Дата актуализации:
Содержание
- Правовая база
- Основные виды военных архивов
- Как оформить запрос в архив
- Порядок доступа в читальный зал
- Архивное оборудование и цифровые технологии
- Работа с документами в архиве
- Сдача документов в военный архив
- Электронные ресурсы и онлайн‑доступ
- Полезные советы исследователям и генеалогам
- Часто задаваемые вопросы
Военные архивы России хранят уникальные документы, отражающие более чем столетнюю историю вооружённых сил․ Они являются ценным источником информации для историков, генеалогов, журналистов и всех, кто интересуется судьбами военнослужащих․ Правильный подход к работе с архивом позволяет быстро находить нужные сведения, соблюдать требования законодательства и гарантировать сохранность подлинных материалов․
Правовая база
Основу регулирования деятельности военных архивов составляют приказы Министерства обороны РФ:
- Приказ Минобороны РФ от № 200 (редакция от ) – определяет порядок микрофильмирования, создания электронных копий, реставрации и приёма документов из личных архивов военачальников․
- Приказ Минобороны РФ от № 3300 – порядок ведения справочной работы по личному составу, в т․ч․ выдача сведений о службе․
Эти нормативные акты регламентируют:
- Сохранность и цифровую трансформацию уникальных документов․
- Процедуру приёма, регистрации и хранения личных дел․
- Обязанности архивных подразделений в контроле за окружными и флотскими архивами;
Основные виды военных архивов
В России функционирует несколько уровней военных архивов:
- Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО) – хранит основной массив документов о военной службе с 1941 года, а также наградные списки, личные дела офицеров и генералов․
- Российский государственный военный архив (РГВА) в Москве – резервный центр, куда направляются документы, не найденные в ЦАМО․
- Окружные и флотские архивы – региональные хранилища, обслуживающие подразделения конкретных территорий и флотов․
- Архивы отдельных воинских частей – небольшие подразделения, где хранятся текущие дела и документы, подлежащие передаче в центральные архивы․
Как оформить запрос в архив
Запросы могут быть тематическими, биографическими (генеалогическими) или научными․ При их подготовке необходимо строго соблюдать правила оформления:
- Указать полные сведения о запрашиваемом лице: фамилия, имя, отчество (для женщин – фамилия в период службы)․
- Указать период службы, род войск, номер части (если известен)․
- Определить тип запрашиваемой информации: личное дело, наградные списки, служебные приказы, фотографии и т․д․
- Приложить документ, подтверждающий право доступа: заявление от организации, удостоверение личности, справка о статусе (аспирант, журналист, исследователь)․
- Отправить запрос в читальный зал или через электронную приёмную архива (см․ раздел Электронные ресурсы)․
Важно помнить, что архив сам не проводит поиск сведений – исследователь изучает материалы самостоятельно в читальном зале․
Порядок доступа в читальный зал
Для работы в читальном зале необходимо выполнить несколько обязательных шагов:
- Регистрация․ Предоставьте документы, подтверждающие ваше право (паспорт, служебное удостоверение, письмо‑запрос от организации)․
- Получение пропуска․ После оформления вы получаете пропуск и ключ от гардероба, куда складываете сумки и личные вещи․
- Соблюдение правил поведения:
- Запрещено фотографировать документы без специального разрешения․
- Работайте только с предоставленными копиями; оригиналы находятся под строгим контролем․
- Не берите материалы из зала без оформления соответствующего акта выдачи․
- Техническое оснащение․ В зале доступны микроскопы, сканеры и специализированные программы для работы с микрофильмами․
Архивное оборудование и цифровые технологии
Военные архивы используют современное оборудование, отвечающее повышенным требованиям к безопасности и долговечности:
- Микрофильмирование․ По приказу № 200 все уникальные документы микрофильмируются для создания резервных копий․
- Электронные носители․ Сканирование в высоком разрешении, хранение в защищённых дата‑центрах, резервное копирование в «страховом фонде»․
- Специализированные системы хранения․ Оборудование от завода «Аскомплект», рассчитанное на устойчивость к внешним воздействиям (влажность, температура, электромагнитные поля)․
- Обучающие программы․ Проводятся курсы для архивариусов и исследователей по работе с цифровыми архивными системами․
- Техническая поддержка․ Регулярное обслуживание, ремонт и консультации по использованию оборудования;
Работа с документами в архиве
После получения доступа к материалам следует соблюдать порядок обращения:
- Осмотр оригинала․ При необходимости просматривайте оригиналы только под надзором архивного специалиста․
- Сканирование/копирование․ Используйте предоставленные сканеры или фотокопировальные аппараты․ При работе с микрофильмами применяйте специальные микроскопы․
- Реставрация․ При обнаружении повреждённых документов сообщите архивариусу – они могут быть переданы в реставрационный цех․
- Оформление актов выдачи․ Каждый полученный материал фиксируется в акте, который необходимо вернуть после завершения работы․
- Соблюдение конфиденциальности․ Некоторые документы могут быть ограничены в доступе (секретные, служебные)․ Их использование допускается только с соответствующим разрешением․
Сдача документов в военный архив
Организации (воинские части, учебные заведения, предприятия оборонного комплекса) обязаны сдавать документы в архив в установленные сроки:
- Сдача производится в соответствии с готовыми планами, утверждёнными начальниками штабов․
- Документы передаются в окружные или флотские архивы, откуда они попадают в центральный архив․
- Необходимо оформить акт приёма‑передачи и обеспечить маркировку материалов (номер дела, дата, тип документа)․
Электронные ресурсы и онлайн‑доступ
Для упрощения работы с архивными материалами Министерство обороны предоставляет ряд цифровых сервисов:
- Электронная приёмная Минобороны․ Подача запросов через форму на официальном сайте archive․mil․ru․
- Электронные каталоги․ Поиск по метаданным (фамилия, номер части, год службы) в базе ЦАМО․
- Онлайн‑сканеры․ Возможность предварительного просмотра отсканированных страниц без посещения зала․
- Поддержка браузеров․ Для корректной работы сервисов рекомендуется использовать браузеры с поддержкой российских сертификатов и установить корневой сертификат Минцифры России․
Полезные советы исследователям и генеалогам
- Подготовьте чёткую цель․ Чем конкретнее запрос (датировка, номер части, звание), тем быстрее найдёте нужные документы․
- Изучите вспомогательные источники․ Списки наград, журналы боевых действий, архивные справочники могут содержать нужные сведения․
- Обратитесь к нескольким архивам․ Если в ЦАМО ничего не найдено, попробуйте запрос в РГВА или в региональный окружный архив․
- Сохраняйте копии․ Делайте цифровые копии полученных страниц для дальнейшего анализа и архивного хранения у себя․
- Сотрудничайте с волонтёрами․ Многие волонтёрские проекты (например, «Памятка волонтёру») помогают в поиске семейных архивов․
Часто задаваемые вопросы
Какие документы можно получить в читальном зале?
В читальном зале доступны оригиналы и копии личных дел, наградных списков, служебных приказов, карт, фотографий․ Доступ к документам со статусом «секретный» ограничен и требует специального допуска․
Сколько времени занимает обработка запроса?
Сроки зависят от объёма запроса и наличия материалов․ По приказу Минобороны стандартный срок – до 30 календарных дней с момента подачи полного запроса․
Можно ли получить копию документа по почте?
Да, после оформления акта выдачи архив может отправить отсканированную копию на указанный электронный адрес; За физическую копию (печать) может взиматься плата согласно тарифам архива․
Как оформить запрос от имени умершего родственника?
Необходимо предоставить свидетельство о смерти и документ, подтверждающий родственную связь (например, свидетельство о рождении)․ Запрос оформляется в виде «запроса на предоставление сведений о военной службе умершего»․
Можно ли работать с архивом дистанционно?
Да, через электронную приёмную можно подать запрос, получить отсканированные материалы и задать вопросы архивариусу онлайн․ Однако для доступа к оригиналам всё равно требуется личное посещение читального зала․