Трудовые договоры – один из ключевых документов кадровой службы․ Их правильное оформление, систематизация и передача в архив позволяют избежать юридических рисков, упростить контроль за сроками хранения и обеспечить быстрый доступ к сведениям в случае проверок․ В статье рассмотрены нормативные основы, порядок создания внутренней описи, её структура, а также практические рекомендации и образцы․

Нормативно‑правовая база

Оформление и хранение трудовых договоров регулируются следующими актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 80‑84) – требования к содержанию и срокам хранения трудовых договоров;
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (ст․ 7‑9) – порядок формирования и передачи дел в архив;
• Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел работников»;
• Правила работы архивов организаций (утверждены приказом Минэкономразвития РФ от № 1234)․

Согласно этим документам, трудовой договор считается документом постоянного хранения и подлежит передаче в архив после увольнения сотрудника либо по истечении установленного срока (обычно 75 лет с момента формирования дела)․

Что такое внутренняя опись?

Внутренняя опись – это список всех документов, находящихся в личном деле сотрудника, который оформляется в отделе кадров до передачи дела в архив․ Опись фиксирует:

1. Наименование и тип документа (трудовой договор, приказ, заявление и т․д․);
2. Краткое содержание (по необходимости);
3. Состояние документа (оригинал, копия, скан);
4. Примечания (например, «документ передан в архив »)․

Опись подписывается кадровым специалистом и руководителем подразделения, после чего документ считается готовым к архивированию․

Порядок составления внутренней описи трудовых договоров

Подготовительный этап

• Соберите все трудовые договоры сотрудника, включая дополнения, изменения и приложения․
• Проверьте наличие сопутствующих документов: приказ о приёме, заявление работника, справка о стаже, листок нетрудоспособности (если был)․
• Убедитесь, что все документы подписаны обеими сторонами и датированы․

Формирование списка

Для удобства используйте готовый шаблон (см․ пример шаблона) или электронную таблицу․ Важно соблюдать последовательность:

1. Документы о приёме на работу (приказ, заявление, трудовой договор)․
2. Документы о изменениях условий труда (дополнительные соглашения, приказы о переводе)․
3. Документы о прекращении трудовых отношений (приказ об увольнении, заявление работника, расчётный лист)․
4. Прочие документы (рекомендательные письма, справки о доходах и т․д․)․

Нумерация записей

Каждая запись в описи получает уникальный порядковый номер․ Нумерация обычно начинается с 1 и продолжается до последней записи․ Пример: 01, 02, 03 … При необходимости можно добавить префикс, отражающий тип документа (ТД‑01 – трудовой договор, П‑02 – приказ)․

Подписи и дата

После заполнения списка необходимо:

• Подписать опись кадровым специалистом (ФИО, должность, дата);
• Подписать руководителя подразделения (ФИО, должность, дата);
• Указать дату передачи в архив (если уже известна)․

Прикрепление к делу

Опись помещается в обложку личного дела (обычно в виде листа формата А4, закреплённого в начале папки)․ После этого дело готово к подшивке и передаче в архив․

Подписи:

Кадровый специалист: ______________________ /Иванов И․И․/ Дата: ___ ․ ___ ․ 2025

Руководитель подразделения: ______________________ /Петров П․П․/ Дата: ___ ․ ___ ․ 2025

Практические рекомендации

Систематизация документов

• Храните оригиналы в папке «Личное дело», а копии – в отдельном архиве отдела кадров․
• Для удобства используйте цветовую маркировку: красный – документы о приёме, синий – изменения условий, зелёный – увольнение․

Электронные версии

С 2024 года многие организации переводят трудовые договоры в электронный вид․ При этом:

1. Электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП);
2. Внутренняя опись должна включать ссылку на электронный файл (путь к файлу, дата последнего изменения);
3. Электронные копии хранятся в системе документооборота, а оригиналы – в архиве․

Сроки хранения

Согласно Трудовому кодексу и правилам архивов, трудовые договоры относятся к документам постоянного хранения․ Рекомендованный срок – 75 лет с момента их формирования․ После истечения срока документ может быть уничтожен по решению руководства и с согласия архивной службы․

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие подписи руководителя – приводит к отказу в приёме дела в архив;
• Неправильный порядок документов – усложняет поиск нужного акта;
• Отсутствие номера в описи – делает невозможным точную идентификацию;
• Неучёт копий и сканов – может вызвать претензии налоговых органов․

Передача в архив

Перед сдачей дел в архив выполните следующие действия:

1. Проверьте соответствие внутренней описи реальному содержимому папки;
2. Убедитесь, что все документы подшиты (по 100 листов – 2‑3 папки, более – скрепление в виде «книжки»);
3. Оформите акт приёма‑передачи (дата, подписи, перечень дел);
4. Отправьте дело в архив и получите квитанцию о приёме․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять отдельную опись для каждого уволенного сотрудника?

Да․ По правилам архивов каждая личная карточка (дело) должна иметь собственную внутреннюю опись, отражающую весь набор документов, находящихся в деле․

Можно ли хранить трудовые договоры только в электронном виде?

Теоретически – да, если документы подписаны КЭП и система электронного документооборота соответствует требованиям ФЗ «Об архивном деле»․ Однако большинство проверяющих органов всё ещё требуют наличие оригинала в бумажной форме․

Как оформить опись, если в деле отсутствует один из обязательных документов?

В описи указывайте «Отсутствует» в колонке «Примечание» и приложите служебную записку с объяснением причины отсутствия․ Это позволит избежать вопросов при проверке․

Сколько копий трудового договора нужно хранить?

Обычно – одна оригинальная копия в личном деле и одна копия в отделе кадров․ При необходимости (например, для налоговой проверки) могут быть сделаны дополнительные копии․

Внутренняя опись трудовых договоров – это не просто формальность, а важный элемент системы управления персоналом и архивного дела․ Правильное оформление описи обеспечивает:

• Соответствие законодательным требованиям;
• Упрощение процесса сдачи дел в архив;
• Быстрый доступ к документам при проверках;
• Снижение риска потери или искажения информации․

Следуя рекомендациям, приведённым в статье, и используя предложенный шаблон, вы сможете создать надёжную и прозрачную систему учёта трудовых договоров в вашей организации․

Дата публикации: