Управление архивом — это сложный, многоуровневый процесс, направленный на обеспечение сохранности, учет, научную обработку и эффективное использование архивных документов. В современной архивоведении (архивной науке) выделяют несколько основных видов управления, которые различаются по объекту воздействия, временным горизонтам, уровню принятия решений и применяемым методам. Грамотное сочетание этих видов является залогом функционирования архива как надежной информационной системы организации или государства.

Классификация по уровню управления (Иерархический подход)

Это базовая классификация, отражающая структуру власти и ответственности в архивном деле.

Стратегическое (перспективное) управление

Объект: Архив как целостная система в долгосрочной перспективе (5–10 лет и более).

Субъекты: Руководство организации, совет архива, главные архивисты, учредители (для государственных архивов — органы исполнительной власти, Росархив).

• Формирование миссии и стратегии развития архива.
• Определение приоритетов: цифровизация, строительство новых хранилищ, внедрение ЭДО/СЭД.
• Разработка и утверждение программ развития, концепций сохранности фондов.
• Взаимодействие с внешней средой (законодательство, стандарты, партнеры).

Тактическое (административно-хозяйственное) управление

Объект: Ресурсы архива (кадры, финансы, материально-техническая база, ИТ-инфраструктура) в среднесрочной перспективе (год, квартал).

Субъекты: Директор архива, замари, начальники отделов/секторов.

• Планирование бюджета и закупок (оборудование, расходники, ПО).
• Кадровая политика: найм, обучение, аттестация архивистов.
• Организация ремонтных работ, обеспечение микроклимата в хранилищах.
• Управление проектами (например, проект ретракции, проект внедрения АИС «Архив»).

Оперативное (технологическое) управление

Объект: Ежедневные архивные процессы и операции.

Субъекты: Начальники секторов, старшие архивисты, архивисты-исполнители.

• Прием документов на хранение (экспертиза, актирование).
• Научная обработка: систематизация, описание, составление справочных приборов.
• Обеспечение сохранности: контроль температуры/влажности, дезинсекция, перевязка.
• Информационное обслуживание: выдача документов, справок, копий, работа в читальном зале.
• Ведение учетных журналов, отчетов, инвентаризация.

Классификация по функциональным направлениям (Процессный подход)

В соответствии с жизненным циклом документа и функциями архива (по ГОСТ Р 7.0.100-2018 и международному стандарту ISO 15489) выделяют управление конкретными архивными процессами:

Управление формированием и приемом фондов (Records Management / Управление документами на этапе текущего делопроизводства)

• Разработка номенклатуры дел и графиков сроков хранения.
• Экспертиза стоимости документов (определение сроков хранения).
• Контроль за соблюдением делопроизводства в структурных подразделениях организации (для корпоративных архивов).
• Приемку документов от делопроизводителей (передачу в архив).

Управление научной обработкой и описанием

• Организация систематизации (формирование фондов, описей, дел).
• Управление процессом описания (создание описей дел, каталогов, указателей).
• Контроль качества метаданных (полнота, достоверность, соответствие стандартам — ISAD(G), ГОСТ Р 7.0.99).
• Формирование справочно-поисковой аппаратуры (традиционной и электронной).

Управление сохранностью и консервацией (Preservation Management)

• Обеспечение физической сохранности: режим хранения (температура, влажность, освещение), пожаробезопасность, антиграбижная защита.
• Управление биологической и химической устойчивостью: дезинсекция, дератизация, контроль загрязнения воздуха.
• Организация реставрации и консервации документов (планово-профилактический и аварийный ремонт).
• Управление цифровым сохранением (Digital Preservation): миграция форматов, контроль целостности контрольных сумм, репликация данных.

Управление доступом и информационным обслуживанием (Access & Reference Service Management)

• Регламентация режима доступа (закон о гостайне, персональные данные, коммерческая тайна, сроки разглашения).
• Организация работы читального зала и удаленного доступа.
• Управление сервисом справочно-информационной выдачи (справки, копии, тематические подборки).
• Внедрение и поддержка электронных сервисов (портал архива, ЭДО для заказчиков, виртуальные выставки).

Управление использованием и публикацией

• Научно-издательская деятельность (путеводители, сборники документов).
• Выставочная и просветительская работа.
• Взаимодействие с научными и образовательными учреждениями.

Классификация по природе применяемых методов

Административно-организационное управление

Основано на власти, дисциплине и иерархии. Реализуется через приказы, распоряжения, инструкции, должностные инструкции, планы работы, отчеты. Является основой для обеспечения исполнительской дисциплины.

Экономическое управление

Основано на экономических стимулах и ресурсных ограничениях. Включает: бюджетирование, планово-экономическое обоснование затрат на единицу хранения/описания, внедрение платных услуг (цифровые копии, сложные справки), поиск внебюджетных источников финансирования (гранты, спонсоры).

Социально-психологическое управление

Направлено на мотивацию персонала, формирование корпоративной культуры архивистов, профессиональное самоопределение, разрешение конфликтов, менторинг и преемственность кадров.

Технологическое (информационно-техническое) управление

Управление через АИС (Автоматизированные информационные системы), СЭД (Системы электронного документооборота), специализированное ПО для архивов (ЭЛАР, 1С:Архив, Архивариус, АИС «Архив» и др.). Включает администрирование баз данных, управление правами доступа пользователей, резервное копирование, кибербезопасность.

Классификация по объекту управления в контексте Цифровой трансформации

Современный этап требует выделения специфических видов управления, связанных с гибридной средой (бумага + цифра):

Управление качеством и рисками (Современные императивы)

Вне зависимости от классификации, современное архивное управление немыслимо без двух сквозных подсистем:

Управление качеством (Quality Management, QMS)

Ориентация на стандарты серии ISO 9001 / ISO 15489 / ГОСТ Р ИСО 9001.

• Процессный подход: описание процессов в виде карт/схем (SIPOC).
• Измерение KPI: сроки приема, полнота описания, время выдачи документа, процент дефектов цифровизации, удовлетворенность пользователей.
• Внутренние аудиты и корректирующие действия.

Управление рисками (Risk Management)

Ориентация на ISO 31000 / ГОСТ Р ИСО 31000;

• Идентификация рисков: пожар, наводнение, кибератака, потеря ключей шифрования, утечка ПДн, кадровый голод, подрыв финансирования.
• Оценка вероятности и последствий (риск-карта).
• План обеспечения непрерывности деятельности (BCP — Business Continuity Plan) и аварийного восстановления (DRP — Disaster Recovery Plan).
• Страхование фондов и ответственности.

Эффективное управление архивом в XXI веке представляет собой систему взаимосвязанных видов управления, где стратегическое планирование определяет вектор развития, тактическое — обеспечивает ресурсами, а оперативное — реализует ежедневные процессы с высоким качеством.

Ключевым трендом является переход от «управления бумагами» к управлению информационными активами (Information Asset Management). Это требует от архивистов не только профессиональных компетенций в области архивоведения, но и навыков проектного управления, работы с данными (Data Science), понимания правовых аспектов цифровой среды и владения современными ИТ-инструментами. Только интеграция всех перечисленных видов управления позволяет архиву выполнять свою главную миссию — передачу достоверной информации от прошлого к будущему.

Статья подготовлена на основе положений Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 7.0.100-2018, международных стандартов ISO 15489, ISO 16175, ISO 14721 (OAIS) и лучших практик корпоративного и государственного архивоведения.