Тема взаимодействия государственных архивов и службы документационного обеспечения (ДОУ) является ключевой в системе архивного дела Российской Федерации. Понимание того‚ какой вид службы представляет собой государственный архив‚ как он регламентирован законодательством и какие функции выполняет‚ необходимо для специалистов архивных учреждений‚ делопроизводителей и государственных гражданских служащих.

Правовая природа государственных архивов

Согласно нормативным актам (в частности‚ «Основным правилам работы государственных архивов Российской Федерации» в редакции от )‚ государственные архивы — это специализированные государственные учреждения. Они составляют основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России (Росархива).

Их главная миссия — обеспечение постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации. В этой деятельности они осуществляют:

• учет архивных документов;
• обеспечение их сохранности;
• научно-справочную работу и предоставление документов для использования.

Пример: Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

Крупнейший федеральный архив — ГАРФ — действует на основании Устава‚ утвержденного Росархивом. В его задачи входит не только хранение‚ но и методическое руководство‚ а также образовательная деятельность:

«…проведение и участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивных учреждений‚ архивов и делопроизводственных служб организаций — источников комплектования Архива…» (из Устава ГАРФ).

Государственный архив в системе государственной службы

Работники государственных архивов являются федеральными государственными гражданскими служащими. Их правовой статус определяется Федеральным законом от № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» и Федеральным законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Определение Федеральной государственной гражданской службы (ФГГС):

Это профессиональная служебная деятельность граждан на должностях ФГГС по обеспечению исполнения полномочий федеральных государственных органов‚ органов публичной власти федеральной территории и лиц‚ замещающих государственные должности Российской Федерации.

Таким образом‚ государственный архив — это федеральное государственное учреждение‚ штатные единицы которого комплектются в порядке‚ установленном для государственной гражданской службы. Это накладывает на архивистов особые обязательства: соблюдение запретов и ограничений‚ прохождение проверки благонадежности‚ отчетность о доходах и имуществе.

Взаимодействие с службами ДОУ организаций (Методическое руководство)

Одна из ключевых функций государственных архивов — методическое руководство архивами и службами ДОУ организаций-образователей фондов. Это закреплено в «Основных правилах работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от ).

Схема формирования дел:

1. Централизованное делопроизводство: дела формирует служба ДОУ организации.
2. Децентрализованное делопроизводство: дела формируют структурные подразделения (лица‚ ответственные за ДОУ) и служба ДОУ организации.

Важно: Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации‚ а при необходимости — и соответствующего государственного архива.

Компетенция государственных архивов по приему документов:

Современные правила (п. 1.3.4 Основных правил) обязывают архивы организаций (под руководством госархивов) осуществлять прием электронных документов (ЭД)‚ обеспечивать их сохранность‚ учет‚ отбор и использование‚ а также подготовку и передачу на государственное хранение.

Кадровые требования и повышение квалификации

Деятельность в государственном архиве требует высокой профессиональной подготовки. Требования к сотрудникам регламентированы профильными стандартами и нормами Росархива.

Основные требования к архивариусу:

• Организация работы архива и ответственность за выполнение задач.
• Обязательное прохождение инструктажа.
• Стажировка в государственном архиве‚ куда в дальнейшем будут передаваться документы организации на хранение (актуально для архивистов организаций-образователей).

Формы повышения квалификации (согласно практике Росархива):

• Отраслевой центр повышения квалификации Росархива.
• Институты повышения квалификации.
• Курсы‚ совещания‚ семинары.

Государственные архивы (в т.ч. ГАРФ) имеют право осуществлять образовательную деятельность на договорной основе для негосударственных организаций.

Виды архивов и их подчиненность

Для понимания «вида службы» важно различать уровни архивной сети:

Контрольная (надзорная) функция

Государственные архивы осуществляют контрольную (надзорную) деятельность в сфере архивного дела. Это включает проверку состояния делопроизводства в организациях-образователях‚ соблюдение сроков хранения‚ правильность отбора документов на государственное хранение и порядка их передачи.

Резюмируя‚ под «Государственным архивом как видом службы» следует понимать систему федеральных государственных учреждений культуры (архивного дела)‚ входящих в ведомство Росархива. Их персонал составляет федеральную государственную гражданскую службу.

Ключевые аспекты их деятельности:

• Хранение: Вечное хранение государственной части Архивного фонда РФ.
• Методология: Руководство формированием дел в организациях-образователях (как централизованных‚ так и децентрализованных).
• Цифровизация: Прием‚ учет и сохранение электронных документов.
• Кадры: Высокие требования к квалификации‚ обязательная стажировка и регулярное повышение квалификации через отраслевую систему Росархива.
• Контроль: Надзор за соблюдением архивного законодательства.

Понимание этой структуры позволяет правильно строить взаимодействие между службами ДОУ организаций и государственными архивами‚ обеспечивая законность передачи документов на государственное хранение и сохранность документированного наследия страны.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов: Основные правила работы государственных архивов РФ‚ Основные правила работы архивов организаций‚ ФЗ № 58-ФЗ‚ ФЗ № 79-ФЗ‚ Устав ГАРФ‚ а также материалов КонсультантПлюс и Контур.Норматив. Актуально на .