Дата публикации: 23:29:15 ()

В условиях ускоряющейся цифровой трансформации организации всё чаще сталкиваются с необходимостью перевода бумажного архива в электронный вид. Переход на электронный документооборот (ЭДО) позволяет повысить эффективность работы с документами, снизить затраты на хранение и обеспечить соблюдение законодательных требований.

Этапы внедрения электронного архива

1. Формулирование требований к функционалу архива
   • определение источников поступления данных;
   • выбор инструментов для работы пользователей с документами;
   • определение места хранения базы данных (собственный сервер, облако или гибридное решение).
2. Аудит текущего бумажного архива
   • определение объёма документооборота;
   • классификация видов документов и схем их движения;
   • выявление документов, которые можно полностью перевести в электронный формат, и тех, которые останутся на бумаге, но потребуют дополнительной оцифровки.
3. Разработка плана перехода

   План должен быть поэтапным и включать:

   • подготовку нормативной базы (приказы, положения о работе с электронным архивом);
   • выбор программного обеспечения (например, 1С:Документооборот, СЭД ДЕЛО, ECM‑платформы);
   • обучение персонала;
   • пилотный запуск и последующее масштабирование.
4. Техническая реализация
   • создание новой базы данных;
   • загрузка существующих данных (в т.ч. из zip‑архивов или формата dt в 1С:Документооборот);
   • настройка интеграции с операторами ЭДО;
   • организация хранения на внешних носителях в двух экземплярах (флешки, диски) для обеспечения резервности.
5. Ввод в эксплуатацию и поддержка
   • мониторинг работы системы;
   • соблюдение сроков хранения документов (по перечню, утверждённому приказом Росархива);
   • периодическое обновление и резервное копирование.

Нормативные основы и сроки хранения

Согласно Распоряжению Правительства РФ от 16 марта 2024 года № 637‑р, переход к электронному документообороту сопровождается обязательным архивным хранением документов в цифровом виде. Для документов постоянного хранения (свыше 10 лет) предусмотрено:

• отправка в СХЭД не ранее чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. 47 Правил 77).

Преимущества электронного архива

• Сокращение времени поиска – система фиксирует новые скан‑копии, исключая ручной контроль поступления документов.
• Снижение затрат – уменьшение расходов на бумагу, печать, физическое хранение и связанные с этим риски (пожар, затопление).
• Повышение безопасности – возможность настройки прав доступа, ведения журналов действий и применения электронной подписи.
• Интеграция с внешними системами – лёгкий обмен данными с контрагентами через операторов ЭДО, что ускоряет бизнес‑процессы.
• Соответствие законодательству – выполнение требований по архивному хранению и предоставлению документов по запросу контролирующих органов.

Примеры успешных внедрений

Государственный музей‑заповедник «Петергоф»

Внедрена система электронного документооборота СЭД ДЕЛО. Для музея критически важна чёткая отладка работы в СЭД, что позволило оптимизировать рабочий процесс и обеспечить сохранность уникальной документации.

Макрорегиональный филиал Урал ПАО Ростелеком

Проект создания электронного архива и автоматизации документооборота реализован в 2017 году. Система фиксирует скан‑копии, обеспечивает оперативный доступ к документам и снижает нагрузку на сотрудников.

ООО «Техпроект‑ПОСМ»

Внедрён электронный архив Этлас версии 7.1 в комплектации «Стандарт». Предприятие стало одним из первых, самостоятельно реализовавших переход на электронный формат внутреннего документооборота.

Технические аспекты выбора платформы

При выборе решения следует учитывать:

• поддержка форматов хранения (zip, dt, PDF/A и др.);
• возможность интеграции с операторами ЭДО (Диадок, СБИС, Тензор и др.);
• масштабируемость и возможность работы в облаке или на собственных серверах;
• функции электронной подписи и работы с метками времени;
• соответствие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» и архивному законодательству.

Рекомендации по организации хранения

1. Хранить электронные документы на внешних носителях в двух экземплярах (например, на двух флешках или дисках) и периодически проверять их целостность.
2. Использовать резервное копирование в облачные хранилища с географической избыточностью.
3. Вести реестр хранения с указанием сроков, ответственных лиц и местоположения копий.
4. Обеспечить контроль доступа: ролевая модель, журналы аудита, двухфакторная аутентификация.

Переход архива на электронный документооборот – это не просто технологическое обновление, а стратегический шаг к повышению эффективности, снижению рисков и обеспечению соответствия современным нормативным требованиям. Следуя предложенному плану внедрения, выбирая проверенные платформы и соблюдая архивные нормы, организация сможет создать надёжный, удобный и безопасный электронный архив, который будет служить её интересами долгие годы.