Ведомственный архив – это специализированное хранилище документов, создаваемых и получаемых органом государственной власти в процессе реализации своих полномочий. В случае Комитета по социальной политике Санкт‑Петербурга архив играет ключевую роль в обеспечении прозрачности, исторической преемственности и правовой определённости в сфере социальной защиты населения.

Общие сведения о Комитете по социальной политике Санкт‑Петербурга

• Адрес: 190000, Санкт‑Петербург, пер. Антоненко, д. 6
• Телефон: 57‑62‑46‑1
• Факс: 57‑62‑46‑0
• Время работы: 09:00–18:00 (пн‑пт)
• ИНН: 7825675663
• ОГРН: 1037843063873

Комитет осуществляет государственную политику в области социальной защиты, координирует деятельность исполнительных органов в сфере соцуслуг, разрабатывает тарифы, контролирует их исполнение и реализует программы поддержки уязвимых групп населения.

Правовая основа функционирования архива

Деятельность архивов в Санкт‑Петербурге регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
2. Закон Санкт‑Петербурга «Об архивном деле в Санкт‑Петербурге».
3. Распоряжение Комитета по социальной политике Санкт‑Петербурга от  № 3777‑р «Об утверждении тарифов на социальные услуги, предоставляемые поставщиками социальных услуг в Санкт‑Петербурге, на 2024 год» (зарегистрировано , № 36500).
4. Внутренние регламенты Комитета, определяющие порядок формирования, хранения и предоставления доступа к документам.

Структура и основные подразделения архива

Ведомственный архив Комитета делится на несколько функциональных отделов:

• Отдел документального обеспечения – отвечает за прием, регистрацию и классификацию входящих и исходящих документов.
• Отдел электронного архива – занимается сканированием, оцифровкой и хранением электронных копий документов.
• Отдел доступа и справочно‑информационного обслуживания – обеспечивает запросы граждан, исследователей и органов государственной власти.
• Отдел охраны и консервации – следит за физическим состоянием бумажных носителей, проводит реставрацию и контроль климатических условий.
• Отдел аналитики и статистики – формирует отчёты о состоянии архивных фондов, их использовании и потребностях в модернизации.

Какие документы хранятся в архиве?

В архиве сохраняются документы, относящиеся к различным аспектам социальной политики города:

• Распоряжения и приказы Комитета (в т.ч. вышеупомянутое распоряжение № 3777‑р).
• Протоколы заседаний комиссии по тарифам и контролю качества соцуслуг.
• Отчёты о реализации программ поддержки пенсионеров, инвалидов, многодетных семей.
• Контракты и договоры с поставщиками социальных услуг.
• Статистические сведения о потреблении соцуслуг (количественные и качественные показатели).
• Документы, связанные с проведением проверок и аудитов в сфере соцзащиты.
• Корреспонденция с другими органами власти, общественными организациями и СМИ.

Доступ к архивным материалам

Согласно законодательству, архивные документы делятся на три категории доступа:

Открытый доступ

Документы, не содержащие персональных данных и сведений, ограниченных законом, доступны всем желающим; Запросы можно подавать через электронную форму на официальном сайте gov.spb.ru или лично в отделе доступа.

Ограниченный доступ

Документы, в которых присутствуют персональные данные, сведения о коммерческой тайне или государственная тайна, доступны только уполномоченным лицам после получения соответствующего разрешения.

Запретный доступ

Материалы, отнесённые к государственной тайне, находятся под строгой охраной и не подлежат раскрытию.

Процедура получения информации

1. Подача запроса. Запрос оформляется в письменной форме (бумажный вариант или онлайн‑заявка). В запросе указываются:
   • Наименование запрашиваемого документа (если известно);
   • Период создания документа;
   • Цель запроса (исследовательская, правовая, и т.д.).
2. Регистрация запроса. Сотрудник отдела доступа регистрирует запрос в системе и присваивает ему уникальный номер.
3. Экспертиза. Специалисты проверяют, не подпадает ли документ под ограничения доступа.
4. Предоставление копий. При положительном решении копии (бумажные или электронные) выдаются в течение 10 рабочих дней. При необходимости может потребоваться оплата услуг копирования.
5. Обжалование. В случае отказа заявитель имеет право обжаловать решение в суде в течение 30 дней.

Оцифровка и цифровой доступ

С 2022 года Комитет активно реализует проект «Электронный архив соцполитики». Ключевые направления проекта:

• Сканирование всех бумажных документов, датированных до 2010 года.
• Создание единой базы данных с метаданными (теги, классификаторы, даты).
• Размещение открытых материалов в публичном репозитории archives.spb.ru с возможностью поиска по ключевым словам.
• Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) для текущих актов Комитета.

Эти меры позволяют ускорить процесс предоставления информации, снизить нагрузку на физический архив и обеспечить долговременную сохранность материалов.

Роль архива в реализации социальной политики

Ведомственный архив служит не только хранилищем документов, но и инструментом стратегического планирования:

• Аналитика. На основе архивных данных формируются аналитические отчёты о динамике потребностей населения, эффективности программ и распределении бюджетных средств.
• Контроль. Хранение договоров и актов проверок позволяет отслеживать соблюдение условий поставщиками соцуслуг.
• Прозрачность. Открытый доступ к историческим актам повышает доверие граждан к органам власти.
• Историческая память. Архив фиксирует эволюцию социальной политики города, что важно для исследователей и будущих поколений.

Перспективы развития ведомственного архива

В ближайшие годы планируются следующие инициативы:

1. Полная цифровизация всех текущих документов. К 2027 году планируется перейти на полностью электронный документооборот.
2. Интеграция с другими муниципальными архивами. Создание единой городской архивной платформы, объединяющей архивы Комитета, Департамента здравоохранения, образования и др.
3. Внедрение искусственного интеллекта. Использование ИИ для автоматической классификации и поиска по тексту, а также для предиктивного анализа потребностей населения.
4. Обучение персонала. Регулярные курсы повышения квалификации по работе с электронными архивами, консервации бумажных носителей и правовым аспектам доступа.

Как связаться с архивом?

Для получения справок, подачи запросов или уточнения вопросов о работе архива используйте следующие контакты:

• Телефон: 57‑62‑46‑1 (приём звонков с 09:00 до 18:00).
• Электронная почта: archive@spb.gov.ru
• Онлайн‑форма запроса: https://gov.spb.ru/gov/otrasl/trud/archives/request
• Адрес офиса: пер. Антоненко, д. 6, Санкт‑Петербург, 190000.

Работники архива готовы помочь в поиске нужных материалов и предоставить консультацию по вопросам архивного законодательства.

Дата публикации статьи: . Информация актуальна на момент написания и основывается на официальных источниках администрации Санкт‑Петербурга, включая распоряжение № 3777‑р от  и данные официального сайта gov.spb.ru.