Военно-учетная архивная система представляет собой сложный многоуровневый комплекс хранилищ, информационных систем и порталов, обеспечивающих учет, хранение и предоставление сведений о лицах, проходящих военную службу, а также о воинских частях и формированиях. На ключевыми элементами этой системы в Российской Федерации являются федеральные государственные архивы, ведомственные архивы Министерства обороны и единые автоматизированные реестры.
Основные архивные хранилища РФ
Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ / в/ч 00500)
Является главным хранилищем документов о личном составе Вооруженных Сил с 1941 года. Согласно приказам Минобороны и рекомендациям Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов, именно сюда следует обращаться за сведениями о военнослужащих периода Великой Отечественной войны и послевоенного времени.
- Адрес и читальный зал: Работа с оригиналами документов ведется исключительно в читальном зале архива.
- Правила запросов: По запросам тематического, биографического (генеалогического) характера от отдельных граждан, а также для подготовки публикаций (очерков, книг, монографий) выявление сведений архивом не производится. Информация изучается пользователями самостоятельно в читальном зале.
- Обязательные данные для поиска: Фамилия, имя, отчество (для женщин, фамилия в период прохождения службы/работы).
Российский государственный военный архив (РГВА)
Федеральный архив, являющийся крупнейшим хранилищем военно-исторических документов советского периода (Красной Армии, Военно-морского флота и др.). Хранит фонды до 1941 года и оперативные документы штабам и управлениям.
Филиалы ЦА МО и региональные архивы
Сеть филиалов Центрального архива МО и архивов субъектов федерации хранит документы по призывным округам, военкоматам и местным воинским частям.
Цифровые ресурсы и порталы
Портал «Память народа» (pamyat-naroda.ru)
Ключевой открытый ресурс для поиска подлинных документов о Второй мировой войне. В 2024–2025 гг. массив данных значительно пополнен:
- 2,5 млн записей из документов о личном составе воинских частей;
- 143 тыс. записей из паспортов захоронений;
- Раздел «Истории пользователей» — воспоминания и судьбы людей, затронутых войной 1941–1945 гг.
Важно: Публикация документов отражает исторические факты и не является реабилитацией военных преступников.
Единый реестр воинского учета (ЕРВУ) / Система «Оберег»
Современная автоматизированная информационная система для учета призывников, военнообязанных и резервистов.
- Персональные данные: Реестр содержит конфиденциальную информацию.
- Безопасность: Информационный обмен между военкоматами (держателями ресурса) и ведомствами происходит только по защищенным каналам связи с применением сертифицированных средств криптозащиты.
- Управление доступом: Учетные записи и права доступа администрируются внутри самой информационной системы.
Портал «Дия» (Украина)
Согласно данным за , на портале государственных услуг «Дия» реализована возможность получения военно-учетного документа из реестра «Оберег» в электронном виде. Документ имеет официальный статус и доступен призывникам, военнообязанным и резервистам.
Нормативная база и порядок справочной работы
Основным документом, регламентирующим порядок выдачи сведений из архивов Минобороны, является Приказ Министра обороны РФ от 19 октября 2012 г. № 3300 «О порядке ведения справочной работы по личному составу».
Алгоритм действий для гражданина
- Определить место хранения дел (ЦА МО, РГВА, филиалы, региональные архивы) — часто помогает Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов.
- Подготовить пакет документов (паспорт, документы, подтверждающие родство/юридический интерес, если запрос не от имени самого военнослужащего).
- Приехать в читальный зал соответствующего архива для самостоятельной работы с фондами (дистанционные справки по биографическим запросам не выдаются).
Платные услуги архивов
Государственное казенное учреждение «Центральный архив Министерства обороны РФ» оказывает платные услуги в читальном зале (ксерокопирование, сканирование, заверение копий, сложные архивные справки).
- Перечень работ и услуг доступен для ознакомления в читальном зале.
- Оплата производится через банкомат (на территории ЦА МО установлен банкомат Газпромбанка) или иными безналичными способами.
Военно-учетный архив в образовательных целях
Архивы Великой Отечественной войны (ЦА МО, РГВА, «Память народа») являются неоценимым ресурсом для образования:
- Источники: Боевые донесения, приказы, наградительные листы, письма солдат, фотографии, личные дела, документы о захоронениях.
- Цели: Глубокое понимание исторического контекста, повышение интереса к истории, воспитание патриотизма у школьников и студентов.
- Формы работы: Написание исследовательских работ, создание школьных музеев, проекты «Цифровое наследие», работа с первоисточниками на уроках истории.
Резюме: что важно помнить
Нет удаленного доступа к биографическим справкам в ЦА МО. Придется ехать в читальный зал (Москва, Подольск и филиалы).
Единый реестр воинского учета (Оберег), закрытая система. Доступ к актуальным данным о современных военнообязанных имеют только уполномоченные органы по защищенным каналам. Гражданин может получить свою выписку через Госуслуги (РФ) или «Дию» (Украина).
«Память народа», лучший старт для поиска предков-участников ВОВ. Регулярные обновления (2024–2025) делают его наиболее полным открытым массивом.
Приказ № 3300 — «библия» архивиста и исследователя. Он определяет, какие документы выдаются, в какие сроки и по каким основаниям.
Военно-учетная архивная система проходит этап активной цифровизации: исторические массивы (ЦА МО, РГВА) массово вводятся в открытые базы («Память народа»), а современный учет (ЕРВУ/Оберег) переводится в защищенные цифровые контуры с элементами предоставления услуг гражданам в электронном виде (портал «Дия», перспективы «Госуслуг»). Для успешной работы с архивом необходимо четко понимать: ищете ли вы исторические данные (тогда — в читальный зал или на «Память народа») или актуальный учетный документ (тогда — через личный кабинет на госпортале).