Современный бизнес генерирует огромный объём бумажных и электронных документов. Их правильная
обработка, хранение и утилизация – залог соблюдения законодательства, снижения рисков и экономии
рабочего места. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие услуги предоставляет отдел архива,
какие требования к ним предъявляются и как выбрать надёжного партнёра.

Что входит в услуги отдела архива

Профессиональный архивный сервис покрывает весь жизненный цикл документа:

1. Консалтинг и создание архивного подразделения
2. Внеофисное хранение и оптимизация архивного пространства
3. Обработка и систематизация бумажных документов
4. Переплет, конвертирование и защита документов
5. Уничтожение и утилизация (вывоз макулатуры, вторсырья)
6. Оцифровка и создание электронного архива
7. Логистика и транспортировка
8. Подготовка к проверкам, переездам и инвентаризации

1.1 Консалтинг и создание архивного подразделения

Специалисты помогают:

• Разработать положение об архивном подразделении и регламентировать работу архивной комиссии;
• Составить паспорт документохранилища в соответствии с требованиями ФЗ «Об архивном деле»;
• Обучить персонал (архивистов, делопроизводителей) базовым навыкам работы с документами.

1.2 Внеофисное хранение и оптимизация пространства

Для компаний, где офисные площади ограничены, предлагаются услуги по:

• Аренде специализированных складов с контролем температуры и влажности;
• Оптимизации размещения архивов (системы «штабеля», «полки», «модульные ящики»);
• Регулярному инвентарному учёту и формированию отчётов о состоянии архива.

1.3 Обработка и систематизация

Включает:

• Сортировку по видам, датам и тематикам;
• Создание системы классификации (по ГОСТ 7.12‑93 и внутренним регламентам);
• Регистрацию в электронном реестре с возможностью быстрого поиска.

1.4 Переплет и защита

Для долговременного хранения применяются:

• Твердый переплет (картонные, пластиковые обложки);
• Ламинатирование и анти-UV покрытие;
• Упаковка в архивные коробки и пакеты.

1.5 Уничтожение и утилизация

Уничтожение производится в строгом соответствии с Требованиями ФЗ‑115 и включает:

• Конфиденциальное шредерование (мелко- и крупноразрезное);
• Вывоз макулатуры, бумажных обрезков, печатных изданий, бракованной бумаги;
• Утилизацию вторсырья (пластик, картон) в лицензированных пунктах.

1.6 Оцифровка и электронный архив

Создание цифровой копии документа – один из самых востребованных сервисов:

• Сканирование в форматах PDF/A, TIFF, DOCX;
• Оптическое распознавание текста (OCR) для полной поисковой индексации;
• Хранение в облаке или на защищенных серверах с резервным копированием;
• Интеграция с корпоративными системами (ERP, CRM, DMS).

1.7 Логистика и транспортировка

Компания обеспечивает:

• Плановый вывоз мусора и макулатуры (вывоз архива А4, вывоз бумаги, вывоз вторсырья);
• Транспортировку в закрытых, охраняемых транспортных средствах;
• Отслеживание груза в режиме реального времени.

Законодательные требования к архивным услугам

Все операции с документами должны соответствовать российскому законодательству:

• ФЗ № 115‑2002 «Об архивном деле» – определяет порядок создания, хранения и уничтожения архивных документов;
• Требования к конфиденциальности (ФЗ‑152 «О персональных данных»);
• Нормативы по сохранности и срокам хранения (от 1 года до бессрочного хранения в зависимости от категории);
• Требования к уничтожению (постановление Правительства РФ от № 1062).

Профессиональные архивные компании предоставляют документальное подтверждение выполнения всех требований (акт уничтожения, сертификат о проведении оцифровки и т.д.).

Целевые аудитории услуг отдела архива

Разные подразделения компании используют архивные сервисы по‑разному. Ниже – основные группы и их потребности:

Преимущества работы с профессиональной архивной компанией

• Гарантированное соблюдение законодательства – все документы оформляются и уничтожаются в соответствии с ФЗ;
• Экономия времени и ресурсов – вы освобождаете офисные площади и делаете процесс документооборота более эффективным;
• Конфиденциальность – шифрование данных при оцифровке, закрытый доступ к архиву;
• Гибкость тарифов – почасовая оплата, абонентская плата, «под ключ»;
• Технологическое оснащение – современные сканеры, шредеры, системы управления архивом (DMS).

Как заказать услугу

Оформление заявки занимает минимум 3‑х шагов:

1. Связаться с менеджером по телефону ###-###-#### или оставить заявку на сайте salesarchiv.ru;
2. Провести бесплатный аудит текущих процессов и определить набор необходимых услуг;
3. Подписать договор, согласовать график работ и начать реализацию проекта.

График работы большинства компаний: пн‑пт с 9:00 до 18:00. При необходимости возможен выезд в выходные дни и ночные работы (доплата согласно тарифу).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы подлежат обязательному хранению?

Бухгалтерская, налоговая, кадровая, юридическая документация, а также документы, относящиеся к государственной тайне или коммерческой тайне.

Сколько времени хранить бухгалтерские документы?

Согласно Налоговому кодексу – минимум 5 лет, но в ряде случаев (например, налоговые споры) срок может быть продлён до 10 лет.

Можно ли сразу оцифровать весь архив?

Да. При этом рекомендуется провести предварительную систематизацию – это ускорит процесс сканирования и сократит затраты.

Как гарантируется конфиденциальность при уничтожении?

Все документы проходят процесс шредерования в закрытом помещении, после чего предоставляется акт о полном уничтожении с подписью ответственного лица.

Что делать, если требуется срочная подготовка к проверке?

Большинство компаний предлагают экспресс‑услуги – подготовка и доставка нужных документов в течение 24‑48 часов.

Контактные данные

Телефон: ###-###-####
Сайт: salesarchiv.ru
Электронная почта: info@salesarchiv.ru
График работы: пн‑пт 9:00‑18:00

Мы предоставляем комплексные архивные услуги в Москве и по всей России: вывоз макулатуры, вывоз мусора, утилизация бумаги, утилизация вторсырья, переплет, оцифровка, создание электронного архива и многое другое. Обращайтесь – мы поможем оптимизировать ваш документооборот и снизить издержки!