Ведение и архивирование личных дел сотрудников – одна из ключевых функций отдела кадров․ От правильного оформления до соблюдения сроков хранения зависит не только эффективность кадровой службы, но и юридическая безопасность организации․ В статье рассмотрены нормативные основы, состав личного дела, порядок его формирования, правила передачи в архив и рекомендации по организации электронного учёта․

Нормативно‑правовая база

Содержание и сроки хранения кадровой документации регулируются следующими актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от г․) – определяет общие принципы архивирования, сроки хранения и порядок передачи дел в архив․
• Постановление Коллегии Росархива от № 3․5․3 «Основные правила работы архивов организаций» – конкретизирует порядок оформления личных дел․
• Трудовой кодекс РФ и локальные нормативные акты (инструкции по делопроизводству, политика обработки персональных данных)․

1․1 Сроки хранения кадровых документов

Состав личного дела сотрудника

Личное дело – это комплект документов, отражающих трудовую биографию работника․ По рекомендациям ФЗ и практикам 2026 года, в дело включаются:

1. Документы о приёме на работу:
   • Трудовой договор (или приказ о приёме);
   • Заявление работника;
   • Копия паспорта, СНИЛС, ИНН;
   • Медицинская справка (при необходимости);
2. Документы о кадровом учёте:
   • Приказы о переводе, повышении, понижении;
   • Сведения о заработной плате, премиях;
   • Отчётные листы (табель учёта рабочего времени);
3. Документы, связанные с социальными гарантиями:
   • Справки о семейном положении, детях;
   • Документы о прохождении аттестаций, обучении;
4. Документы о прекращении трудовых отношений:
   • Приказ об увольнении;
   • Трудовая книжка (если выдаётся в оригинале);
   • Расчётные листы за последний месяц;
   • Согласие на обработку персональных данных (по новой номенклатуре)․
5. Внутренняя опись и лист‑заверитель – формируют «карту» дела, упрощая поиск․

Порядок формирования и ведения личного дела

3․1 Регистрация

Согласно пункту 3․5․3 Основных правил работы архивов, личное дело должно быть зарегистрировано в течение пятидневного срока с момента издания приказа о назначении сотрудника․

3․2 Оформление

Для обеспечения единообразия в организации рекомендуется:

• Использовать брошюровку (скрепление всех листов в одну папку)․
• Нумеровать каждый лист и указывать номер листа в описи․
• Размещать лист‑заверитель в начале дела – в нём фиксируются даты формирования, ответственные лица и перечень документов․
• Применять заверительные наклейки (можно оформить в локальном нормативном акте)․

3․3 Хранение в отделе кадров

Текущие (не завершённые) личные дела хранятся в металлических шкафах или сейфах, отделённых от иной документации․ Для повышения уровня конфиденциальности следует:

• Разделять папки разных сотрудников (не объединять их при сдаче в архив)․
• Ограничить доступ к шкафам только уполномоченным сотрудникам․
• Вести электронный журнал учёта, где фиксируются даты поступления, изменения и передачи дел․

Перенос личных дел в архив

4․1 Когда дело подлежит архивированию?

После увольнения сотрудника дело считается «завершённым»․ По нормативам:

• Не ранее одного года и не позднее трёх лет после закрытия дела его передают в архив․
• Если дело завершено до  г․, срок архивного хранения – 75 лет; после – 50 лет․

4․2 Подготовка к передаче

1. Проверка комплектности – сверить наличие всех обязательных документов согласно описи․
2. Составление описи – в ней указываются:
   • Номер и название дела;
   • Полный перечень вложенных документов;
   • Дата передачи в архив;
   • Ответственное лицо․
3. Брошюровка и маркировка – каждое дело упаковывается в отдельный архивный конверт, на котором наносится штамп «Архив» и срок хранения․
4. Регистрация в журнале архива – фиксируется дата поступления, место хранения (полка, ящик) и условный номер․

4․3 Электронный архив

Современные организации всё чаще переводят личные дела в электронный формат․ При этом необходимо соблюдать:

• Требования ФЗ «О персональных данных» – шифрование, ограниченный доступ, журнал действий․
• Наличие резервных копий (не менее двух копий в разных местах)․
• Согласование формата сканирования (PDF/A‑1b рекомендуется)․
• Сохранение оригиналов в бумажном виде в течение установленных сроков (50/75 лет)․

Лучшие практики и контроль качества

5․1 Чек‑лист для отдела кадров

5․2 Аудит и контроль

Рекомендуется проводить внутренний аудит раз в год:

• Проверка соответствия сроков хранения;
• Тестирование доступа к электронному архиву;
• Оценка состояния физических архивов (состояние папок, маркировка)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как быстро найти нужный документ в архиве?

Используйте внутреннюю опись и лист‑заверитель․ При цифровом хранении – внедрите систему поиска по метаданным (ФИО, дате, типу документа)․

Можно ли объединять личные дела разных сотрудников в одну папку?

Нет․ Закон требует хранить документы по каждому работнику отдельно, чтобы обеспечить конфиденциальность и упрощённый доступ․

Что делать с копиями свидетельств о браке, рождения детей?

Эти документы хранятся в личном деле, но при передаче в архив их следует сохранять в отдельном конверте, помеченном «Семейный статус», чтобы облегчить поиск при необходимости․

Как обеспечить защиту персональных данных в электронном архиве?

Необходимо:

• Шифровать файлы;
• Ограничить доступ по ролям;
• Вести журнал входов/выходов;
• Регулярно обновлять антивирусные базы и патчи․

Архивирование личных дел – это не просто бюрократическая процедура, а важный элемент кадровой политики, влияющий на юридическую безопасность и репутацию организации․ Соблюдая законодательные сроки (50/75 лет), правильно оформляя документы, используя описи и лист‑заверители, а также внедряя электронный журнал учёта, отдел кадров гарантирует надёжное хранение информации и быстрый доступ к ней в любой момент․

Помните, что правильная организация архивов экономит время, снижает риск штрафов и повышает доверие сотрудников к работодателю․