Вопросы архивного дела и долгосрочного хранения документации в Российской Федерации строго регламентированы законодательством. Нарушение установленных сроков и порядка хранения влечет за собой серьезную административную ответственность. В данной статье подробно разбираются нормативные основы, категории документов, порядок перевода в архивы, а также актуальные тренды цифровизации архивных фондов на .

Нормативная правовая база

Главным документом, регулирующим сферу архивного дела, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ключевые положения:

• Ст. 17 (ч. 1): Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в т.ч. документов по личному составу) в течение сроков хранения, установленных федеральными законами, иными НПА РФ, а также перечнями документов (ч. 3 ст. 6, ч. 1 и 1.1 ст. 23 Закона).
• Ст. 6 (ч. 3), Ст. 23 (ч. 1, 1.1): Определяют компетенцию по утверждению перечней документов со сроками хранения.
• Приказ Росархива от № 24: Утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
• Распоряжение Правительства РФ от № 637-р: Определяет стратегические задачи цифровой трансформации, включая обязательный переход на электронный документооборот с архивным хранением в цифровом виде.
• Налоговый кодекс РФ (поправки от ): Установлены специальные требования к хранению данных налогового и бухгалтерского учета.

Категории документов и понятие «Постоянное хранение»

В архивной практике документы делятся по срокам хранения. К категории постоянного хранения относятся документы, подлежащие вечному хранению в составе Архивного фонда РФ. К ним приравниваются документы со сроком хранения свыше 10 лет (в т.ч. по личному составу), которые требуют особого режима обеспечения сохранности.

Основные группы документов постоянного/длительного хранения:

1. Учредительные документы и локальные нормативные акты (ЛНА): Уставы, учредительные соглашения, положения о структурных подразделениях, локальные акты по оплате труда, внутренний трудовой распорядок и др. (сроки см. в Перечне Росархива, ст. 28, 32 ПТУАД).
2. Документы по личному составу: Личные карточки (Т-2), служебные записки о приеме/переводе/увольнении, приказы по основной деятельности (кадровые), табели учета рабочего времени и др. Хранятся 50–75 лет и более.
3. Бухгалтерский и налоговый учет: Годовые отчеты, инвентаризационные акты, первичные документы (сроки зависят от вида, но часто 5–10 лет и более; годовые — постоянно).
4. Договоры и соглашения: Длительного действия, имущественные, с иностранными элементами.

Расчет сроков хранения и момент приобретения архивного статуса

Согласно ст. 17 ФЗ-125, сроки хранения отсчитываются с 1 января года, следующего за годом завершения дела.

Сроки передачи в архивное хранилище (внутренний архив организации):

• Не ранее чем через 1 год после завершения делопроизводства по делу.
• Не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.

Данный промежуток (1–3 года) дает возможность на случай повторного обращения к документу в текущей работе.

Порядок перевода документов в государственные архивы

Документы постоянного хранения, входящие в состав Архивного фонда РФ, подлежат обязательной передаче в государственные архивы (федеральные, региональные, муниципальные).

Этапы процедуры:

1. Формирование номенклатуры дел: Утверждение номенклатуры дел организации (проект согласовывается с экспертной комиссией и государственным архивом).
2. Экспертиза документов: Рассмотрение и согласование проектов описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения экспертной комиссией организации с участием представителя госархива.
3. Составление описей: Описание дел в установленной форме.
4. План-график передачи: Передача осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем государственного архива.
5. Акт приема-передачи: Оформляется акт передачи документов в государственный архив.

Важно: Архивные документы, не включенные в состав Архивного фонда РФ (в т.ч. документы по личному составу коммерческих организаций), могут храниться в архивах организаций или передаваться на хранение в негосударственные архивы (лицензированные коммерческие архивы) по договору.

Организация хранения в архивохранилище (Физические носители)

Организация хранения — это система мероприятий, включающая:

• Рациональное размещение: Учет формата, веса, частоты обращения. Использование стеллажного оборудования, соответствующего ГОСТ/СП.
• Контроль за движением: Журналы выдачи/возврата, учет перемещения дел между фондами.
• Микроклимат и безопасность: Поддержание температуры (18±2°С) и влажности (50±5%), пожаротушение, охрана, защита от биологических повреждений.
• Учет: Ведение фондовых учетных документов (номенклатуры, описи, реестры выдачи).

Электронные документы и цифровая трансформация (Распоряжение № 637-р)

С 2024 года курс на «безбумажный» архив получил законное закрепление. Срок хранения электронных документов зависит от их типа и категории и определяется:

• Перечнями типовых управленческих архивных документов (ТУАД);
• Ведомственными перечнями;
• Решением экспертных комиссий организации.

Ключевые требования к электронному архиву:

• Авторство и неизменность: Использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и/или штампов времени.
• Форматы: Длительное хранение требует открытых форматов (PDF/A, XML, TIFF и др.), гарантирующих воспроизведение через десятилетия.
• Целостность: Регулярная верификация хеш-сумм, репликация в географически распределенные хранилища (минимум 2 копии в разных зонах доступности).
• Поиск и доступ: Наличие метаданных (по Dublin Core или профилю РОСАРХИВА) для полнотекстового и атрибутного поиска.

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Досрочное уничтожение документов до истечения установленного срока хранения является грубым нарушением.

Помимо административных штрафов, утрата документов по личному составу или учредительных документов несет гражданско-правовые риски (иски сотрудников, проблемы при проверках налоговой, прокуратуры, Роструда, банкротстве, М&A сделках).

Чек-лист для руководителя организации / архивиста

1. Актуализировать Номенклатуру дел ежегодно до 1 января (утвердить приказом руководителя).
2. Проводить экспертизу стоимости и сроков хранения сформированных дел (комиссия + архивист).
3. Оформить дела к хранению (сшивка, нумерация листов, заполнение обложек, составление описей) в срок 1–3 года после закрытия года.
4. Обеспечить условия хранения (физические: микроклимат, пожарная безопасность; электронные: сертифицированные СХД, ЭП, резервирование).
5. Соблюдать план-график передачи в госархив (для документов постоянного хранения, входящих в Архивный фонд РФ).
6. Вести учет движения каждого дела (журналы выдачи, карточки учета).
7. Мониторить изменения в законодательстве (ТК РФ, ФЗ-125, приказы Росархива, ведомственные приказы).

Постоянное хранение документов в архивах РФ — это не просто «складывание бумаг на полки», а сложный правово-технический процесс. На современном этапе (2026 год) ключевым вектором являеться гибридное хранение: параллельное ведение бумажного архива (для документов, требующих оригинала/нотариального заверения) и полноценного электронного архива с правовой значимостью. Несоблюдение сроков, порядка экспертизы или условий хранения ведет к финансовым потерям (штрафы до 300 тыс. руб.) и репутационным рискам. Системный подход, опирающийся на ФЗ-125, Приказ Росархива № 24 и требования цифровизации (Постановление № 637-р), является единственно верной стратегией для обеспечения правовой безопасности организации.

Данная статья подготовлена на основе актуального на года законодательства (ФЗ-125, КоАП РФ, НК РФ, Приказ Росархива № 24, Распоряжение Правительства РФ № 637-р). Для решения конкретных вопросов рекомендуется обращаться к актуальным перечням типовых документов (ТУАД) и ведомственным перечням, а также консультироваться с профильными государственными архивами.