Деятельность государственных архивов Российской Федерации регламентируется строгим комплексом нормативных правовых актов. В основе работы любого архивного учреждения лежит управление внутренними документами, теми, что формируются в самом архиве в процессе его основной деятельности: приема, хранения, учета, комплектования и использования Архивного фонда РФ. Данная статья подробно разбирает правовые основы, классификацию, порядок обработки и хранения внутренней документации архивов.

Нормативно-правовая основа

Работа с внутренними документами государственных архивов строится на иерархии законов и подзаконных актов. Ключевыми документами, определяющими правила организации хранения, комплектования, учета и использования, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий правовые, организационные и экономические основы архивного дела.
• Постановление Правительства РФ «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (утв. № 984, с изм. и доп.).
• Методические рекомендации Росархива и ВНИИДАД к указанным Правилам — разъясняют процедурные нюансы применения норм.
• Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Росархивом , определяет группы документов, их типовые сроки хранения и порядок обращения с ними.
• Региональные законы (например, Закон Владимирской области от № 167-ОЗ «Об архивном деле во Владимирской области») и локальные нормативные акты архива (Инструкции, Положения, Планов графики).

Согласно ст. 12 ФЗ № 125-ФЗ, государственные архивы являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народов России.

Классификация внутренних документов архива

Внутренние документы архива делятся на несколько категорий в зависимости от их функции и этапа архивного процесса:

Документы по организации архивного дела и управлению архивом

• Приказы, распоряжения директора архива.
• Планы работы архива (годовые, перспективные), отчеты о выполнении плана.
• Положения о структурных подразделениях, должностных инструкции архивистов.
• Документы экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) и Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) по вопросам комплектования и списания.

Документы учета и комплектования Архивного фонда

Это самый массивный блок внутренней документации, обеспечивающий контроль за сохранностью фондов:

• Фондовые описи (номенклатуры дел, описи дел по фондам) — основной научно-справочный аппарат.
• Учетные документы: журналы регистрации поступивших дел, книги учета фондов, описи к комплектам дел.
• Акты приема-передачи дел на хранение от фондообразователей (государственных органов, организаций).
• Списки источников комплектования, рассматриваемые ЭПК и направляемые на согласование в ЦЭПК.
• Документы по выверке учета (акты инвентаризации, акты выверки учетных документов, проверки наличия и состояния дел).

Документы по хранению и обеспечению сохранности

• Журналы учета температуры и влажности в хранилищах.
• Акты осмотра хранилищ, планы профилактических работ, санитарной обработки.
• Документы по пожарной безопасности, охране, режиму доступа.
• Реестры единиц хранения, подлежащих реставрации или оцифровке.

Документы по использованию архивных фондов (обслуживание пользователей)

• Журналы выдачи дел в читальный зал и на копирование.
• Заявки пользователей, справки, выписки, копии документов, выдаваемые по генеалогическим и иным запросам.
• Статистическая отчетность (ведомственная статистика, показатели Архивного фонда РФ, Центральный фондовый каталог).
• Документы по оказанию государственных услуг и рассмотрению обращений граждан.

Внутренние документы оперативного управления (внутреннего обращения)

Согласно нормативным актам, архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы (то есть к фонду самого архива). К ним относятся:

• Служебные записки, межведомственные письма (внутри архива или с вышестоящими органами — Росархивом).
• Внутренние информационно-справочные документы (справки, выписки для внутреннего пользования).
• Протоколы совещаний, рабочие заметки, черновики (если они не включены в дела).

Важно: Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов, а также в случаях, если место составления не имеет значения для понимания содержания документа.

Порядок формирования дел внутреннего архива

Процесс формирования дел из внутренних документов проходит несколько этапов, строго регламентированных Правилами и Методическими рекомендациями:

1. Сбор и регистрация. Все входящие и исходящие документы, а также внутренние акты регистрируются в журналах учета (бумажных или в АИС — автоматизированных информационных системах).
2. Экспертиза ценности документов. Проводится экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архива. Определяется срок хранения (временный — до 10 лет, более 10 лет, или постоянный) и категория ценности.
3. Составление дел. Документы сходится в дела в соответствии с Номенклатурой дел, утвержденной архивом на год. Номенклатура формируется на основе Типовой номенклатуры Росархива и специфики работы конкретного архива.
4. Оформление дел. Каждое дело оформляется по установленному стандарту: обложка, внутренняя оправка, нумерация листов, зашивка, скрепление печатью (при необходимости).
5. Постановка на учет. Дела вносятся в учетные книги/базы данных архива собственного фонда. Учет архивных документов за период до 1917 года ведется отдельно от учета документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов.
6. Передача в хранилище. Готовые дела передаются в хранилище архива (центральный архив организации) для хранения сроков свыше 10 лет и постоянного хранения.

Особенности сроков хранения и передачи

Согласно Перечню типовых управленческих документов (утв. Росархивом ) и ФЗ № 125-ФЗ:

• Документы постоянного хранения (описи фондов, акты приема-передачи, реестры фондов, документы по истории архива) хранятся в архиве бессрочно.
• Документы временного хранения свыше 10 лет (дела по персоналу, финансово-хозяйственная документация, дела по использованию фондов) хранятся в центральном архиве организации (внутри самого архива) до истечения срока.
• Документы временного хранения до 10 лет могут храниться в структурных подразделениях (отделах) в текущем архиве, а затем подлежат уничтожению по акту ЭПК.
• Передача в вышестоящие архивы. Государственные структуры обязаны передавать дела на архивное хранение исключительно в специальные подразделения Архивных Фондов России (федеральные, региональные, муниципальные архивы). Внутренние дела архива, по истечении временных сроков хранения, если они не отнесены к постоянному хранению, уничтожаются по акту ЭПК архива.

Учет и научно-справочный аппарат

Центральный архив организации (внутренний архив государственного архива) обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РФ, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу.

Ключевыми элементами учета являются:

• Формы учетных документов, установленные специально уполномоченным федеральным органом (Росархивом). Формы, отсутствующие в приложениях к Правилам, устанавливаются Росархивом самостоятельно.
• Постановка на учет и снятие с учета осуществляется при приеме дел, их выбытии (уничтожении, передаче), а также по результатам выверки.
• Государственная информационная система удаленного использования архивных документов позволяет осуществлять поиск по научно-справочному аппарату федеральных архивов, что требует качественного электронного описания внутренних учетных документов (описей, путеводителей).

Правоовое положение и собственность

Особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации, субъектов РФ или муниципальных образований, определяются ГК РФ, ФЗ № 125-ФЗ и законами субъектов. Внутренние документы архива, как правило, находятся в той же форме собственности, что и сам архив (федеральная, региональная, муниципальная).

Примером крупного федерального архива является РГИА (Российский государственный исторический архив), в коллекции которого более 7 млн единиц хранения (6,5 млн по истории Российской империи), являющийся объектом внимания ЮНЕСКО. Также важную роль играет РГАЭ (Российский государственный архив экономики), куда передаются документы по личному составу упраздненных министерств и ведомств (по инициативе Минэкономразвития России).

Современные вызовы и методическая поддержка

Современный этап характеризуется переходом на электронное документооборот и создание электронных архивов. Отделы комплектования федеральных архивов (например, РГАНТД) проводят вебинары и выпускают методические материалы (цикл «Архив с нуля»), направленные на помощь работникам архивов в организации передачи документов, взаимодействии с фондообразователями и внедрении электронных технологий.

Компании-операторы (например, ОСГ) оказывают услуги по всем этапам подготовки документов к архивному хранению: экспертиза ценности, выделение к уничтожению, оцифровка, формирование дел по номенклатуре.

Внутренние документы государственного архива — это не просто «бумажка» для отчетности, а инструмент управления Архивным фондом РФ. Качество их ведения определяет:

• Сохранность национального культурного наследия.
• Правовую значимость выдаваемых архивных справок и выписок (в т.ч. для генеалогических запросов — родословные деревья, таблицы родственных связей).
• Прозрачность и доступность архивной информации для граждан и организаций через ГИС и Центральный фондовый каталог.
• Соответствие требованиям законодательства (ФЗ № 125-ФЗ, Постановление № 984, Приказы Росархива).

Строгое соблюдение правил организации хранения, комплектования, учета и использования, а также грамотное ведение внутреннего делопроизводства, залог эффективной работы любого государственного архива, будь то федеральный гигант вроде РГИА или РГАЭ, или муниципальный архив малого города.