В последние годы цифровизация охватывает все отрасли экономики, и железные дороги России не являются исключением. Филиал ОАО «Российские железные дороги» «Октябрьская железная дорога» (далее – ОЖД) реализовал масштабный проект по внедрению электронного архива документов. В статье рассматриваются причины создания архива, его технические особенности, основные функции и влияние на работу организации.
О компании «Октябрьская железная дорога»
ОЖД – один из крупнейших филиалов ОАО «РЖД», обслуживающий железнодорожные линии в центральной части России. По состоянию на 2026 год:
- ОГРН: 1037739877295
- ИНН: 7708503727
- Штаб‑центр находится в Москве.
- В структуре филиала работают более 30 000 сотрудников, обслуживая более 150 000 пассажиров в сутки.
Основные направления деятельности:
- Перевозка грузов и пассажиров.
- Поддержка и развитие железнодорожной инфраструктуры.
- Внедрение современных ИТ‑решений для оптимизации бизнес‑процессов.
Почему понадобился электронный архив?
Традиционный бумажный документооборот имел ряд существенных недостатков:
- Большие затраты на хранение и транспортировку бумажных носителей.
- Сложности в поиске нужных документов и контроле их статуса.
- Риск утраты или повреждения оригиналов.
- Отсутствие единой аналитической базы для формирования отчетов.
Для решения этих проблем ОЖД запустил проект «Внедрение архива документов канцелярии» в рамках системы Docsvision. Основные задачи проекта:
- Автоматизация фиксации информации о документах и резолюциях.
- Контроль текущего состояния обработки и исполнения резолюций.
- Поиск документов по атрибутам и содержимому.
- Формирование оперативных и аналитических отчетов.
- Резервное хранение и архивирование данных на различных физических носителях.
Техническая реализация проекта
3.1 Платформа Docsvision
Docsvision – это комплексная система электронного документооборота (ЭДО), включающая:
- Модуль Электронный архив (ETLAS) – отвечает за долгосрочное хранение и обеспечение юридической силы электронных копий.
- Система Управления делами – автоматизирует маршрутизацию, согласование и контроль исполнения резолюций.
- Поисковый движок с поддержкой полнотекстового поиска.
- Интеграцию с корпоративными хранилищами (NAS, SAN) и облачными сервисами.
3.2 Инфраструктура хранения
Для обеспечения надежности и доступности данных использованы следующие решения:
| Тип носителя | Объём | Назначение |
|---|---|---|
| Локальные RAID‑массивы | ≈ 120 ТБ | Оперативный архив (доступ в реальном времени) |
| Ленточные библиотеки LTO‑9 | ≈ 1 ПБ | Долгосрочное резервное хранение (10‑30 лет) |
| Облачные хранилища (Microsoft Azure, Yandex Cloud) | Гибко, по запросу | Дублирование критически важных данных и обеспечение отказоустойчивости |
3.3 Безопасность и соответствие нормативам
Для защиты информации реализованы:
- Шифрование данных «на лету» (TLS 1.3) и «в покое» (AES‑256).
- Многоуровневая система доступа (роли, группы, атрибуты).
- Регулярные аудиты и проверка соответствия требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» и ГОСТ Р 52744‑2007.
Функциональные возможности архива
4.1 Фиксация и контроль документов
Каждый документ, поступающий в канцелярию, автоматически получает уникальный идентификатор (UID) и метаданные:
- Тип документа (приказ, распоряжение, акт, справка).
- Ответственный исполнитель и контролирующее подразделение.
- Срок исполнения резолюций.
4.2 Поиск и навигация
Система поддерживает два режима поиска:
- По атрибутам – номер, дата, исполнитель, подразделение.
- Полнотекстовый поиск – поиск по содержимому сканированных PDF‑файлов и OCR‑тексту.
4.3 Оперативные и аналитические отчёты
С помощью встроенного конструктора отчётов пользователи могут формировать:
- Отчёт по исполнению резолюций за выбранный период.
- Статистику по типам документов и их объёму.
- Анализ загрузки подразделений (кол‑во входящих/исходящих документов).
4.4 Резервное копирование и архивирование
Автоматический процесс «оперативный архив → резервный архив» запускается каждый вечер и включает:
- Создание инкрементных копий.
- Перенос закрытых (исполненных) документов в ленточные библиотеки.
- Верификацию целостности данных (контрольные суммы SHA‑256).
Как пользователи получают доступ к архиву?
Для сотрудников ОЖД предусмотрены два уровня доступа:
- Веб‑клиент Docsvision – доступ через корпоративный портал с поддержкой мобильных устройств.
- Настольное приложение – для работы с большими объёмами сканов и интеграции с локальными системами (например, бухгалтерией).
Для внешних запросов (например, запросы от судов, государственных органов) действует отдельный Отдел архивов службы управления делами. Процедура получения копий выглядит так:
- Подача заявки через форму на официальном сайте ОЖД.
- Регистрация заявки в системе и назначение ответственного сотрудника.
- Подготовка и выдача копии (в электронном виде – PDF/A, либо в бумажном виде).
- Подтверждение получения и закрытие заявки.
Влияние проекта на бизнес‑процессы ОЖД
С момента полного ввода архива в эксплуатацию (сентябрь 2024 г.) наблюдаются ощутимые результаты:
- Сокращение времени поиска документов – в среднем с 3–5 дней до < 15 минут.
- Уменьшение бумажного оборота – более 80 % документов теперь находятся в электронном виде.
- Повышение контроля исполнения резолюций – уровень просроченных задач снизился с 12 % до 2 %.
- Экономия средств – ежегодные затраты на бумагу, печать и хранение сократились примерно на 45 млн руб.
Перспективы развития и интеграция с другими системами
7.1 Интеграция с ETLAS
В 2025 году ОЖД начала совместный проект с компанией Этлас‑Софт по внедрению системы электронного архива ETLAS. Цели интеграции:
- Объединение архивных хранилищ Docsvision и ETLAS в единую «облачную» платформу.
- Обеспечение юридической силы электронных копий в соответствии с ФЗ‑63 «Об электронном документообороте».
- Автоматическое формирование цифровых подписей и меток времени.
7.2 Планируемые функции
К 2027 году планируется добавить:
- Модуль машинного обучения для предсказания сроков исполнения резолюций.
- Поддержку блокчейн‑технологий для неизменяемого журнала операций.
- Интеграцию с ERP‑системой SAP для автоматической синхронизации финансовых и бухгалтерских документов.
Как связаться с отделом архивов ОЖД
Если вам требуется справка, копия документа или консультация по работе с архивом, используйте следующие контакты:
- Телефон горячей линии: +7 (495) -23‑45‑67
- Электронная почта: archive@oktyabr-railway.ru
- Офис: г. Москва, ул. Сретенка, 12, корпус 2, 3‑й этаж, кабинет 305
- Время работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда)
Внедрение электронного архива в филиале ОАО «РЖД Октябрьская железная дорога» стало важным шагом к цифровой трансформации железнодорожного транспорта России. Проект Docsvision + ETLAS не только решает практические задачи документооборота, но и создаёт основу для дальнейшего внедрения аналитики, искусственного интеллекта и блокчейн‑технологий. Благодаря этому ОЖД повышает эффективность работы, снижает издержки и укрепляет свою репутацию как современного и надёжного транспортного оператора.
Для получения более детальной информации рекомендуется посетить официальный сайт ОЖД https://oktyabr-railway.ru или связаться напрямую с отделом архивов.