Ситуация, когда работодатель узнает о возможной смерти сотрудника по косвенным признакам (невыход на работу, данные ФСС/СФР, отсутствие на связи), но не имеет официального документа, свидетельства о смерти — является сложной правовой коллизией. Трудовой кодекс РФ (ст. 83) требует наличия этого документа (или решения суда) для прекращения трудового договора. Однако получить его работодателю часто непросто, так как он не входит в перечень лиц, имеющих безусловное право на получение сведений из ЕГР ЗАГС.

В данной статье подробно разобраны правовые основания, пошаговый алгоритм действий, нюансы обращения в органы ЗАГС через портал «Госуслуги» или МФЦ, а также предоставлен образец запроса в ЗАГС о смерти работника.

Правовые основания для прекращения трудового договора

Согласно ч. 1 ст. 83 ТК РФ, трудовый договор прекращается в случае смерти работника либо вступления в законную силу решения суда о признании его умершим или безвестно отсутствующим.

Ключевой документ, подтверждающий факт смерти — Свидетельство о смерти (формы установленного образца) или Решение суда. Без одного из этих документов работодатель не вправе издать приказ об увольнении (письмо Роструда от № 1552-6).

Важно: Законодательно установленного единого алгоритма действий для работодателя в случае, если родственники не обращаются за документами, не существует. Работодатель должен действовать на свой страх и риск, собирая доказательную базу для суда.

Проблема доступа к информации из ЕГР ЗАГС

Главная сложность кроется в Федеральном законе от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (ст. 41, 42) и Приказе Минюста России от № 201.

• Перечень лиц, имеющих право на получение сведений (ст. 41 Закона № 143-ФЗ): супруг(а), родители, дети (совершеннолетние), усыновители, усыновленные, братья/сестры, дедушки/бабушки, внуки, опекуны/попечители, а также лица, чьи права и законные интересы непосредственно затрагиваются записью акта (например, наследники по завещанию).
• Работодатель в этот перечень не включен.

Тем не менее, в судебной практике и справочно-правовых системах (например, КонсультантПлюс) встречается позиция, согласно которой работодателю стоит попытаться обратиться в ЗАГС с заявлением на выдачу повторного свидетельства о смерти, сославшись на заинтересованность в целях исполнения трудовых обязательств (уплаты зарплаты, компенсаций, оформления трудовой книжки). Отказ ЗАГС зафиксированный официально, важное доказательство для последующего обращения в суд.

Пошаговый алгоритм действий работодателя

1. Фиксация факта невыхода на работу. Составить акты о невыходе, направить телеграммы/письма по последнему известному адресу проживания с уведомлением о вручении.
2. Обращение к родственникам (если известны контакты). Направить официальные письма с просьбой предоставить копию свидетельства о смерти для оформления увольнения и выплаты денежных средств. Отправлять заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения.
3. Обращение в орган ЗАГС (по месту регистрации смерти или месту жительства умершего). Подать запрос на выдачу повторного свидетельства о смерти.
4. Анализ ответа ЗАГС.
   • Выдали свидетельство: оформляем увольнение по ст. 83 ТК РФ.
   • Отказали (формально): сохраняем отказ как доказательство.
5. Обращение в суд. Если ЗАГС отказал и родственники не реагируют — подать заявление об установлении факта смерти гражданина (или безвестного отсутствия) в порядке особого производства (гл. 28 ГПК РФ). Решение суда — полноценное основание для увольнения.

Как правильно обратиться в ЗАГС: способы и документы

Обращение возможно лично, по почте, через МФЦ или через портал «Госуслуги» (раздел «Получение сведений из ЕГР ЗАГС»).

Необходимый пакет документов (для представителя работодателя):

• Заявление по форме, утв. Приказом Минюста № 201 (для получения повторного свидетельства о смерти).
• Доверенность на представителя (работника кадровика/юриста/бухгалтера), подписанная руководителем организации, заверенная печатью (если есть). В доверенности должны быть указаны полномочия: подача документов, получение свидетельства/отказа.
• Паспорт представителя (оригинал при личном обращении / копия при почтовом/электронном).
• Копия устава/учредительных документов организации (для подтверждения полномочий руководителя, подписавшего доверенность).
• Образец запроса в ЗАГС о смерти работника (в свободной форме на бланке организации) — как сопроводительное письмо с обоснованием заинтересованности.

Образец запроса в ЗАГС о смерти работника (на бланке организации)

Ниже приведен рекомендуемый образец сопроводительного официального письма-запроса. Он не заменяет заявление по форме № 201, а дополняет его, обосновывая качество «заинтересованного лица».

НА БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ (с логотипом, реквизитами, ОГРН, ИНН)

Исх. № ____ от «___» ____________ 20__ г.

Кому:
Главе Отделения ЗАГС _______________________________________________ (наименование органа ЗАГС / МФЦ)
г. __________________________, ул. __________________________, д. ___

От кого:
____________________________________________________________________ (Полное наименование организации)
ИНН _______________ ОГРН _______________
Адрес: ____________________________________________________________
Тел.: ___________________ E-mail: ___________________
Руководитель: _____________________________________________________ (ФИО, должность, основание действия, Устав/Доверенность)

ЗАПРОС
о предоставлении сведений из Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (выдаче повторного свидетельства о смерти)

Настоящим сообщаю, что в штате «Наименование организации» (далее — Работодатель) числится работник:

ФИО полностью: ___________________________________________________________
Дата рождения: ___________________________________________________________
Место рождения: ___________________________________________________________
Паспортные данные: серия _______ № ___________, выдан ______________________
СНИЛС: _________________________________________________________________

Данный работник не выходит на работу с «___» ____________ 20__ г. (дата последнего выхода / начала прогула). Принятые Работодателем меры по установлению местонахождения (направление телеграмм/писем заказным почтовым отправлением с уведомлением на адрес регистрации/проживания: _______________________________________________, опрос коллег, запрос в СФР) результатов не дали.

Имеются основания полагать, что работник умер (указать основание: например, «сведения из информационных систем СФР о выплате пособия по погребению», «устная информация от соседей/коллег», «данные из открытых источников/некрологов» — указать конкретное основание).
Для исполнения трудовых обязательств, возникших в связи с прекращением трудового договора по основанию, предусмотренному п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (смерть работника), а также для оформления выплат, положенных наследникам/членам семьи (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты), и внесения соответствующей записи в трудовую книжку (СТД-Р), Работодателю необходимо получить официальное подтверждение факта смерти — Свидетельство о смерти (или его копию) либо официальный отказ в его выдаче.

Ссылаясь на ст. 41 ФЗ № 143-ФЗ (п. 5 «лица, чьи права и законные интересы непосредственно затрагиваются записью акта гражданского состояния») и ст. 42 ФЗ № 143-ФЗ (выдача повторного свидетельства заинтересованному лицу в случае утраты/отсутствия возможности использования), а также на разъяснения Минтруда и судебную практику по аналогичным спорам, считаю, что Работодатель, несущий юридическую ответственность за своевременное прекращение трудового договора и расчет с умершим работником, является заинтересованным лицом в получении данной информации;

В связи с изложенным, ПРОШУ:

 
Проверить наличие записи акта гражданского состояния о смерти гражданина ___________________________________________________________ (ФИО, дата рождения) в ЕГР ЗАГС.
 
В случае наличия записи — выдать повторное Свидетельство о смерти (формы установленного образца) уполномоченному представителю Работодателя на основании доверенности № ____ от «___» ____________ 20__ г.
 
В случае отсутствия записи или невозможности выдачи свидетельства — направить официальный мотивированный отказ в письменной форме по адресу Работодателя (или выдать представителю).


К настоящему запросу прилагаю:

 
Копию Устава организации (___ л.);
 
Копию доверенности № ____ от «___» ____________ 20__ г. на представителя ___________________________________________________________ (ФИО представителя);
 
Копию паспорта представителя;
 
Заявление по форме, утвержденной Приказом Минюста России от № 201 (заполненное представителем);
 
Копии направленных ранее писем работнику/родственникам с уведомлениями о вручении (___ л.).


Прошу рассмотреть запрос в сроки, установленные законодательством (в соответствии со ст. 35 ФЗ № 143-ФЗ — в течение 30 календарных дней, для сведений из ЕГР ЗАГС — в порядке, установленном адм. регламентом).
Готов предоставить оригиналы документов при личном обращении представителя.



Руководитель ___________________________ / ___________________________ /
(Подпись) (Расшифровка подписи, ФИО полностью)
М.П. (При наличии печати)
Дата «___» ____________ 20__ г.



Исполнитель: ___________________________ Тел.: ___________________ E-mail: ___________________