Вопрос о том, в какой архив нужно сдавать или запрашивать документы, возникает у многих юридических лиц, частных предпринимателей и обычных граждан. В статье мы разберём, какие архивы существуют, в какие из них следует обращаться при ликвидации или банкротстве организации, как запросить сведения о бывших сотрудниках, а также предоставим образцы заявлений и полезные контакты.

Классификация архивов в России

Существует несколько уровней архивных учреждений, каждый из которых отвечает за определённый тип документов:

1. Государственные архивы РФ (ГА РФ) – центральный уровень, хранит документы федерального значения.
2. Региональные (областные, краевые) архивы – отвечают за документы, относящиеся к конкретному субъекту федерации.
3. Городские и муниципальные архивы – хранят материалы, связанные с деятельностью предприятий и организаций, зарегистрированных в данном городе.
4. Специальные архивы – архивы по личному составу, архивы предприятий, архивы научных учреждений и т.д.

Выбор нужного архива зависит от типа документа и места регистрации организации.

Архивы для сдачи документов при ликвидации и банкротстве

Коммерческие организации, находящиеся в процессе ликвидации или банкротства, обязаны передать в архив определённый пакет документов. Согласно нормативным актам, такие документы сдаются в Государственный архив по личному составу по месту регистрации предприятия.

2.1 Как найти нужный архив

• Определите регион (область, край, город), где зарегистрировано предприятие.
• В поисковой системе введите запрос: «Государственный архив по личному составу <название региона>». Например: «Государственный архив по личному составу Московской области».
• Перейдите на официальный сайт архива – там обычно указаны адрес, телефон и перечень принимаемых документов.

2.2 Перечень документов, подлежащих сдаче

Для большинства коммерческих организаций список выглядит так:

• Приказ о ликвидации (или решение суда о банкротстве);
• Отчёт о проведённой ликвидации (финансовый, бухгалтерский);
• Документы, подтверждающие увольнение персонала (трудовые книжки, приказы об увольнении);
• Кадровые карточки, личные дела сотрудников, находившиеся в организации на момент её закрытия;
• Документы, связанные с имуществом (акты приёма‑передачи, инвентарные описи).

2.3 Как оформить передачу

1. Подготовьте комплект документов в соответствии с пунктом 2.2.
2. Составьте заявление о сдаче архивных материалов (образец ниже).
3. Отправьте оригиналы (или заверенные копии) в архив лично или курьерской службой.
4. Получите акт приёма‑передачи – он будет подтверждением выполнения обязанности.

2.4 Образец заявления о сдаче документов в архив

В _______________________ (наименование архива)
От _______________________ (наименование организации)

Заявление

Прошу принять в архив по личному составу _______________________ (регион) следующие документы, связанные с ликвидацией (банкротством) организации:
Приказ о ликвидации № ___ от "__" _______ 20__ г.;
Финансовый отчёт о ликвидации за период с "__" _______ 20__ г. по "__" _______ 20__ г.;
Кадровые карточки и личные дела сотрудников (перечень прилагается);
Акт приёма‑передачи имущества;
Иные документы, указанные в приказе № ___ от "__" _______ 20__ г.
Контактное лицо: _______________________ (ФИО, должность, телефон, e‑mail).

Запрос информации о бывших сотрудниках

Если вам необходимо узнать сведения о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в Москве, следует обращаться в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы.

3.1 Как оформить запрос

1. Соберите исходные данные о сотруднике: ФИО, дату рождения, период работы, подразделение.
2. Составьте запрос в архив (образец ниже).
3. Отправьте запрос по электронной почте или через форму на сайте архива.
4. При необходимости уточните детали по телефону: 8 (495) -80‑88‑65.

3.2 Образец запроса в архив

В Центральный государственный архив документов по личному составу
ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы

От _______________________ (ФИО заявителя, контактные данные)

Запрос

Прошу предоставить сведения о сотруднике _______________________ (ФИО полностью), 
дата рождения – "__" _______ 19__ г., работавшем в _______________________ (название предприятия) 
в период с "__" _______ 20__ г. по "__" _______ 20__ г.

Необходимая информация:
- Должность и подразделение;
- Даты приема и увольнения;
- Причина увольнения (если указана);
- Наличие трудовой книжки в архиве.

Согласие на обработку персональных данных прилагается.

Электронный запрос в Государственный архив РФ

Для ускорения процесса многие архивы позволяют подавать запросы онлайн. Ниже – основные шаги:

• Перейдите на официальный портал ГА РФ.
• Выберите раздел «Запросы социально‑правового характера».
• Заполните форму: укажите тип документа, период, цель запроса.
• Прикрепите скан‑копию паспорта (для физических лиц) или доверенности (для юридических лиц).
• Отправьте запрос и ожидайте ответа в течение 10‑30 рабочих дней.

4.1 Условия доступа к архивным документам

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», доступ к документам регулируется следующими принципами:

• Открытый доступ – документы, срок хранения которых истёк (обычно 50 лет), доступны без ограничений.
• Ограниченный доступ – документы, содержащие персональные данные, охраняются законом о персональных данных.
• Запретный доступ – материалы, отнесённые к государственной тайне или коммерческой тайне.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5.1 Как узнать, в какой архив передать документы, если предприятие зарегистрировано в нескольких регионах?

Документы передаются в архив по личному составу по месту основного места регистрации (юридический адрес); Если у организации несколько филиалов, каждый филиал может сдавать свои кадровые документы в архив своего региона.

5.2 Нужно ли платить за выдачу архивных справок?

За предоставление копий документов обычно взимается плата за услуги копирования и пересылки. Стоимость фиксируется в тарифах конкретного архива и указывается на их официальных сайтах.

5.3 Что делать, если архив не отвечает на электронный запрос?

Проверьте правильность заполнения формы и наличие всех приложений.
Позвоните в архив по официальному телефону (пример для Москвы – 8 (495) -80‑88‑65).
При отсутствии ответа в течение 30 дней – направьте письменный запрос заказным письмом с уведомлением о вручении.

Полезные ссылки и контакты

• Официальный портал Государственного архива РФ
• Государственный архив по личному составу Московской области – телефон: 8 (496) -23‑45‑67
• Центральный государственный архив по личному составу ликвидированных предприятий Москвы – телефон: 8 (495) -80‑88‑65
• Тарифы на услуги архивов (PDF) – скачать

1. Определите вид документа и место регистрации организации.
2. Найдите соответствующий архив по личному составу (региональный, городской или специальный).
3. Подготовьте полный пакет документов и оформите заявление в соответствии с образцами.
4. При запросе информации о бывших сотрудниках используйте центральный архив по личному составу для Москвы или аналогичный архив в вашем регионе.
5. При необходимости используйте электронный запрос через портал ГА РФ – это ускорит процесс.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете быстро и без лишних проблем решить вопросы, связанные с архивным делом.