Ведение архивного дела – одна из ключевых задач любой организации, поскольку от правильности приёма и оформления документов зависит не только их сохранность, но и возможность успешного прохождения проверок налоговых и иных контролирующих органов․ Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, отражающая актуальные требования ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации», а также практические рекомендации, полученные из реального опыта работы с архивами․
Общие положения
- Цель приёма документов в архив – обеспечить их долгосрочное хранение, учёт и возможность последующего использования․
- Документы подлежат приёму в архив в случаях:
- постоянного хранения;
- временного (свыше 10 лет) хранения;
- по личному составу (личные дела сотрудников, учётные карточки и т․п․)․
- Все действия должны осуществляться с предельной аккуратностью и внимательностью, поскольку ошибки могут привести к проблемам при проверке налоговыми органами․
Подготовка документов к передаче
Экспертиза и отбор
- Определите, какие документы подлежат архивному хранению (законы, нормативные акты, бухгалтерская отчётность, договоры, корреспонденция и т․д․)․
- Проведите экспертизу на предмет полноты, достоверности и юридической значимости․
- Отберите документы, которые необходимо уничтожить в соответствии с установленными сроками хранения․
Подготовка и оформление
- Разделите документы на дела (тематические, по подразделениям, по видам деятельности)․
- Для каждого дела выполните:
- Подшивку или переплёт (по требованию архива)․
- Нумерацию листов (сквозная нумерация в пределах одного дела)․
- Составление листа‑заверителя – документ, подтверждающий количество и состояние листов․
- При необходимости подготовьте внутреннюю опись (детальный перечень всех документов в деле)․
Составление описей
Опись – основной документ, позволяющий быстро находить нужный материал в архиве․ В неё включаются:
- Наименование дела (короткое и полное)․
- Краткое содержание (ключевые темы, типы документов)․
- Объём (кол‑во листов, томов, файлов)․
- Указание на наличие специальных условий хранения (конфиденциальность, температурный режим)․
Требования к оформлению
| Элемент | Требования | Примечание |
|---|---|---|
| Подшивка/переплёт | Крепкая, не допускающая выпадения листов; допускаются только архивные материалы․ | Для дел более 500 листов – использовать переплёт․ |
| Нумерация листов | Сквозная, без пропусков; номер указывается в правом нижнем углу․ | Для электронных копий – добавить цифровой штамп․ |
| Лист‑заверитель | Подписывается ответственным лицом; указывается дата, количество листов, состояние․ | Обязательно при передаче в государственный архив․ |
| Внутренняя опись | Составляется в виде таблицы; должна быть подписана и заверена печатью․ | Не требуется, если опись уже есть в архиве․ |
Порядок передачи документов в архив
Согласование графика
Передача дел, упакованных в связки, осуществляется по графику, подготовленному Департаментом организации и контроля (структурным подразделением)․ Необходимо:
- Уведомить архив о предстоящей передаче (за 5–7 рабочих дней)․
- Получить подтверждение даты и времени приёма․
- Согласовать способ транспортировки (собственный транспорт, курьерская служба, специализированный архивный перевозчик)․
Упаковка и маркировка
- Каждое дело упаковывается в отдельный картонный короб, укреплённый скотчем․
- На коробе размещается этикетка с указанием:
- Кода архива;
- Номера дела;
- Ответственного лица;
- Дата передачи․
- Короб с документами помещается в транспортный контейнер, защищённый от влаги и механических повреждений․
Передача и приёмка в архив
- При прибытии в архив ответственный сотрудник проверяет целостность упаковки․
- Проводится визуальный осмотр и сверка количества листов с листом‑заверителем․
- Подписывается акт приёма‑передачи (два экземпляра: один остаётся в архиве, второй – у передающей стороны)․
- Документы заносятся в архивный учётный журнал․
Необходимый пакет документов при сдаче
- Акт приёма‑передачи (подписанный обеими сторонами)․
- Лист‑заверитель․
- Опись (внутренняя или внешняя, в зависимости от требований архива)․
- Копия приказа о передаче (если требуется)․
- Согласование графика передачи (письмо‑уведомление)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какой срок хранения у документов, передаваемых в архив?
Согласно ФЗ‑125, сроки делятся на:
- Постоянное хранение – без ограничения․
- Временное хранение – от 5 до 10 лет, в зависимости от категории документа․
Можно ли передать в архив электронные документы?
Да, но они должны быть оформлены в виде электронных файлов с цифровой подписью и сопровождаются печатной описью․
Что делать, если в процессе передачи обнаружены повреждения?
Необходимо оформить акт о повреждениях, согласовать с архивом дальнейшие действия (восстановление, повторная передача) и задокументировать инцидент в журнале учёта․
Контроль и проверка после передачи
После приёма документов в архив рекомендуется:
- Получить копию записи в архивном реестре (регистрационный номер)․
- Сохранить оригиналы актов и листов‑заверителей в отделе документооборота․
- Периодически проверять состояние дел (по запросу архива или в рамках внутреннего аудита)․
Правильный приём документов в архив – это сочетание юридической точности, технической аккуратности и чёткого соблюдения регламентов․ Следуя описанным выше шагам, вы минимизируете риск ошибок, ускорите процесс передачи и обеспечите надёжную сохранность важной информации организации․
Помните: каждый неверно оформленный документ может стать причиной дополнительных проверок со стороны налоговых и контролирующих органов․
Дата актуализации: 27 февраля 2026 г․