Вопрос взаимодействия ведомственных архивов с государственными архивами является ключевым для обеспечения целостности архивного фонда Российской Федерации, сохранения исторической памяти и эффективного использования документов в государственных и общественных интересах․ Ниже представлена подробная аналитическая статья, построенная на актуальных нормативных актах и практических примерах․
Нормативно‑правовая база
Система взаимодействия регулируется рядом федеральных документов, среди которых:
- Положение об отделе использования и международных связей Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования Федерального архивного агентства (ФАА)․ В частности, пункты:
- 2․5 – координация подготовка документальных публикаций и историко‑документальных выставок․
- 2․6 – организация рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну․
- 2․7 – взаимодействие с органами иностранных государств и международными организациями․
- Приказ Росархива от 31 июля 2023 г․ № 77 – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»․ Этот приказ определяет порядок работы ведомственных архивов․
- Положение об Управлении комплектования, обеспечения сохранности, учёта и использования (ФАА) – подготовка заключений по проектам нормативных правовых актов, взаимодействие в сфере электронного документооборота и создания электронного правительства․
- Концепция развития архивного дела в РФ до 2020 г․ – указывает на ослабление контроля за архивно‑документационными потоками и необходимость укрепления связей между государственными и ведомственными архивами․
- Административный регламент Росархива по предоставлению государственной услуги – взаимодействие с МИД РФ при обслуживании запросов иностранных граждан․
Организационная структура взаимодействия
Ключевые участники процесса:
- Федеральное архивное агентство (ФАА) – центральный орган, отвечающий за методологическое обеспечение, разработку нормативных актов и координацию межведомственного обмена․
- Ведомственные архивы – архивные службы в министерствах, государственных учреждениях и муниципалитетах (пример – Архивная служба Воронежской области, отдел комплектования Государственного архива Орловской области)․
- Национальный центр электронных услуг (НЦЭУ) – оператор автоматизированных информационных систем, в частности Автоматизированная информационная система «Ведомственный архив»․
- Государственные архивы – центральные и региональные архивы, получающие документы от ведомственных архивов для длительного государственного хранения․
Основные направления взаимодействия
Координация публикаций и выставок
Ведомственные архивы совместно с ФАА готовят документальные публикации и историко‑документальные выставки, используя материалы Архивного фонда РФ․ Это способствует популяризации архивного наследия и повышает общественный интерес к истории․
Рассекречивание и работа с государственной тайной
В соответствии с пунктом 2․6 Положения, ведомственные архивы участвуют в рассекречивании документов, соблюдая установленный порядок и гарантируя, что сведения, составляющие государственную тайну, не будут раскрыты без соответствующего разрешения․
Международное сотрудничество
Пункт 2․7 Положения регулирует взаимодействие с иностранными государствами и международными организациями․ Примером может служить совместная работа с МИД РФ при предоставлении архивных справок иностранным гражданам․
Электронный документооборот и e‑government
ФАА, через отдел комплектования и документационного обеспечения, осуществляет взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти по вопросам электронного документирования, внедрения СЭД (систем электронного документооборота) и создания электронного правительства․
Автоматизированные информационные системы
Для получения заключения о прохождении тестирования на соответствие СЭД Формату АИС «Ведомственный архив» разработчику необходимо:
- Направить письмо в произвольной форме в адрес НЦЭУ;
- Заключить дополнительное соглашение к действующему Соглашению о сотрудничестве в области обеспечения взаимодействия СЭД государственных органов и иных организаций․
Эти действия позволяют интегрировать ведомственные архивы в единую межведомственную электронную среду;
Процесс передачи документов от ведомственного к государственному архиву
- Идентификация и комплектование – представители источников (федеральные ГУПы, министерства, другие организации) совместно с кураторами архивов определяют перечень подлежащих передаче документов․
- Систематизация и описание – в ведомственном архиве осуществляется систематизация, описание и создание карточек учёта согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ․
- Рассмотрение вопросов рассекречивания – при необходимости проводится проверка на наличие сведений, составляющих государственную тайну, и их последующее рассекречивание․
- Транспортировка и приёмка – документы передаются в государственный архив (например, в ГАО Орловской области) в установленный срок, где происходит их приёмка, проверка соответствия и размещение в постоянном хранении․
- Регистрация в ЕИС – информация о переданных документах вносится в Единый информационный сервис (ЕИС) для дальнейшего доступа и контроля․
Методологическая поддержка и обучение
Для обеспечения единого подхода ФАА разрабатывает методические рекомендации, проводит семинары и обучающие программы для сотрудников ведомственных архивов․ Ключевые направления обучения:
- Применение современных стандартов описания и учёта архивных документов;
- Работа с автоматизированными системами (АИС «Ведомственный архив», СЭД);
- Процедуры рассекречивания и обращения с документами, содержащими государственную тайну;
- Организация документальных выставок и публикаций․
Проблемы и перспективы развития
Параллельное существование бумажного и электронного документооборота
Согласно Концепции развития архивного дела, в России наблюдается разрыв между традиционным бумажным делопроизводством и электронными системами․ Необходима унификация процессов и полная миграция в электронный формат․
Ослабление контроля за архивно‑документационными потоками
Снижение уровня надзора может привести к утрате части архивных материалов․ Усиление контроля и внедрение автоматизированных систем мониторинга помогут решить эту проблему․
Интеграция с международными архивными системами
Развитие сотрудничества с иностранными архивами и международными организациями требует создания совместимых форматов обмена данными и согласования правовых аспектов․
Техническое оснащение и цифровизация
Внедрение сканирования, OCR‑технологий и облачных хранилищ позволит ускорить процесс передачи и обеспечить более широкий доступ к архивным материалам․
Практические примеры взаимодействия
Архивная служба Воронежской области
Организует хранение, комплектование и учёт документов Архивного фонда РФ в соответствии с Приказом Росархива № 77 (2023)․ Ведёт работу по подготовке выставок и публикаций на базе регионального фонда․
Отдел комплектования и ведомственных архивов Государственного архива Орловской области
Занимается комплектованием архива документами из региональных государственных учреждений, а также взаимодействует с делопроизводственными и экспертными службами источников комплектования․
Национальный центр электронных услуг (НЦЭУ)
Обеспечивает техническую поддержку АИС «Ведомственный архив», координирует процесс тестирования и сертификации программных продуктов, участвующих в межведомственном электронном взаимодействии․
Эффективное взаимодействие ведомственных архивов с государственными архивами – фундаментальный элемент современной архивной системы России․ Оно обеспечивает:
- Сохранность и целостность национального архивного фонда;
- Своевременный доступ к документам для научных, образовательных и правовых целей;
- Поддержку процессов электронного документооборота и создания электронного правительства;
- Укрепление международных связей в сфере архивного дела․
Для дальнейшего развития необходимо:
- Усилить нормативно‑методическое обеспечение и контроль за передаваемыми документами;
- Полностью перейти к электронному формату хранения и обмена информацией;
- Развивать кадровый потенциал через постоянное обучение и повышение квалификации сотрудников;
- Расширять международное сотрудничество и внедрять совместимые стандарты обмена данными․
Только комплексный подход, объединяющий правовую, технологическую и методологическую составляющие, позволит создать единую, надёжную и доступную архивную систему, отвечающую требованиям современного общества․
Дата публикации: 11 июля 2026 г․