Ведомственный архив Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга (далее — Комитет, КСП) является важнейшим структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и использование документации, формируемой в ходе деятельности органа исполнительной власти по социальной политике․ В статье подробно рассматриваются правовые основы работы архива, его структура, взаимодействие с государственными архивами города, а также процедура обращения граждан и организаций за архивными справками и документами․

Правовая основа и нормативная база

Деятельность ведомственного архива регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы архивного дела, права и обязанности ведомственных архивов․
• Закон Санкт-Петербурга от № 725-93 «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» — региональный закон, регламентирующий специфику работы архивов на территории города․
• Постановление Правительства РФ № 1047 «Об утверждении Правил ведения архивных дел в государственных органах․․․» — регламентирует сроки хранения, формирование дел и их передачу в государственные архивы․
• Приказы Росархива и Архивного комитета Санкт-Петербурга — методические рекомендации по описанию, хранению и использованию документов․
• Локальные нормативные акты Комитета, Положение о ведомственном архиве, Инструкция по работе с документами, Перечень типовых управленческих архивных документов с сроками хранения․

Место ведомственного архива в системе архивного дела города

Важно четко разграничивать функции ведомственного архива Комитета и государственных архивов Санкт-Петербурга․

Ведомственный архив Комитета по социальной политике

Это текущий (оперативный) архив, который находится в ведении самого Комитета․ Его основные задачи:

• Прием, регистрация и учет документации, поступающей в Комитет и формируемой его структурными подразделениями․
• Обеспечение сохранности документов сроком хранения до 10 лет (в редких случаях до 75 лет для кадровых документов до передачи в госархив)․
• Обеспечение доступа сотрудников Комитета к документам для текущей работы (рассмотрение обращений, контроль исполнения поручений, отчетность)․
• Подготовка документов к передаче в государственный архив (экспертиза ценности, составление описей)․
• Исполнение социально-правовых запросов граждан по документам, которые еще не переданы в государственное хранение (например, по текущим выплатам, статусу получателя соцпомощи, недавнему стажу работы, если дела еще в Комитете)․

Архивный комитет Санкт-Петербурга и государственные архивы

Согласно информации с официального сайта Администрации Санкт-Петербурга, Архивный комитет Санкт-Петербурга проводит государственную политику в области архивного дела и координирует деятельность исполнительных органов власти в этой сфере․

Главным хранилищем исторических и кадровых документов является Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга» (ЦГАИПД СПб)․

Ключевое различие: Документы о стаже работы (учетно-партийные карточки), зарплате, награждениях, участии в партизанском движении, истребительных батальонах и Ленинградской армии народного ополчения, как правило, уже переданы в ЦГАИПД СПб․ Именно там исполняются основные социально-правовые запросы граждан по архивным документам․

Структура фондов ведомственного архива Комитета

Фонды ведомственного архива формируются по структурным подразделениям Комитета․ Основные группы документов:

1. Нормативно-правовые акты и организационно-распорядительная документация: приказы, распоряжения председателя Комитета, коллегиальные решения, уставы, положения о структурных подразделениях․
2. Документация по социальному обеспечению и поддержке: материалы по назначению и выплате мер социальной поддержки (ЕДВ, пособия по детям, субсидии на оплату ЖКУ), реестры получателей․
3. Документация по работе с отдельными категориями граждан: ветераны, инвалиды, пожилые граждане, семьи с детьми, участники долевого строительства (нуждающиеся в защите), дети-сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей․
4. Кадровая документация (текущая): личные дела сотрудников Комитета, приказы по кадрам, табели учета рабочего времени (до передачи в архив организации или госархив)․
5. Финансово-хозяйственная документация: сметы, отчеты о исполнении бюджета, акты приема-передачи имущества, договоры (госконтракты, гранты НКО)․
6. Документация по ведомственному контролю: планы проверок, акты проверок, предписания, материалы по устранению выявленных нарушений (раздел «Ведомственный контроль» на сайте Комитета)․
7. Документация по государственному социальному заказу: конкурсная документация, отчеты НКО-победителей, мониторинг выполнения обязательств․
8. Обращения граждан и организаций: входящая/исходящая корреспонденция, материалы рассмотрения жалоб и предложений․

Порядок обращения граждан в ведомственный архив Комитета

Когда обращаться в ведомственный архив Комитета (КСП):

• Если документ был сформирован Комитетом недавно (обычно за последние 3–10 лет) и еще не передан в ЦГАИПД СПб․
• Для получения справок о факте получения социальных выплат, назначении мер поддержки за недавний период․
• Для получения копий приказов, решений, заключений, выданных Комитетом лично вам․
• По вопросам участников долевого строительства, нуждающихся в защите (актуальная база данных ведется в Комитете)․

Когда обращаться в ЦГАИПД СПб (Государственный архив):

• По вопросам подтверждения трудового стажа (учетно-партийные карточки, листы учета рабочего времени предприятий, ликвидированных до 2000-х гг․)․
• По вопросам заработной платы за прошлые годы (архивы предприятий)․
• По награждениям орденами и медалями СССР/РФ (если дело не в ведомственном архиве министерства, выдавшего награду)․
• По участию в партизанском движении, истребительных батальонах, ЛНО (Ленинградская армия народного ополчения)․
• По репрессированным и реабилитированным лицам․

Способы подачи запроса в Комитет по социальной политике:

1. Личный прием: по адресу местонахождения Комитета (актуальный адрес и режим работы уточняйте на официальном сайте gov․spb․ru в разделе «Комитет по социальной политике» -> «Контакты» или «Прием граждан»)․
2. Почта (заказное письмо с вложением): на юридический адрес Комитета (ИНН 7825675663)․
3. Электронно: через портал «Госуслуги» (раздел «Обращения в госорганы»), через форму обратной связи на официальном сайте Комитета или на официальный электронный адрес․
4. Через МФЦ (Мои Документы): ряд справок можно заказать через терминалы или оператора МФЦ․

Необходимые документы для запроса:

• Заявление установленного образца (своеручное или распечатанное с подписью)․
• Копия паспорта гражданина РФ (страницы с фото и пропиской)․
• Документы, подтверждающие полномочия (доверенность, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о браке/разводе) — если запрашивает представитель․
• Документы, облегчающие поиск (номер и дата приказа, название выплаты, период, структурное подразделение Комитета)․

Сроки исполнения запросов

Согласно ст․ 14 ФЗ «Об архивном деле» и ст․ 10 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»:

• Срок рассмотрения обращения: не более 30 календарных дней со дня регистрации․
• Срок предоставления архивной справки/копии документа: обычно совпадает со сроком рассмотрения обращения (до 30 дней)․ В сложных случаях срок может быть продлен председателем Комитета до 30 дополнительных дней с уведомлением заявителя․
• Срочные запросы: по вопросам пенсионного обеспечения, восстановления прав — исполняются в приоритетном порядке (часто за 3–5 рабочих дней)․

Ведомственный контроль за состоянием архивного дела

Раздел «Ведомственный контроль» на официальном сайте Комитета указывает на наличие системы проверок․ Ведомственный архив является объектом регулярного ведомственного контроля со стороны руководства Комитета и Архивного комитета Санкт-Петербурга․ Проверяются:

• Наличие и актуальность Положения об архиве и Перечня документов со сроками хранения․
• Состояние учета дел (журналы регистрации, описи, указатели)․
• Условия хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антипылевая защита)․
• Своевременность передачи дел в государственный архив (ЦГАИПД СПб) по истечении сроков хранения в ведомственном архиве․
• Обеспечение доступа к документам граждан и должностных лиц․
• Наличие планов гражданской обороны и защиты архивных фондов в ЧС;

Цифровизация и электронные ресурсы

Комитет по социальной политике активно внедряет электронное документооборот (ЭДО) и системы электронного архивирования:

• Единая система документооборота Администрации Санкт-Петербурга — для работы с входящей/исходящей корреспонденцией и поручениями․
• Автоматизированные информационные системы (АИС) социальной сферы: АИС «СОЦЗАЩИТА», АИС «ПОСОБИЯ», реестры получателей мер социальной поддержки․ Данные этих систем являются архивными документами в электронной форме․
• Портал «Госуслуги» и личный кабинет получателя соцпомощи — позволяют гражданам получать справки в электронном виде без посещения архива (например, справка о доходах, о назначении пособия)․
• Электронный архив Комитета: формирование электронных копий ценных документов для долгосрочного хранения и предоставления пользователям․

Контактная информация и полезные ссылки (актуально на )

Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга:

• Официальный сайт: gov․spb․ru/gov/otrasl/soc/ (разделы: «Гражданам», «Организациям», «Ведомственный контроль», «Обратная связь»)․
• ИНН: 7825675663
• Телефон справочно-информационной службы / приемной: уточняйте на сайте в разделе «Контакты» (номера могут меняться)․
• Адрес: г․ Санкт-Петербург (точный адрес здания Комитета указан на сайте)․

ЦГАИПД СПб (Государственный архив для исторических/кадровых запросов):

• Сайт: cgaipd․gov․spb․ru
• Функция: Исполнение социально-правовых запросов (стаж, зарплата, награды, ЛНО, партизанское движение)․

Архивный комитет Санкт-Петербурга (Орган управления архивным делом):

• Сайт: archives․gov․spb․ru
• Функция: Координация, лицензирование архивных услуг, контроль за ведомственными архивами․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я получить в ведомственном архиве Комитета справку о стаже работы за 1990 год?

Скорее всего, нет․ Документы о стаже работы предприятий и организаций, ликвидированных или реорганизованных до 2000-х годов, подлежат обязательной передаче в ЦГАИПД СПб․ Обращайтесь напрямую в ЦГАИПД СПб (через Госуслуги или лично)․

Вопрос: Как получить справку о том, что я получал пособие по ребенку 2 года назад через Комитет?

Эта документация находится в текущем ведомственном архиве Комитета (или в АИС «ПОСОБИЯ»)․ Лучший способ — заказать справку через портал «Госуслуги» (раздел «Справки и выписки» -> «Справка о выплаченных пособиях») или обратиться в МФЦ․ Личный визит в архив Комитета не требуется․

Вопрос: Я участник долевого строительства, нуждающийся в защите․ Где мои документы?

Ведение реестра участников долевого строительства, нуждающихся в защите, и работа с их документами ведется профильным отделом Комитета․ Архив хранит копии решений о включении в реестр, выданных справках․ Обращайтесь в отдел работы с участниками долевого строительства Комитета (контакты на сайте)․

Вопрос: Сколько стоит архивная справка из ведомственного архива Комитета?

Для граждан, бесплатно (ст․ 22 ФЗ «Об архивном деле», ст․ 9 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»)․ Платные услуги могут предоставляться только юридическим лицам за сложные поисковые работы, выходящие рамки социально-правовых запросов․

Вопрос: Можно ли сфотографировать документы в читальном зале ведомственного архива?

Ведомственный архив Комитета — это, как правило, закрытый архив (доступ имеют только сотрудники Комитета)․ Граждане работают с архивом через службу приема обращений или портал Госуслуг․ Если вам предоставлен доступ к оригиналам в порядке рассмотрения обращения, фотосъемка без вспышки для личных целей обычно разрешается, но уточняйте у ответственного архивариуса․

Ведомственный архив Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга выполняет критически важную функцию по обеспечению правовой значимости текущей управленческой деятельности органа власти в социальной сфере․ Для гражданина ключевым моментом является понимание разделения зон ответственности между ведомственным архивом Комитета (текущие выплаты, недавние решения, долевое строительство) и Центральным государственным архивом историко-политических документов (ЦГАИПД СПб) — исторические кадровые данные, стаж, награды, военная история․

В условиях цифровизации (актуально на 2026 год) большинство социально-значимых справок получается дистанционно через «Госуслуги» или МФЦ, что минимизирует необходимость личных визитов в архивные хранилища․ Однако для сложных юридических ситуаций, восстановления прав или работы с уникальными бумажными оригиналами знание структуры и процедур обращения в ведомственный архив Комитета остается актуальным․

---

Данная статья подготовлена на основе открытых данных официальных сайтов Администрации Санкт-Петербурга (gov․spb․ru), ЦГАИПД СПб, Архивного комитета СПб и действующего законодательства РФ по состоянию на ․ Для получения юридически значимых консультаций рекомендуется обращаться в официальные органы․