативным актам, сроки выполнения запросов делятся на две группы:

• Стандартные услуги – до 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов;
• Ускоренные (платные) услуги – в течение 5–10 рабочих дней (в зависимости от сложности запроса).

3.4 Платные услуги

К платным услугам относятся, но не ограничиваются:

• Изготовление копий и выписок в ускоренном порядке;
• Методическая поддержка и консультирование организаций‑источников;
• Услуги по упорядочиванию и обработке переданных документов;
• Аренда специализированного оборудования (сканеры, микрофильмы).

Тарифы устанавливаются ежегодно и публикуются на официальных сайтах архивных учреждений.

Статистический и бухгалтерский учёт

Архивные учреждения обязаны вести учёт всех оказываемых услуг, как бесплатных, так и платных. Основные показатели включают:

• Количество выполненных запросов (социально‑правовых, информационных, исследовательских);
• Объём предоставленных копий и выписок;
• Объём депозитарного хранения (количество принятых документов, их типы);
• Сумма доходов от платных услуг;
• Количество проведённых обучающих мероприятий и консультаций.

Отчётность формируется в соответствии с установленными сроками и представляется уполномоченным государственным органам.

Примеры типовых запросов

5.1 Запрос на получение копии архивного документа

Заявление
От: Иванов И.И., паспорт 45 12 345678
Тема: Запрос копии акта о регистрации предприятия "ТехноСервис" за 1998 г.
Способ получения: электронный (PDF)
Срок исполнения: стандартный (30 дней)
Подпись: __________

5.2 Запрос на депозитарное хранение

Заявление
От: ООО "СтройИнвест", ИНН 7701234567
Контактное лицо: Петров П.П., телефон +7 (495) -23‑45‑67
Тема: Депозитарное хранение проектной документации за 2025‑2026 гг.
Перечень передаваемых материалов: 12 папок, 3 оптических диска
Условия хранения: 10 лет, температурный режим +18°C
Подпись: __________

Как связаться с архивом

Для уточнения перечня услуг, тарифов и сроков исполнения рекомендуется предварительно позвонить в приёмную или воспользоваться онлайн‑чатом на официальном сайте архива.

Государственные архивы предоставляют широкий спектр услуг, направленных на обеспечение доступа к историческим и правовым документам, их сохранность и правильное использование в научных, образовательных и коммерческих целях. Оказание этих услуг регулируется федеральным законодательством, а их качество контролируется через обязательный статистический и бухгалтерский учёт. Пользователи могут обращаться за услугами как в традиционном (лично, по почте) формате, так и через современные электронные каналы, что делает процесс получения архивных материалов максимально удобным и прозрачным.