Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Ведение архивного фонда – одна из ключевых функций любой организации, где сохраняются документы, имеющие историческую, правовую и управленческую ценность. Настоящее руководство объединяет нормативно‑правовую базу, методические рекомендации и практические шаги по созданию, комплектованию, учёту и использованию архивных документов в соответствии с требованиями Федерального закона «Об архивном деле» (125‑ФЗ) и нормативных актов Федерального архивного агентства.

Нормативно‑правовая база

Основу работы архивов в России составляют следующие документы:

Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет правовые основы архивного дела, перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены Федеральным архивным агентством).
Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (ВНИИДАД).
Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.
Основные правила работы архивов организаций, утверждённые Росархивом.

Все перечисленные акты обязательны к исполнению как для государственных, так и для муниципальных и частных организаций, которые ведут архивный фонд.

Структурные основы архивного подразделения

Юридический статус

Архив может быть:

Юридическим лицом (например, Федеральный архивный фонд) – действует в соответствии с уставом.
Структурным подразделением организации – регулируется положением о подразделении и положением об архиве, утверждёнными руководителем или уполномоченным им лицом.

Положение об архиве

После согласования положение об архиве организации утверждается руководителем организации. В нём фиксируются:

Цели и задачи архивного подразделения;
Состав и классификация архивных документов;
Ответственность руководителей и сотрудников;
Порядок взаимодействия с другими подразделениями (делопроизводство, бухгалтерия, юридический отдел).

Этапы создания архива с нуля

Планирование

Определить объём и типы документов, которые будут попадать в архив (деловые, финансовые, личные, исторические).
Сформировать комплект документов, подлежащих архивированию в соответствии с 125‑ФЗ и отраслевыми нормативами.
Разработать календарный план внедрения архива (сроки, ответственные лица, бюджет).

Организационное оформление

Создать положение об архиве (примерный шаблон приведён в разделе 5).
Назначить главного архивариуса и сформировать штат (архивариусы, специалисты по учёту, IT‑поддержка).
Обеспечить помещение, отвечающее требованиям пожарной безопасности, микроклимата и защиты от влаги.

Техническое оснащение

Закупить стеллажи, сейфы, архивные коробки, маркировочную технику.
Внедрить программное обеспечение для электронного учёта (например, «Электронный архив», «Документооборот 2.0»).
Организовать систему резервного копирования электронных копий.

Комплектование и описание документов

Для каждого документа необходимо выполнить:

Определить категорию важности (высокая, средняя, низкая).
Назначить срок хранения (временный, постоянный, более 10 лет).
Сформировать описательную карточку (название, дата, автор, классификатор, место хранения).
Пометить документ штрих‑кодом/QR‑кодом для автоматизированного учёта.

Учёт и контроль

Вести журнал учёта поступления и выдачи документов.
Проводить периодические проверки (ежеквартальные, ежегодные) в соответствии с методическими рекомендациями.
Подготовить отчёты для регионального контроля (надзора) по требованиям Федерального архивного агентства.

Основные правила работы архивов организаций

Принципы ведения архива

Законность – соблюдение всех требований 125‑ФЗ и локальных нормативных актов.
Непрерывность – архивный фонд формируется постоянно, без «пробелов» в учёте.
Доступность – документы должны быть доступны уполномоченным лицам в установленном порядке.
Сохранность – обеспечение физической и информационной защиты документов.

Порядок комплектования

Документы комплектуются в архив в момент их завершения жизненного цикла (например, после закрытия проекта, завершения финансового отчёта, истечения срока хранения в текущем делопроизводстве).

Описание и классификация

Для описания используют единую классификационную схему (по отраслям, видам деятельности, хронологии). Описание должно включать:

Наименование документа;
Автор/исполнитель;
Краткое содержание;
Код классификатора;
Срок хранения.

Учет и выдача

Выдача документов осуществляется только по заявке уполномоченного лица. При выдаче оформляется акт выдачи, в котором фиксируются:

Номер и наименование документа;
ФИО получателя;
Дата выдачи;
Цель использования.

Контроль и надзор

Региональные органы контроля проверяют соблюдение:

Требований к хранению и комплектованию;
Соблюдения сроков хранения;
Наличие актуального положения об архиве;
Документального подтверждения учёта.

Примерный шаблон положения об архиве организации

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ
№ ___ от «__» _______ 2026 г.

Общие положения
1.1. Архив организации (далее – Архив) является структурным подразделением, осуществляющим хранение, комплектование, учёт и использование документов в соответствии с ФЗ №125‑ФЗ и Правилами организации хранения документов Архивного фонда РФ.
1.2. Деятельность Архива регулируется настоящим Положением, уставом организации и другими локальными нормативными актами.

Задачи и функции
2.1. Формирование и поддержание архивного фонда.
2.2. Описание и классификация архивных документов.
2.3. Обеспечение доступа к архивным документам уполномоченным лицам.
2.4. Организация контроля за соблюдением сроков хранения.

Структура и штат
3.1. Руководитель Архива – главный архивариус.
3;2. Специалисты по учёту и описанию документов.
3.3. Технический персонал (охрана, обслуживание помещения).

Права и обязанности
4.1. Архив имеет право требовать от подразделений предоставления документов в установленный срок.
4.2. Сотрудники Архива обязаны соблюдать конфиденциальность и правила охраны труда.

Порядок комплектования и учёта
5.1. Документы передаются в Архив по актуальному инструкции по подготовке и передаче документов.
5.2. Каждый документ получает уникальный идентификационный номер и описательную карточку.

Ответственность
6.1. За нарушение сроков хранения и утрату документов несут ответственность руководитель Архива и руководитель подразделения‑источника.

Порядок внесения изменений
7.1. Изменения в Положение вносятся приказом руководителя организации.

Подпись руководителя ______________________ Дата «__» _______ 2026 г.

Практические рекомендации по эффективному управлению архивом

Регулярно обновляйте классификатор – отраслевые стандарты меняются, и классификация должна оставаться актуальной.
Внедряйте электронный документооборот – сканирование и хранение цифровых копий ускоряют поиск и снижают нагрузку на физический архив.
Проводите обучение персонала – курс «Основы архивного дела» для сотрудников делопроизводства и бухгалтерии.
Создавайте резервные копии – как для электронных, так и для бумажных документов (фото‑копии, микрофильмы).
Планируйте периодический аудит – проверка соответствия реального состояния архива документам Положения и требованиям ФЗ.

Организация и ведение архива – это комплексный процесс, требующий строгого соблюдения законодательных норм, разработки локальных нормативных актов и постоянного контроля. При правильном подходе архивный фонд становится ценным ресурсом, позволяющим сохранять историческую память организации, обеспечивать юридическую защиту и повышать эффективность управления информацией.

Следуя изложенным в данном руководстве рекомендациям, вы сможете создать надёжный архив, соответствующий требованиям Федерального архивного агентства, и обеспечить его долгосрочную сохранность.

Дата актуализации: 00:10:42