Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Взаимодействие воинских частей с архивными учреждениями Министерства обороны РФ (и иных ведомств) — это регламентированный законом процесс, необходимый для решения множества задач: от подтверждения стажа службы личного состава до предоставления данных для назначения пенсий, жилья или установления участия в боевых действиях. Статья подробно разбирает правовую базу, порядок оформления запросов, сроки исполнения и нюансы, о которых обязан знать командир части (начальник воинской части).

Правовая основа и виды архивов-хранителей

Основным хранилищем документов по воинским частям Министерства обороны с 1941 года по настоящее время является Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ).

Ключевые архивы и их компетенция:

ЦА МО РФ (г. Подольск, Московская обл.), документы органов военного управления, соединений, частей и учреждений Минобороны с 1941 г. по н.в. (адрес: 142117, г. Подольск, ул. Кирова, д. 74).
Центральный военно-морской архив (ЦВМА, г. Гатчина) — документы ВМФ (адрес: 188306, Ленинградская обл., г. Гатчина, Красноармейский проспект, д. 2).
Архив ФСО России — документы войск правительственной связи (с 1943 г.) и 9 управления КГБ/ГУО/ФСО (с 1986 г.).
Региональные государственные архивы — для документов до 1941 г., эвакуационных пунктов, а также личных дел призывников (военкоматы передают дела в архивы по истечении сроков хранения).

Важно: Документы царской армии и Первой мировой войны в ЦА МО РФ не храняться. Для этих периодов необходимо обращаться в РГВИА (Российский государственный военно-исторический архив) или региональные архивы.

Основания для направления запроса от лица командира части

Начальник воинской части имеет право (а в некоторых случаях обязан) направить официальный запрос в архив в следующих случаях:

Подтверждение воинской службы личного состава (для присвоения воинских званий, перевода в запас, назначения пенсий).
Установление участия в боевых действиях / спецоперациях (для назначения выплат, льгот, медалей «Участник СВО» и др.).
Подтверждение факта пребывания в зоне экологического бедствия (Чернобыльская АЭС, Семипалатинский полигон и др.), требуется указание номера части и периода пребывания.
Восстановление утерянных личных дел / служебных характеристик.
Работа с архивами ушедших/переформированных частей (передача дел в архив при расформировании/передислокации).

Порядок оформления запроса (Формы А, Б, В)

Согласно установленным Правилам (утв. приказами Минобороны), запросы из воинских частей оформляются строго по утвержденным формам:

Форма А — для наведения справок о службе личного состава (офицеры, прапорщики, мичманы, сержанты, матросы, солдаты).
Форма Б — для запросов о награждении / наличии наградных документов.
Форма В, для иных сведений (боевой путь части, утери, документы штаба и т.д.).

Требования к оформлению (критически важно):

Запрос составляется на каждое лицо отдельно (если служба проходила в нескольких частях — по каждой части отдельный запрос с указанием года и месяца прибытия/убытия).
Исполняется с использованием средств автоматизации (ПК), пишущей машинки или разборчивым почерком.
Без сокращения слов (наименование части, должности, звания пишутся полностью).
Обязательно подписывается командиром воинской части (начальником) или уполномоченным лицом (начальником отдела ВК) с указанием должности, расшифровкой подписи и датой.
Проставляется печатная грамота воинской части (мокрый штамп).

Необходимые исходные данные для успешного поиска

Архив не проводит поиск «по фамилии» по всей базе. Для наведения справки обязательно указать:

Полное действительное или условное наименование части (номер воинской части или номер полевой почты).
Период службы (прибытие, убытие) в пределах месяца и года.
Воинское звание на момент службы в данной части.
ФИО полностью (для личного состава).

Пример заполнения шапки запроса:

Кому: Начальнику Центрального архива Министерства обороны РФ
От: Командира воинской части № [Номер] г. [Город], [ФИО командира]
Адрес для ответа: [Почтовый адрес части с индексом]
Телефон/Email: [Контакты ответственного сотрудника/секретариата]

ЗАПРОС (Форма А)
Прошу предоставить архивные сведения о службе:

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Воинское звание: старший лейтенант
Воинская часть: в/ч 12345 (полное наименование: 1-я мотострелковая бригада)
Период службы: прибыл 06.2020 — убыл 09.2023
Цель запроса: подтверждение стажа для назначения пенсии / присвоения звания.

Способы направления запроса

Начальник части может направить запрос тремя способами:

Почтой (заказное письмо с описью вложения) на адрес архива (ЦА МО РФ: 142117, Подольск, ул. Кирова, 74).
Через Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги) / Личный кабинет ведомственного взаимодействия (если настроен обмен данными).
Лично / через курьера в приемную архива (работает по графику, нужно уточнять на сайте ЦА МО РФ).

Внимание: Архив не принимает обращения по телефону и не отвечает в мессенджерах. Консультации по телефонам справочных бюро возможны, но правовой силы они не имеют.

Сроки рассмотрения и возможные отказы

Сроки исполнения:

Стандартный срок: до 30 календарных дней с момента регистрации входящего документа в архиве.
При глубоком поиске по фондам (сложные дела, пожар/повреждение фондов, неполные исходные данные): срок может быть продлен до 6 месяцев (о чем заявитель уведомляется в установленном порядке).

Правомерные основания для отказа (ст. 16 ФЗ «Об архивном деле в РФ»):

Государственная тайна: Номер части, дислокация, состав или задачи составляют гостайну (разгр. не получено).
Персональные данные: Запрос касается чужого лица, а заявитель (командир части) не представил документы, подтверждающие законное основание получения чужой информации (доверенность, решение суда, согласие субъекта ПДн и т.д.). Примечание: для личного состава своей части это основание обычно не применяется, так как командир имеет законное основание, уставные обязанности.
Отсутствие документов во фондах: Дела не поступили в архив (утеряны, не сданы при расформировании, хранятся в другом архиве).
Несоответствие формы: Запрос не подписан командиром, нет печати, неверная форма, неразборчивый текст, отсутствуют обязательные реквизиты (номер части, даты).

Особенности для конкретных категорий

Участники ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС

Для подтверждения участия необходимо в запросе обязательно указать:

Наименование воинской части (в составе которой пребывали в зоне).
Точный период пребывания в зоне отчуждения (месяц, год прибытия и убытия).

Военнослужащие войск НКВД / МВД / ФСИН / Росгвардии

Если служба проходила в органах НКВД-МВД (конвойные части, охрана ГУЛАГ, ВЧК-ОГПУ-НКВД-МГБ-МВД), запрос направляется не в ЦА МО РФ, а в Архив ФСИН России или соответствующие ведомственные архивы (используются специальные анкеты-заявления для РККА/ВЧК/НКВД/МВД).

Расформированные / переформированные части

Командир части, принимающий решение о расформировании/передислокации, обязан обеспечить сдачу архива части в ЦА МО РФ (или ведомственный архив) в установленные сроки. Запрос на приемку архива оформляется заранее.

Практический чек-лист для секретаря/делопроизводителя части

Перед отправкой запроса проверьте:

[ ] Использован правильный бланк (Форма А, Б или В).
[ ] Указан полный номер в/ч (не «в/ч 12345», а «в/ч 12345 — 5-я гвардейская танковая бригада»).
[ ] Даты прибытия/убытия указаны месяцем и годом (не «лето 2020», а «06.2020, 09.2023»).
[ ] Запрос подписан командиром (лично или уполномоченным зам. по РАУ/КДР с правом подписи).
[ ] Стоит печатная грамота (мокрый синий/фиолетовый штамп).
[ ] Нет сокращений: «ст. л-т» — неверно, «старший лейтенант» — верно.
[ ] Указан обратный адрес части с почтовым индексом и контактный телефон/email для связи архивиста.
[ ] Оформлено заказное письмо с описью вложения (для почтовой отправки) или создано исходящее в АСУ «Делопроизводство»/Госуслугах.

Запрос начальника воинской части в архив — это официальный ведомственный документ, от качества оформления которого зависит скорость и результат получения сведений. Главные правила: точность реквизитов части (номер, дислокация, даты), полнота данных о военнослужащем, строгое соблюдение форм и процедуры подписания. Неполные или неверно оформленные запросы возвращаются без рассмотрения, что задерживает решение вопросов личного состава (пенсии, звания, льготы, жилье) на месяцы.

Рекомендуется заранее изучить «Характеристику фондов» на официальном сайте ЦА МО РФ (camor.ru) и скачать актуальные бланки форм А, Б, В. При системной работе с архивом целесообразно назначить ответственного сотрудника (архивиста части или секретаря штаба) для ведения журнала исходящих запросов и контроля сроков ответов.

Статья подготовлена на основании действующего законодательства РФ (ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Приказов Минобороны РФ по архивному делу) и информации с официальных сайтов ЦА МО РФ, ЦВМА, Архива ФСО. Актуально на .