Взаимодействие библиотек и архивов — это сложный, многоуровневый процесс, регулируемый строгими нормативными правовыми актами. Тема формирования архивных фондов за счет библиотечных документов актуальна как для государственных, так и для муниципальных учреждений культуры. В данной статье подробно разбираются правовые основы, этапы передачи, правила оформления и современные тенденции (в т.ч. оцифровка) работы с документами, переходящими из библиотечного фонда в архивный.

Нормативно-правовая база: ключевые документы

Основным документом, регламентирующим порядок работы с архивными документами в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утвержденные Федеральным архивным агентством (Росархивом).

Данные Правила определяют:

• Порядок работы с материалами с момента их передачи на хранение и до конфиденциального уничтожения по окончании сроков хранения.
• Требования к формированию архивных фондов в источниках комплектования (фондообразователях).
• Порядок фондирования — определения и уточнения фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов.

Важно: Фондирование осуществляется, как правило, в источниках комплектования архива (то есть в самой библиотеке — фондообразователе) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив.

Категории документов, подлежащих передаче в архив

Не все библиотечные документы становятся архивными. Согласно нормативным актам и методическим рекомендациям Росархива, на архивное хранение отбираются документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации, а именно:

1. Документы по личному составу (личные дела, служебные записки, приказы о зачислении/увольнении и т.д.).
2. Документы со временным сроком хранения более 10 лет.
3. Документы, имеющие историческую, научную или культурную ценность (переписка с известными деятелями, учеными, писателями; документы по комплектованию уникальных фондов библиотеки).

Особое внимание уделяется документам, в отношении которых действуют авторское право и смежные права. Их передача в архивы оформляется по специальной процедуре (п. 4.1 Правил), обеспечивающей соблюдение прав правообладателей.

Процедура передачи: этапы и оформление

Подготовка в библиотеке (фондообразователе)

Работа начинается задолго до физической передачи документов:

• Формирование дел: На основе утвержденной номенклатуры дел библиотека формирует дела для постоянного или временного хранения.
• Экспертиза ценности и сроков хранения: Проведение экспертизы документов для определения их архивной ценности и установления сроков хранения.
• Составление описей: Подготовка описей к передаваемым делам.

Акты приема-передачи и исключения

Ключевым юридическим инструментом перемещения документов является Акт о приеме (исключении) документов в библиотеку / из библиотечного фонда. Типовая форма акта (утверждена редакцией от , Контур.Норматив) должна содержать:

• Причину исключения документов из библиотечного фонда.
• Вид выбывающих документов.
• Количество листов/экземпляров.
• Ссылку на протокол комиссии по рассмотрению вопроса выбытия (Н протокола, дата).
• Подпись лица, утвердившего акт (директора библиотеки или уполномоченного лица).

Существует также специальная Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения, применяемая для документов, не имеющих архивной ценности и подлежащих уничтожению или передаче в иные учреждения.

Особенности при реорганизации организаций

Согласно Правилам, из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности, и архивных документов вновь созданной организации-правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда. Это возможно в случае передачи архивных документов организации-правопреемника в государственную или муниципальную собственность. Это критически важно для библиотек, проходящих процедуры слияния, присоединения или преобразования в АО/МУК.

Специфика библиотечных фондов и их архивирование

Библиотечные фонды принципиально отличаются от архивных: они формируются по принципу собраний (книги, журналы, ноты, карты), а не по фондовому принципу (дела организации). Однако в библиотеках накапливается массив архивных документов, создаваемых самой библиотекой в ходе своей деятельности.

Пример: Отдел архивных документов Российской национальной библиотеки (РНБ)

Яркий пример — Отдел архивных документов РНБ. В его состав входят уникальные материалы, которые являются архивным фондом библиотеки как организации:

• Архивные материалы о читателях библиотеки.
• Переписка с крупными политическими деятелями, учеными, писателями.
• Переписка с крупнейшими библиотеками мира и различными учреждениями/обществами.
• Документы по комплектованию фондов библиотеки (закупка, дарение, обмен).

Именно эти документы формируют архивный фонд библиотеки и подлежат хранению в соответствии с архивным законодательством, а не библиотечным.

Проблема перераспределения и безвозмездной передачи

Ранее вопросы перераспределения документов между библиотеками регулировались Инструкцией 1959 г. об безвозмездной передаче. Однако она отменена Приказом Минкульта РФ № 30 от г. («Об отмене нормативных правовых актов»).

В настоящее время подготовлен проект нового Положения о перераспределении документов библиотечно-информационного фонда Российской Федерации. До вступления в силу нового положения библиотеки руководствуются общими нормами ГК РФ, ФЗ «О библиотечном деле» и внутренними локальными актами при выбытии изданий из фонда (списывании, передаче другим библиотекам, утилизации).

Оцифровка как этап подготовки к архивированию и доступу

Современной реальностью является массовая оцифровка библиотечных фондов. Для большинства библиотек актуальной задачей является:

• Оцифровка собственных фондов (в т.ч. архивных документов библиотеки).
• Наполнение электронными копиями баз данных и систем электронного архива (например, системы ЭЛАР — электронный архив технической документации и библиотечных фондов).

Оцифровка решает несколько задач одновременно:

1. Сохранность оригинала: Исходный документ (особенно ценный или изношенный) изымается из обращения и передается на специальное хранение (в архивный фонд библиотеки или в специализированное хранилище).
2. Доступность: Электронная копия предоставляется пользователям через каталоги и порталы.
3. Архивирование копий: Цифровые копии документов, имеющих архивную ценность, также подлежат включению в электронный архивный фонд с соблюдением требований к достоверности и целостности электронных документов.

Резюме: алгоритм действий для библиотекаря

Если вы работаете в библиотеке и сталкиваетесь с необходимостью передать документы в архив (либо выделить архивный фонд внутри библиотеки), действуйте по следующему алгоритму:

1. Инвентаризация и экспертиза: Проведите экспертизу документов на предмет архивной ценности (приказы, личные дела, переписка руководства, отчеты, уникальные каталоги).
2. Утверждение номенклатуры: Убедитесь, что в библиотеке утверждена номенклатура дел со сроками хранения, согласованная с экспертом-архивистом (или органом архивного дела).
3. Формирование дел: Соберите документы в дела согласно номенклатуре за отчетный год (или период).
4. Оформление акта: Составьте Акт о передаче документов в архив (или Акт об исключении из библиотечного фонда с целью передачи в архивный фонд организации). Обязательно зафиксируйте протокол комиссии.
5. Составление описи: Подготовьте опись к передаваемым делам (в 2-х экземплярах: один остается в библиотеке, второй уходит в архив).
6. Передача и приемка: Передайте документы в архив (внутренний архив библиотеки, государственный/муниципальный архив или специализированное хранилище) под роспись в акте и описи.
7. Оцифровка (по необходимости): Приоритетно оцифруйте документы перед передачей, если они востребованы пользователями.

Формирование архивного фонда из документов библиотеки — это не просто списание книг, а сложная архивистическая процедура. Она требует знания Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, умения работать с номенклатурами дел, проводить экспертизу ценности и сроков хранения, грамотно оформлять акты приема-передачи и описи. Современный вектор развития, создание электронных архивов (ЭЛАР и аналоги), что позволяет совместить сохранность уникальных бумажных оригиналов с открытым доступом к их информационному содержанию.

Статья подготовлена на основе актуальных на г. нормативных материалов Федерального архивного агентства, КонсультантПлюс, Контур.Норматив и практики Российской национальной библиотеки.