Внутренняя опись – это обязательный документ, который сопровождает личное дело сотрудника при его передаче в архив предприятия. Она фиксирует перечень всех документов, входящих в личное дело, их количество, даты и реквизиты. Особое внимание уделяется трудовым договорам, поскольку они являются основой трудовых отношений и должны быть надёжно сохранены.

Зачем нужна внутренняя опись трудовых договоров

• Контроль completeness – убедиться, что в личное дело включены все необходимые документы;
• Упрощение поиска – архивариус может быстро найти нужный договор по номеру описи;
• Соответствие законодательству – требования Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренних нормативных актов организации;
• Защита от потери или подмены документов – фиксируется факт сдачи в архив и подписи ответственных лиц.

Структура внутренней описи

Типовая внутренняя опись состоит из следующих блоков:

1. Шапка документа – название организации, подразделения, ФИО сотрудника, табельный номер, дата составления описи.
2. Таблица перечня документов – колонки: № п/п, наименование документа, дата документа, количество листов, примечание.
3. Подписи – ответственного за кадровое дело, руководителя подразделения, архивариуса (при получении).

Как оформить опись трудовых договоров

Ниже представлен пошаговый алгоритм, который поможет избежать типичных ошибок.

1. Соберите все трудовые договоры сотрудника (основные, дополнительные, изменённые, расторгнутые). Убедитесь, что каждый договор подписан обеими сторонами и имеет необходимые реквизиты (номер, дата, стороны).
3. Подготовьте бланк описи. Можно использовать утверждённый образец из приложения к приказу Минкультуры России от № 526 или внутренний шаблон организации.
4. Заполните шапку: укажите полное наименование организации, код подразделения, ФИО сотрудника, табельный номер, дату составления описи.
5. Внесите данные в таблицу:
• № п/п – последовательный номер;
• Наименование документа – например, «Трудовой договор № 123/2024»;
• Дата документа – дата заключения (или дата изменения/расторжения);
• Количество листов – обычно 1–2 листа;
• Примечание – отметка о наличии приложений (например, «с приложением о изменении условий труда»).
6. Проверьте полноту: сверьтесь с личным делом сотрудника, убедитесь, что нет пропущенных договоров.
7. Зачеркните пустые строки в таблице, чтобы исключить возможность последующего внесения данных.
8. Сделайте итоговую запись: подсчитайте общее количество договоров и листов, укажите эти цифры в итоговой строке.
9. Подпишите документ: ответственный за кадровое дело ставит свою подпись с расшифровкой, затем руководитель подразделения и, при передаче в архив, архивариус.
10. Сдайте опись вместе с личным делом в архив организации. Сделайте копию описи для отдела кадров.

Образец внутренней описи трудовых договоров

Ниже представлен пример заполнения описи. Обратите внимание, что все данные являются вымышленными и служат только для иллюстрации.

Организация: ООО «Пример-Проект»

Подразделение: Отдел продаж

Сотрудник: Иванов Иван Иванович

Табельный №: 4521

Дата составления описи: 


Таблица перечня трудовых договоров
№ п/п | Наименование документа | Кол‑ов | Примечание
-----------|------------|----------------
1 | Трудовогов/202/2 | | 2 | Основной договор
2 | Трудовой договор № 456/2024 | | 1 | Дополнительное соглашение о повышении оклада
3 | Трудовой договор № 789/2025 | | 2 | Договор о совмещении должностей
4 | Соглашение о расторжении трудового договора № 101/2026 | | 1 | Расторжение по инициативе работника

Всего трудовых договоров: 4
Всего листов: 6

Ответственный за оформление описи: __________________ / Петрова С.В. / 
Руководитель отдела продаж: __________________ / Сидоров А.М. / 
Архивариус (при получении): __________________ / Кузнецова Н.П. / 

При оформлении описи в электронном виде можно использовать таблицу в Word или Excel, а затем распечатать её для подписи. Важно сохранить оригинал подписанного документа в личном деле сотрудника, а копию – в архиве.

Чего следует избегать при заполнении описи

• Пропуск трудовых договоров – приводит к неполноте личного дела и может вызвать споры при проверке;
• Незаполненные или нечитаемые поля – затрудняют поиск и учет;
• Отсутствие итоговой записи – делает опись недействительной;
• Незачёркнутые пустые строки – создают возможность внесения ложных данных позже;
• Отсутствие подписей – документ не имеет юридической силы.

Полезные ссылки и нормативные акты

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении формы внутренней описи документов личного дела»;
• Внутренний нормативный акт организации «Порядок ведения личных дел сотрудников и их передачи в архив» (при наличии).

Внутренняя опись трудовых договоров – это не просто формальность, а важный элемент системы документооборота, обеспечивающий сохранность и доступность кадровой информации. Следуя представленному алгоритму и используя приведённый образец, вы сможете оформить опись быстро, без ошибок и в полном соответствии с требованиями законодательства и внутренних регламентов компании.

Если у вас остались вопросы по заполнению описи или нужна помощь в подготовке шаблона под специфику вашей организации – обращайтесь к специалистам отдела кадров или архивному отделу. Они предоставят актуальные бланки и проконсультируют по нюансам оформления.