But need to close tags properly closed tags.

We must not use any other tags like . Use only allowed tags.
Let’s produce final

Дата публикации: 09:53:26 ()

Почему выбор формата критичен

Электронный архив должен обеспечивать юридическую значимость, доступность и неизменность документов на протяжении всего установленного срока хранения. Если формат устареет или станет недоступным, информация может быть потеряна независимо от её содержания. Поэтому при построении электронного архива (ЭА) необходимо ориентироваться на форматы, которые:

• стандартизированы и имеют открытую спецификацию;
• поддерживают встраивание метаданных и электронных подписей;
• гарантируют визуальную и структурную стабильность при долгосрочном хранении;
• широко поддерживаются программным обеспечением и могут быть проверены на целостность.

Основные форматы, рекомендуемые для долгосрочного хранения

PDF/A – архивный формат документов

PDF/A (ISO 19005) – это версия PDF, специально адаптированная для архивирования. Основные свойства:

• запрет на использование внешних ссылок, шифрования и JavaScript;
• встраивание всех шрифтов и цветовых профилей;
• поддержка метаданных в формате XMP или XML;
• возможность добавления архивных меток времени (timestamp) и электронных подписей.

Для большинства текстовых, табличных и графических документов PDF/A является базовым форматом хранения.

XML – формат метаданных

Метаданные документа хранятся в отдельном XML‑файле, соответствующем требованиям нормативных актов (например, статья 141 новых Правил). В XML фиксируются:

• регистрационно‑учетные сведения (номер дела, дата создания, тип документа);
• связи с приложениями и подписями;
• информация о версиях и истории изменений.

XML обеспечивает машинную читаемость и упрощает поиск, анализ и миграцию данных.

CAdES‑A – формат электронной подписи с архивными метками времени

Для обеспечения юридической силы документов используется квалифицированная электронная подпись (КЭП) в формате CAdES‑A. Этот формат:

• включает подпись, сертификаты подписанта и цепочку доверия;
• содержит архивные метки времени (timestamp), подтверждающие момент подписания;
• позволяет проверять целостность документа даже после длительного хранения.

Подпись в формате CAdES‑A является обязательной частью ЭАД, если документ подписан.

Графические форматы для сканов и изображений

При хранении сканированных страниц, чертежей, фотографий и других растровых изображений рекомендуются форматы без потерь или с минимальными потерями:

• TIFF (с lossless сжатием LZW или ZIP) – наиболее распространён в архивных системах;
• PNG – хороший вариант для изображений с прозрачностью и небольшими размерами;
• JPEG 2000 (с lossless режимом) – при необходимости высокой степени сжатия без потери качества.

Избегайте обычного JPEG с высокой степенью сжатия, так как он может приводить к необратимой потере деталей.

Офисные форматы (DOCX, XLSX, PPTX) – только как промежуточные

Стандартные офисные форматы не предназначены для долгосрочного хранения из‑за возможной зависимости от конкретных версий приложений и сложной внутренней структуры. Их использование допустимо лишь в случае:

• обязательной последующей конвертации в PDF/A (или другой архивный формат);
• хранения исходных файлов только для целей редактирования в течение короткого периода (например, до утверждения документа).

Состав электронного архивного дела (ЭАД) согласно ст. 141 новых Правил

В ЭАД, размещаемом на хранение, должны входить следующие элементы:

1. файл основной части электронного документа в формате PDF/A;
2. файлы неотъемлемых приложений к документу (если они есть) – также PDF/A или иные допустимые форматы;
3. файл или файлы электронных подписей при их наличии – формат CAdES‑A с архивными метками времени;
4. файл метаданных документа в формате XML, содержащий регистрационно‑учетные сведения.

Сроки хранения и нормативная база

Срок хранения электронных документов определяется их типом и категорией и не зависит от формы носителя. То есть электронные документы должны храниться столько же, сколько и их бумажные аналоги. Основные нормативные акты, регулирующие этот вопрос:

• ФЗ‑63 «Об электронной подписи»;
• Постановление Правительства РФ о порядке ведения электронного архива;
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001 (информационная безопасность);
• Международные стандарты ISO 19005 (PDF/A) и ISO 14641 (управление электронными документами).

Проблемы долговременного хранения и способы их преодоления

Устаревание форматов файлов

Даже стандартизированные форматы могут со временем выйти из употребления. Для снижения риска:

• Периодически (каждые 5‑10 лет) проводить проверку актуальности форматов;
• При необходимости выполнять миграцию в более новые версии стандарта (например, PDF/A‑2 → PDF/A‑3);
• Сохранять reference‑программы и спецификации форматов в отдельном архиве.

Износ и отказ носителей

Жёсткие диски, ленты и флеш‑накопители имеют ограниченный срок службы. Рекомендуется:

• Использовать несколько географически разнесённых копий (правило 3‑2‑1: три копии, два разных типа носителя, одна копия вне основного сайта);
• Применять носители с длительным сроком архивного хранения (например, M‑диски, оптическое хранилище архивного класса);
• Регулярно проверять целостность данных через контрольные суммы (MD5, SHA‑256) и логировать результаты.

Необходимость проверки неизменности

Для подтверждения того, что документ не был изменён после внесения в архив, следует:

• Вычислять и хранить хеш‑суммы каждого файла при поступлении;
• Периодически сверять текущие хеш‑суммы с сохранёнными;
• Применять электронные подписи с архивными метками времени, которые сами по себе подтверждают момент подписания и неизменность содержимого.

Практический чек‑лист организации электронного архива

1. Определить политику хранения: классификация документов, сроки, ответственные лица.
2. Выбрать обязательный архивный формат для долгосрочного хранения (PDF/A).
3. Настроить процесс создания метаданных в XML согласно требованиям ст. 141.
4. Обеспечить использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) в формате CAdES‑A с архивными метками времени.
5. Внедрить систему резервного копирования (3‑2‑1) и регулярную проверку целостности.
6. Запланировать процедуру миграции форматов каждые 5‑10 лет.
7. Обеспечить контроль доступа, журналирование действий и защиту от несанкционированного изменения.
8. Проводить периодические аудиты соответствия нормативным требованиям и внутренним политикам.

Выбор правильных форматов файлов – фундамент надёжного электронного архива. PDF/A обеспечивает визуальную и структурную стабильность, XML – удобное управление метаданными, а CAdES‑A – юридическую силу и защиту от подделок. Соблюдение нормативных требований, регулярное резервное копирование и плановая миграция позволяют минимизировать риски потери информации и гарантировать доступность документов на протяжении всего установленного срока хранения.