Современные государственные и негосударственные архивы предлагают широкий спектр услуг по запросу – от выдачи архивных справок и выписок до предоставления копий документов и информационных писем. Ниже подробно рассмотрены порядок оформления запроса, особенности работы в разных регионах России и за рубежом, а также практические рекомендации для физических и юридических лиц.

Что такое услуга по запросу в архив?

Услуга по запросу в архив – это официальное обращение заявителя (физического или юридического лица) в архивное учреждение с целью получения:

• архивных справок (о трудовом стаже, месте рождения, владении недвижимостью и т.д.);
• архивных выписок из дел, книг, реестров;
• копий архивных документов (фотокопий, сканов, заверенных заверений);
• информационных писем с результатами поиска или мотивированным отказом.

Запрос может подаваться лично, почтой, электронной почтой или через специализированные онлайн‑порталы государственных услуг.

---

Основные этапы выполнения запроса

1. Подготовка заявления – заполнение стандартной формы (анкеты) с указанием ФИО, цели запроса, перечня интересующих документов и контактных данных.
2. Проверка наличия материалов – архивист сверяет запрос с каталогами, путеводителями и описями фондов, чтобы определить, где именно хранятся нужные дела.
3. Формирование требования (заказа) – оформляется внутренний документ о выдаче конкретного дела или группы дел.
4. Передача требования в архивохранилище – запрос направляется в отдел хранения для подборки и подготовки материалов.
5. Выполнение поиска и оформление результата – архивист осуществляет поиск, делает копии, справки или выписки, оформляет их согласно установленным образцам.
6. Уведомление заявителя – результат направляется заявителю выбранным способом (электронно, почтой, лично в архиве). При невозможности выполнения запрос сопровождается мотивированным отказом с указанием причин.

---

Государственные услуги в разных регионах

Республика Татарстан

В Татарстане услуга предоставляеться на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных коллекций. Специалист Отдела выполняет:

• проверку наличия архивных документов по каталогу, путеводителю и фондам государственного архива;
• определение архивных фондов и дел для просмотра по описи;
• оформление требования (заказа) на выдачу архивных дел;
• передачу требования в архивохранилище для подборки дел.

Результат – выдача архивных справок, выписок и копий документов.

Архивный фонд Санкт‑Петербурга

Заявитель получает сведения, содержащиеся в информационных ресурсах администраций районов Санкт‑Петербурга. Возможны три варианта ответа:

1. выдача архивных справок, выписок, копий документов, относящихся к Архивному фонду Санкт‑Петербурга;
2. письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением причин;
3. запрос уточняющих сведений (при необходимости).

Перечень центров, предоставляющих услугу, размещён на официальном сайте комитета по культуре Санкт‑Петербурга.

Федеральное архивное агентство (Росархив)

Согласно административному регламенту, утверждённому приказом Росархива от 14 сентября 2023 г., выделяются:

Таблица 1. Круг заявителей в соответствии с вариантами предоставления услуги

Физические лица, юридические лица, нотариусы, органы государственной власти и др.

Таблица 2. Перечень общих признаков заявителей

Наличие законного интереса, необходимость подтверждения факта, цель – получение информации для судебных, административных или личных нужд.

Приложение 2 содержит образец заявления и перечень необходимых приложений (копия паспорта, доверенность, платёжное поручение и т.д.).

Украина

Для получения архивной справки в Украине заявитель направляет запрос в архивное учреждение по месту предполагаемого хранения документов. После регистрации и визирования запрос выполняется в срок, установленный Законом Украины «Об обращениях граждан». Контактные телефоны для уточнения: 38(063) -438525, 48(579) -73563. Возможно заказать обратный звонок через онлайн‑форму.

Беларусь

Национальный исторический архив Беларуси обещает срочное исполнение запроса до 3 рабочих дней со дня поступления оплаты. Оплата производится только после получения информационного письма или счёта с указанием суммы. В Национальном архиве Республики Беларусь (2025) для оплаты необходимо войти в систему Расчёт (ЕРИП) → Суды, юстиция, юридические услуги → Архивы → г. Минск → Национальный архив РБ → УСЛУГИ АРХИВА (код услуги 5299141).

Казахстан

Электронное правительство Республики Казахстан предоставляет услугу выдачи архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок в режиме онлайн. Заявитель может заказать услугу через портал «электронное правительство», получить версию для печати и оплатить её без посещения архива.

---

Как подать запрос: пошаговая инструкция

1. Определите нужный архив – федеральный, региональный, муниципальный или специализированный (например, архив ЗАГС, архив предприятия).
2. Соберите необходимые документы – паспорт (или удостоверение личности), доверенность (если действуете от имени организации), описание интересующего вас факта (ФИО, даты, номера дел).
3. Заполните форму заявления – многие архивы предоставляют шаблоны на своих сайтах (DOCX, PDF). Пример: форма анкеты‑заявления для получения архивной справки о трудовом стаже (Министерство экономического развития РФ).
4. Выберите способ подачи:
   • Лично в приёмной архива;
   • Почтой с уведомлением о вручении;
   • Электронной почтой (указать тему «Запрос в архив»);
   • Через государственные порталы (Госуслуги РФ, электронное правительство Казахстана и т.д.).
5. Оплатите услугу (если требуется) – реквизиты указываются в извещении о принятии заявления к обработке.
6. Получите результат – справка, выписка, копия или мотивированный отказ. При получении отказа сохраните его для возможного повторного запроса или обжалования.

---

Сроки и стоимость

Сроки исполнения зависят от типа архива и загрузки:

• Срочные запросы (например, в Национальном историческом архиве Беларуси) – до 3 рабочих дней после оплаты.
• Стандартные запросы – от 5 до 30 рабочих дней в большинстве региональных архивов РФ.
• Сложные архивные поиски (требуют работы с несколькими фондами) – могут занимать до 2 месяцев.

Стоимость формируется из:

• тарифа за единицу работы (например, за одну справку или за один лист копии);
• платы за срочность (часто увеличивает базовый тариф в 1,5–2 раза);
• доплат за доставку (курьерская служба, почтовая отправка).

Точные тарифы публикуются в разделе «Платные услуги» на официальных сайтах архивов.

---

Полезные советы для заявителей

• Формулируйте запрос чётко и конкретно – указывайте точные названия дел, номера описей, даты и фамилии. Это сокращает время поиска.
• Прилагайте подтверждающие документы – копии паспорта, доверенности, судебные решения, если они необходимы для обоснования интереса.
• Сохраняйте копии всех отправленных писем и квитанций об оплате – они понадобятся при возникновении споров.
• Проверяйте возможность получения электронного варианта – многие архивы теперь выдают справки в PDF с электронной подписью, что ускоряет получение и исключает необходимость бумажной доставки.
• Уточняйте сроки заранее – при срочной необходимости сообщайте об этом в заявлении и готовьтесь оплатить ускоренную обработку.
• Используйте государственные порталы – через Госуслуги (РФ) или аналогичные системы вы можете отслеживать статус заявления в личном кабинете.

---

Услуга по запросу в архив остаётся востребованным инструментом для получения подтверждающих документов в юридических, административных и личных целях. Понимание этапов обработки заявления, знание региональных особенностей и умение правильно оформить запрос позволяют существенно сократить время ожидания и избежать лишних расходов. Надеемся, представленное руководство станет вашим надежным помощником при работе с архивными учреждениями.