Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Вопросы защиты персональных данных (ПДн) в архивной сфере занимают особое место в правовом поле Российской Федерации. Государственные архивы являются операторами огромных массивов сведений о гражданах, содержащихся в документах Архивного фонда РФ. Деятельность в этой сфере регулируется сложным переплетением Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных» и архивного законодательства (Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), а также подзаконными актами Федерального архивного агентства (Росархива).

Нормативная правовая база

Ключевыми документами, определяющими правила игры, являются:

Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — основной закон, устанавливающий принципы, права субъектов и обязанности операторов.
Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирует формирование, хранение, учет и использование архивных документов.
Приказ Росархива от № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ». Данный документ регламентирует процедуру предоставления документов пользователям, включая требование согласия на обработку ПДн при заполнении анкет.
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения». Определяет сроки хранения документов с ПДн (например, финансовая информация, 75 лет, положения о ПДн — постоянно).
Политика и Правила обработки ПДн в Росархиве (утв. приказами ведомства, например, от ), разработанные во исполнение п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.
Постановление Правительства РФ от № 1119 — устанавливает требования к защите ПДн в информационных системах (ИСПДн), обязательные для электронных архивов.
Приказ ФСТЭК России от № 21 — состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности ПДн.

Специфика обработки ПДн в архивах: соотношение законов

Одной из главных сложностей является соотношение архивного законодательства и Закона № 152-ФЗ. Статья 22.3 Закона об архивном деле и ст. 6, 10 Закона № 152-ФЗ устанавливают специальные режимы для архивных документов:

Исключение из общего правила согласия: Обработка ПДн, содержащихся в архивных документах Архивного фонда РФ, допускается без согласия субъекта персональных данных в целях ведения архивного дела, комплектования, учета, хранения и использования документов (ч. 2 ст. 6, ч. 4 ст. 10 Закона № 152-ФЗ).
Целевое назначение: Обработка должна осуществляться исключительно в целях, предусмотренных законодательством об архивном деле (хранение, учет, предоставление пользователям).
Государственная тайна: Отдельный режим установлен для ПДн, отнесенных к сведениям, составляющим государственную тайну (п. 4 ст. 10 Закона № 152-ФЗ, ст. 17 Закона об архивном деле).

Порядок использования документов (Приказ № 143)

При обращении в государственный архив пользователь:

Ознакомляется с Порядком использования (Приказ № 143).
Заполняет анкету с указанием персональных данных.
Дает согласие на обработку своих ПДн посредством внесения в информационную базу данных архива (учет читателей, заказов, выдачи копий).

Важно: Это согласие касается данных пользователя архива (читателя), а не данных лиц, информация о которых содержится в самих архивных докумендах (для последних согласие не требуется в силу ст. 22.3 Закона об архивном деле).

Сроки хранения документов, содержащих персональные данные

Сроки хранения определяются не Законом № 152-ФЗ напрямую, а архивной экспертизой и типовыми перечнями (Приказ Росархива № 236). Срок действия согласия на обработку и срок хранения самого документа — это разные категории.

Категория документов	Срок хранения	Основание / Примечание
Документы с финансовой информацией (зарплата, премии, пособия)	75 лет	Типовые перечни управленческой документации
Положения о политике обработки ПДн, локальные акты	Постоянно (п. 440 перечня № 236)	Подлежат передаче в госархив после истечения сроков в организации-создателе
Персональные дела сотрудников / кадровые документы	75 лет (в отдельных случаях — постоянно)	Зависит от вида документа и результатов экспертизы ценности
Документы, содержащие ПДн, переданные в Архивный фонд РФ	Постоянное хранение	После прохождения экспертизы ценности и постановки на госучет

Архив обязан обеспечить защиту информации и ПДн как в бумажных фондах, так и в информационных системах архива (ИС Архива) в соответствии с законодательством РФ (Правила организации хранения…, утв. Росархивом).

Меры защиты персональных данных в архивах

Защита строится на двух контурах: организационном и техническом, в соответствии с Указом ФСТЭК № 21 и Постановлением № 1119.

Организационные меры

Назначение ответственного за обработку ПДн (часто — директор архива или уполномоченное лицо).
Разработка и утверждение локальных актов: Политики обработки ПДн, Правил обработки, Инструкций по защите.
Разграничение доступа: доступ к ПДн имеют только уполномоченные сотрудники архива (архивариусы, сотрудники читальных залов, администраторы БД).
Учет всех действий с ПДн (журналы учета выдачи, журналы доступа к ИС).
Обучение персонала вопросам защиты ПДн.

Технические меры (для ИСПДн архива)

Идентификация и аутентификация пользователей ИС (пароли, ЭЦП, МФА).
Разграничение прав доступа по ролям (RBAC): чтение, редактирование, удаление, администрирование.
Антивирусная защита и защита от несанкционированного доступа (СЗНД, межсетевые экраны).
Шифрование ПДн при передаче по сетям связи и хранении на носителях (в т.ч. резервных копиях).
Средства учета событий безопасности (логирование доступа к ПДн, попыток входа, изменений данных).
Защита от утечек информации (СЗИ/ДЛП) — контроль печати, копирования, отправки по почте.
Физическая защита серверных комнат, хранилищ бумажных документов (ОПС, контроль доступа, пожарогашение).

Согласно судебной практике и предписаниям Роскомнадзора, при передаче документов на архивное хранение стороннему лицу (аутсорсинг) оператор должен обеспечить защиту ПДн договором, хотя согласие субъектов на передачу в архив, как правило, не требуется (цель — архивное хранение).

Особенности электронных архивов и оцифровки

Перевод документов в электронный вид (оцифровка) считается обработкой ПДн. Ключевые требования:

Электронные копии должны обеспечивать достоверность, целостность и читаемость на протяжении всего срока хранения.
Применяются квалифицированные электронные подписи (КЭП) для подтверждения юридической значимости копий.
Информационные системы электронных архивов подлежат аттестации ФСТЭК (если уровень значимости объекта 1-3) или соответствию требованиям Постановления № 1119.
Обеспечивается миграция данных при смене носителей и ПО (долгосрочное хранение);

Права субъектов персональных данных в архивах

Несмотря на специфику архивной деятельности, субъекты ПДн сохраняют права (ст; 18 Закона № 152-ФЗ):

Право на доступ — получение информации о наличии своих ПДн в архиве (запрос в читальный зал или через Госуслуги/сайт архива).
Право на уточнение/блокирование/уничтожение, реализуется с ограничениями: если ПДн содержатся в документе Архивного фонда РФ, поставленном на госучет, уничтожение или изменение содержания документа не допускается (нарушается целостность фонда). Возможно только уточнение в справочно-поисковой аппарате (описаниях, картотеках) или блокировка доступа к копии в открытом доступе (цифровой копии на портале).
Право на отзыв согласия — распространяется на данные пользователя-читателя (анкета), но не на исторические данные в фондах.

Контроль и ответственность

За соблюдением законодательства следят:

Роскомнадзор — контроль за защитой прав субъектов ПДн, проверка уведомлений, рассмотрение жалоб, вынесение предписаний и штрафов (ст. 13.11 КоАП РФ).
Росархив — ведомственный контроль за соблюдением архивного законодательства, правил хранения и использования.
ФСТЭК / ФСБ — контроль за защитой гостайны и криптографической защитой (если применимо).

Нарушения влекут административную ответственность (штрафы до 15 млн руб. за повторные нарушения), а в случае утечки — гражданско-правовую (возмещение ущерба и морального вреда) и уголовную (ст. 137, 272, 273 УК РФ) ответственность.

Актуальные тенденции (на 2026 год)

Цифровизация: Массовый переход на электронное документооборот и создание «Цифровых архивов» (проект «Цифровой архивный фонд»).
Единые порталы: Интеграция архивных ИС с порталом «Госуслуги» и Единым архивным информационным ресурсом для удаленного доступа.
Ужесточение требований к ИБ: Обязательная категоризация объектов КИИ (критической информационной инфраструктуры) и ИСПДн, внедрение средств защиты от НСД (несанкционированного доступа) по профилям ФСТЭК.
Трансграничная передача: Регулирование передачи архивных данных за рубеж (законопроекты Госдумы о защите ПДн при трансграничной передаче).
Искусственный интеллект: Использование ИИ для распознавания текстов (OCR/HTR), автоматического выделения ПДн в массивах документов (деперсонализация/анонимизация для открытого доступа).

Защита персональных данных в государственных архивах — это баланс между обеспечением доступности исторической информации для общества и гарантией конституционных прав граждан на неприкосновенность частной жизни. Архивы действуют как специальные операторы: они не нуждаются в согласии на обработку исторических данных фондов, но несут повышенную ответственность за их физическую сохранность, информационную безопасность и правомерное предоставление. Ключ к успеху — грамотная категоризация документов (экспертиза ценности), четкое разграничение режимов доступа (читальный зал, удаленный доступ, секретность) и строгое соблюдение требований ФСТЭК и Роскомнадзора к технической защите информационных систем.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства РФ (152-ФЗ, 125-ФЗ, Приказы Росархива № 143, № 236, Постановление Правительства № 1119, Приказ ФСТЭК № 21) и материалов открытых источников.