Учет архивных документов — это фундаментальный процесс, обеспечивающий сохранность, доступность и правовую значимость Архивного фонда Российской Федерации․ В соответствии с действующим нормативным правовым регулированием (в частности, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденными Приказом Росархива), система учетных документов архива представляет собой комплекс взаимосвязанных документов и баз данных․

Данная система делится на три ключевых уровня:

1. Документы централизованного государственного учета (паспорт архива, карточка фонда, сведения об изменениях в составе фондов)․
2. Основные (обязательные) учетные документы (реестр описей, описи дел, описи единиц хранения и др․)․
3. Вспомогательные учетные документы — тема данной статьи․

Правовая природа и роль вспомогательных учетных документов

В отличие от основных учетных документов, формы и состав которых жестко регламентированы нормативными актами Росархива (приложения к Правилам), вспомогательные учетные документы не имеют единых утвержденных форм․ Согласно п․ 3․6 Правил 2015 года (и актуальным редакциям), архив имеет право самостоятельно вводить их состав, разрабатывать формы и определять порядок ведения в зависимости от специфики фондов, объема работ и внедренных информационных систем․

Главное назначение вспомогательных документов — обеспечение оперативного, текущего контроля за движением архивных документов внутри архива․ Они служат рабочим инструментом архивариуса для фиксации тех операций, которые не отражаются (или отражаются обобщенно) в основных документах, но критически важны для ежедневной работы: выдача дел в читальный зал, перемещение по стеллажам, отбор на уничтожение, учет личного состава и т․д․

Важно: Вспомогательные документы не заменяют основные․ Данные, вносимые в них, должны быть согласованы с данными основных учетных документов и документов централизованного учета․ При проверках (ревизиях, аудитах) именно основные документы имеют первостепенное юридическое значение, а вспомогательные — служат подтверждением регулярности и полноты учета․

Основной перечень вспомогательных учетных документов

На основе методических рекомендаций Росархива, практики государственных архивов (в частности, ГАРФ, архивов субъектов РФ, например, Управления архивами Свердловской области) и справочников (КонсультантПлюс, СРОК․БY), можно выделить устойчивый перечень наиболее распространенных вспомогательных документов:

Документы учета движения фондов, описей и дел

• Карточки движения фондов, описей, дел, ведутся по каждому фонду или описи․ Фиксируют все операции: поступление, выбытие (передачу в другой архив), перемещение внутри хранилища, выдачу на временное хранение/изучение, возврат․
• Книга учета движения фондов, описей, дел, сводный журнал регистрации операций за хронологическими периодами (месяц, квартал, год)․ Позволяет быстро получить статистику по приросту/уменьшению фондов без пересчета реестров․

Документы учета использования (оборота) документов

• Книга учета выдачи дел в читальный зал (книга выдачи) — классический документ учета обращений пользователей․ Содержит: дату, ФИО читателя, номер читательского билета, шифр дела (фонд/опись/дело), дату выдачи и возврата, подпись архивариуса и читателя․
• Книга учета выдачи дел по подписи (внутренний оборот) — для учета передачи дел сотрудникам архива для научной обработки, оцифровки, реставрации, подготовки копий․
• Книга учета заказов на копирование/оцифровку, фиксирует запросы на изготовление копий (бумажных, электронных), их статус и выдачу готовой продукции․

Специализированные книги учета по видам операций

• Книга учета дел по личному составу — особенно актуальна для архивов, хранящих кадровые документы, личные дела, пенсионные дела․ Ведется по алфавиту или по номерам дел для быстрого поиска конкретного человека․
• Книга учета документов, переданных в другие архивы — фиксирует акты приема-передачи, основания передачи (переподчинение, территориальный принцип), состав переданных фондов/описов, даты и ответственных лиц․
• Книга учета дел, выделенных к уничтожению, обязательный документ для контроля процедуры экспертизы стоимости и уничтожения․ Содержит: номер экспертной комиссии, акт отбора, перечень дел (шифры), дату и способ уничтожения (шредер, макулатура, сжигание для секретных), подписи членов комиссии и исполнителя․
• Книга учета уникальных и особо ценных документов — отдельный контроль за наиболее ценными единицами хранения (уникальные документы, палеографические памятники, документы на необычных носителях)․
• Книга учета секретных и рассекреченных документов, ведется в строгом соответствии с инструкциями по защите гостайны; учитывает уровни грифа, даты рассекречивания, лиц, допущенных к работе․

Документы учета физического размещения и состояния

• Карточки стеллажей / Адресные указатели мест хранения, отражают, какие фонды/описи/дела находятся на конкретном стеллаже, полке, в конкретном ящике․ Критически важны для поиска документов в хранилище․
• Книга учета перемещения дел внутри хранилища (реставрационный журнал) — фиксирует временное выбытие дел на реставрацию, биологическую обработку, оцифровку с возвращением на то же или другое место․
• Журналы контроля микроклимата (температура, влажность), хотя относятся к учету условий хранения, часто оформляются как вспомогательные учетные документы архива․

Учет электронных документов и баз данных

С переходом на электронное делопроизводство и формированием электронных архивов, архивы вправе вводить специфические вспомогательные документы для учета электронных документов (согласно Методическим рекомендациям Росархива):

• Реестры электронных фондов/коллекций․
• Журналы контроля целостности электронных файлов (хеш-суммы, фиксация проверок на вирусы, битрот)․
• Учет носителей машинного чтения (оптические диски, магнитные ленты, флеш-накопители, жесткие диски) — их инвентаризация, сроки годности, перезапись (миграция)․

Требования к оформлению и ведению

Несмотря на отсутствие единых форм, ведение вспомогательных документов подчиняется общим требованиям к учетным документам архива (раздел 6․3 Правил, ГОСТ Р 7․0․8-2013 «Архивное дело․ Учет документов Архивного фонда РФ․ Общие требования»):

Форма и носитель

• Бумажный вид: Традиционные книги (перешитые, пронумерованные, закрепленные печатью архива) и карточки (в картотеках)․ Используются архивами, не имеющими АИС (автоматизированных информационных систем) или для дублирования критичных данных․
• Электронный вид: Ведение в АИС архива (например, на базе 1С:Архив, АИС «Фонд», специализированных модулях ЭАРЧ)․ В этом случае «книга» представляет собой сформированный отчет/журнал регистрации операций за период с возможностью печати и склеивания в том для архивного хранения самого журнала учета․
• Смешанный вид: Допускается параллельное ведение (бумага для текущей работы, электронная база для аналитики и отчетности)․

Реквизиты вспомогательного документа

Каждый вспомогательный документ (книга, картотека, журнал) должен содержать обязательные реквизиты:

1. Наименование архива․
2. Наименование документа (например: «Книга учета выдачи дел в читальный зал за 2026 год»)․
3. Дату начала и окончания ведения․
4. Номер тома (если ведется по томам)․
5. Подпись руководителя архива (или уполномоченного лица) на титульном листе/обложке с указанием даты утверждения․
6. Нумерацию страниц (сквозную или по разделам)․
7. Заверение последней страницы подписью ответственного и печатью (при бумажном ведении)․

Правила заполнения

• Записи вносятся своевременно (в момент совершения операции или в конце рабочего дня)․
• Записи должны быть читаемыми, без зачисток и стираний (при бумажном ведении ошибки зачеркиваются одной чертой с надписью «Исправлено верно», датой и подписью)․
• Использование аббревиатур допускается только общепринятых в архиве (утвержденных в Инструкции по учету)․
• Обеспечение связности с основными документами: шифр дела в книге выдачи должен в точности соответствовать шифру в описи и реестре описей․

Хранение и сроки хранения вспомогательных учетных документов

Вспомогательные учетные документы являются частью архива архива (архивной документации самого архива)․ Их хранение и сроки хранения определяются Номенклатурой дел архива, утверждаемой руководителем архива по согласованию с вышестоящим органом (территориальным органом Росархива)․

Примечание: Точные сроки устанавливаются Номенклатурой дел конкретного архива․ Документы, связанные с учетом уникальных, секретных или особо ценных документов, а также с процедурой уничтожения, как правило, получают максимальные сроки (постоянно или 75 лет)․

Взаимосвязь с основными учетными документами и АИС

Современная архивная практика стремится к минимизации бумажного дублирования за счет внедрения АИС․ В автоматизированной системе функции вспомогательных документов реализуются через журналы регистрации операций (логи) и формируемые отчетные формы․

Схема взаимодействия:

1. Операция (например, выдача дела в читальный зал)․
2. Фиксация в АИС (модуль «Выдача/Читальный зал») — создается электронная запись в журнале операций (аналог книги выдачи)․
3. Автоматическое обновление статуса ЕХ (единицы хранения) в Реестре описей / Электронной описи (Основной учетный документ) — статус меняется на «На руках у читателя»․
4. Формирование отчета «Книга выдачи за месяц» для печати, склеивания и сдачи в архив архива (Вспомогательный документ на бумаге) — если требуется бумажный дубликат․
5. Аналитика, на основе журнала операций строятся отчеты по посещаемости, загруженности фондов (Вспомогательная аналитическая функция)․

Ключевой принцип: Данные вспомогательных документов (бумажных или электронных журналов операций) должны абсолютно совпадать с данными основных учетных документов (реестров, описей) на любую контрольную дату․ Расхождения считаются грубым нарушением учета․

Типичные ошибки и рекомендации по организации работы

Основные ошибки:

• Отсутствие утвержденного перечня вспомогательных документов в Номенклатуре дел или локальном нормативном акте (Инструкции по учету архива)․ Ведение «по привычке» без правовой базы․
• Расхождение данных между книгой выдачи (вспомогательная) и описью/реестром (основная): дело списано в книге, но в описи статус «На месте» (или наоборот)․
• Несвоевременное заполнение (накопление «на черновиках», заполнение раз в неделю/месяц), ведущее к потере данных и ошибкам․
• Игнорирование учета электронных документов — отсутствие журналов контроля целостности, миграции носителей, учета метаданных․
• Неправильное хранение самих вспомогательных документов: книги выдач лежат в читальном зале годами без сдачи в архив архива, карточки движения хранятся в рабочих столах архивариусов, а не в едином месте хранения учетных документов․

Рекомендации:

1. Утвердить локальный акт «Инструкция по организации учета архивных документов в [Название архива]», где зафиксирован: полный перечень вспомогательных документов, их формы (образцы заполнения), ответственные лица, сроки сдачи в архив архива, порядок ведения в АИС и на бумаге․
2. Проводить регулярную сверку (раз в квартал/полгода) данных вспомогательных журналов с основными учетными документами (реестром описей, карточками фондов)․
3. Централизовать хранение текущих вспомогательных документов: выделить отдельный стеллаж/место в помещении для хранения учетных документов (согласно п․ 3․8 Правил: «Архивные учетные документы․․․ размещаются в помещении для хранения учетных документов или на отдельном стеллаже в рабочей комнате работника․․․»)․
4. Обеспечить непрерывность при смене ответственных лиц: составление актов приема-передачи учетных документов (в т․ч․ вспомогательных) с указанием номера последней заполненной страницы/записи․
5. Использовать возможности АИС для автоматического формирования «книг» (журналов операций) для печати и сдачи в архив, исключая ручной перенос данных․

Вспомогательные учетные документы, это «нервная система» текущей архивной работы․ Если основные документы (опси, реестры) фиксируют состояние фонда в статике, то вспомогательные документы фиксируют его жизнь в динамике: кто, когда, зачем и куда перемещал документ․

Грамотная организация их ведения — это баланс между нормативными требованиями (наличие, сроки хранения, реквизиты) и практической удобностью для архивариуса․ В условиях цифровизации роль бумажных книг снижается, уступая место электронным журналам операций в АИС, однако принципы учета движения, использования и безопасности документов остаются неизменными․ Архив, который не ведет или ведет хаотично вспомогательный учет, теряет контроль над фондами, что ведет к потерям, невозможности найти документ в срок и нарушению законодательства в сфере архивного дела․

Источники и нормативная база:
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах․․․» (с изм․ и доп․)․
ГОСТ Р 7․0․8-2013 «Архивное дело․ Учет документов Архивного фонда РФ․ Общие требования»․
Методические рекомендации Росархива по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения․
Практика ГАРФ, Управления архивами Свердловской области, справочно-правовые системы КонсультантПлюс, ГАРАНТ․