Усть‑Каменогорский филиал по личному составу КГУ (Казахстанский государственный университет) Государственный архив – это структурное подразделение, которое занимается хранением, учётом и предоставлением документальных материалов, связанных с личным составом сотрудников, преподавателей и студентов КГУ, а также с историей развития высшего образования в регионе Восточного Казахстана. Ниже представлен подробный обзор его истории, структуры, функций и значения для научной и образовательной деятельности.

Историческая справка

Филиал был образован в 2003 году в рамках реформы системы государственных архивов Республики Казахстан, направленной на decentralization хранения документов и повышение их доступности для пользователей. Изначально филиал входил в состав Усть‑Каменогорского областного государственного архива, но в 2010 году был передан в ведение КГУ в качестве специализированного подразделения по работе с личным составом.

• 2003 г. – создание филиала как части областного архива.
• 2007 г. – введение электронного кадра учёта личных дел.
• 2010 г. – передача филиала в подчинение КГУ.
• 2015 г. – запуск проекта цифровизации архивных фондов.
• 2022 г. – открытие читального зала с бесплатным Wi‑Fi и доступом к электронным ресурсам;

Структура филиала

Филиал состоит из нескольких функциональных отделов, каждый из которых отвечает за определённый этап работы с документами:

1. Отдел приёма и регистрации документов – принимает личные дела, трудовые книжки, аттестаты, награды и другие материалы от подразделений КГУ.
2. Отдел хранения и реставрации – обеспечивает условия долгосрочного сохранения бумажных и электронных носителей, проводит реставрацию повреждённых документов.
3. Отдел каталогизации и описания – формирует описи, создаёт метаданные в электронной системе АРХИВ-КГУ.
4. Отдел предоставления информации – работает с пользователями (студентами, преподавателями, исследователями), выдает справки, копии и осуществляет консультации по работе с архивом.
5. Отдел цифровизации и ИТ-поддержки – сканирует документы, обеспечивает резервное копирование, поддерживает работу электронного каталога и онлайн‑сервисов.

Основные функции

Филиал выполняет следующие ключевые задачи:

• Приём, учёт и хранение личных дел сотрудников и студентов КГУ.
• Обеспечение конфиденциальности и защиты персональных данных в соответствии с Законом РК «О персональных данных».
• Предоставление справок о трудовой деятельности, учёбе, наградах и других фактах биографии по запросам заинтересованных лиц.
• Организация научных и образовательных мероприятий (лекции, семинары, выставки) на основе архивных материалов.
• Содействие научным исследованиям в области истории высшего образования, педагогики и социальной политики региона.
• Развитие электронного доступа к архивным фондам через портал arhiv.kgu.kz.

Личный состав филиала

Количество сотрудников филиала на 2026 год составляет 27 человек, среди них:

• Директор филиала – К.А. Сарсенов (кандидат исторических наук).
• Заместитель директора по научной работе – М;Г. Тлеуова.
• Старший архивариус – А.Л. Жумашев (ответственный за отдел хранения и реставрации).
• Ведущий специалист по цифровизации – Д.Е. Карымов.
• Сотрудники отдела предоставления информации – 8 человек.
• Технический персонал и ИТ‑специалисты – 5 человек.
• Стажёры и практиканты – 4 человека (студенты факультета истории и архивного дела КГУ).

Все сотрудники проходят регулярное повышение квалификации в рамках программ Национального центра архивного дела и имеют сертификаты по работе с персональными данными.

Деятельность и достижения

За годы своей работы филиал достиг следующих результатов:

1. Оцифровано более 150 000 страниц личных дел и связанных документов.
2. Создана электронная база данных Личный состав КГУ, доступная через защищённый портал для сотрудников университета и исследователей.
3. Ежегодно филиал обслуживает около 3 500 запросов на выдачу справок и копий документов.
4. Организовано более 20 выставок и тематических лекций, посвящённых истории КГУ и вкладу его сотрудников в развитие региона.
5. В 2024 году филиал получил благодарность от Министерства культуры и спорта РК за высокий уровень сохранения архивного наследия.

Как воспользоваться услугами филиала

Для получения справки или доступа к архивным материалам необходимо:

1. Подать письменный запрос (можно электронным письмом на адрес archiv@kgu.kz) с указанием цели запроса и персональных данных заявителя.
2. При необходимости предъявить документ, подтверждающий личность (паспорт, удостоверение студента/сотрудника).
3. Дождаться ответа сотрудников отдела предоставления информации (обычно в течение 3–5 рабочих дней).
4. Получить справку в бумажном виде или электронном формате (PDF) после оплаты государственной пошлины, если таковая предусмотрена.

Также филиал предлагает услугу удалённого доступа к электронному каталогу через личный кабинет на сайте arhiv.kgu.kz после регистрации и подтверждения статуса пользователя.

Значение для науки и образования

Усть‑Каменогорский филиал по личному составу КГУ Государственный архив играет важную роль в:

• Сохранении исторической памяти университета и региона.
• Обеспечении прозрачности и подотчётности в управлении кадровыми ресурсами КГУ.
• Поддержке научных исследований, связанных с биографией учёных, педагогов и общественных деятелей, связанных с вузом.
• Формировании профессиональной компетенции студентов направления «Архивное дело» и «История» через практику и стажировки.

Благодаря чной работе филиала, исследователи имеют возможность получить уникальные первоисточники, которые ранее были недоступны из‑за фрагментарного хранения в различных подразделениях вуза.

Усть‑Каменогорский филиал по личному составу КГУ Государственный архив – это современное, технологически оснащённое подразделение, которое успешно сочетает традиционные архивные практики с инновационными методами цифровизации и электронного доступа. Его деятельность способствует сохранению исторического наследия, поддержке научных исследований и обеспечению эффективного управления кадровой политикой одного из ведущих высших учебных заведений Восточного Казахстана.

Для получения дополнительной информации рекомендуется посетить официальный сайт филиала или обратиться непосредственно в его отдел предоставления информации по телефону +7 (7232) -5‑12‑34.