Юргинский городской архив документов по личному (далее – Архив) – это специализированное учреждение, занимающееся хранением, учётом, систематизацией и предоставлением доступа к личным документам граждан, проживающих на территории Юргинского городского округа (Кемеровская область). Архив играет важную роль в обеспечении правовой защиты граждан, сохранении исторической памяти и поддержке genealogical исследований.
История создания и развития
- 1998 год – официальное открытие архива в здании бывшего городского совета по инициативе местной администрации.
- 2005 год – внедрение первой электронной базы данных личных дел, что значительно ускорило поиск документов.
- 2012 год – переход на систему сканирования и хранения изображений в формате TIFF/PDF с метаданными.
- 2020 год – запуск онлайн‑портала для подачи запросов и получения электронных копий документов.
- 2024 год – модернизация хранилищ: установка климатических систем с поддержанием температуры 18 ± 2 °C и относительной влажности 45 ± 5 %.
Основные функции архива
- Приём и регистрация личных документов – паспорта, трудовые книжки, свидетельства о рождении, браке и смерти, военные билеты, учебные справки и др.
- Хранение и сохранность – соблюдение нормативных требований к условиям хранения (температура, влажность, защита от света и пожара).
- Каталогизация и индексация – создание электронных карточек с полными метаданными (ФИО, даты, номер дела, тип документа).
- Предоставление информации – выдача выписок, заверенных копий, справок о наличии/отсутствии документов.
- Консультационная поддержка – помощь в оформлении запросов, разъяснение законодательства о защите персональных данных.
- Диджитализация и доступ в сети – сканирование документов, размещение в защищённом электронном архиве, предоставление удалённого доступа через личный кабинет на портале.
Виды документов, находящихся на хранении
| Категория | Примеры документов | Срок хранения (по законодательству) |
|---|---|---|
| Личные идентификационные | Паспорт, внутренний паспорт, военный билет, водительское удостоверение | Бессрочно (до выдачи нового документа) |
| Семейно‑состоятельные | Свидетельства о рождении, браке, разводе, усыновлении, смерти | 75 лет после события |
| Трудовые и профессиональные | Трудовая книжка, справки о работе, аттестаты, дипломы, сертификаты | 50 лет после прекращения трудовой деятельности |
| Социальные и медицинские | Справки о доходах, пенсионное дело, медицинская карта, прививочный лист | От 10 до 30 лет в зависимости от вида |
| Имущественные | Договоры купли‑продажи, завещания, дарственные, выписки из ЕГРН | Бессрочно (до передачи наследникам) |
Как воспользоваться услугами архива
Личное посещение
Адрес: г. Юрга, ул. Ленина, д. 42, кабинет № 7.
Режим работы: пн‑пт 09:00‑18:00, обед 13:00‑14:00.
Необходимо предъявить паспорт и, при запросе чужих данных, документ, подтверждающий право на получение информации (доверенность, судебное решение и т.д.).
Дистанционный запрос через портал
- Перейти на официальный сайт archive.yurga.ru.
- Зарегистрироваться или войти через личный кабинет (требуется подтверждение личности через Госуслуги).
- Заполнить электронную форму запроса, указав тип документа, ФИО владельца, приблизительные даты и цель получения.
- Оплатить государственную пошлину (если предусмотрена) онлайн.
- Получить уведомление о готовности документа в личном кабинете; скачать скан‑копию или получить направление на выдачу оригинала.
Заказ через МФЦ
В многофункциональных центрах Юргинского округа можно подать заявление на получение справок из архива. Сотрудники МФЦ оформят запрос и передадут его в архив, после чего готовят документ для выдачи в том же центре.
Особенности работы с персональными данными
Архив строго соблюдает Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ) и локальные нормативные акты. Все сотрудники проходят ежегодное обучение по защите конфиденциальности. При выдаче информации:
- Предоставляются только те данные, которые запрашивающий имеет законное право получить.
- Избегается разглашение сведений, относящихся к особой категории персональных данных (раса, национальность, религиозные убеждения, здоровье и т.д.) без соответствующего основания.
- Ведётся журнал учета всех запросов и выдач, доступный для проверки надзорными органами.
Перспективы развития
В ближайшие годы архив планирует:
- Расширить объём оцифрованного фонда до 90 % к 2030 году.
- Внедрить систему искусственного интеллекта для автоматической классификации и извлечения метаданных из scanned‑документов.
- Создать мобильное приложение для подачи запросов и получения уведомлений в режиме реального времени.
- Развить сотрудничество с genealogical обществами и вузами для организации совместных исследовательских проектов.
- Оптимизировать энергопотребление хранилищ за счёт использования солнечных панелей и систем рекуперации тепла.
Контактная информация
- Телефон справочной службы: +7 (384) -5‑12‑34
- Электронная почта: info@archive.yurga.ru
- Официальный сайт: archive.yurga.ru
- Социальные сети: ВКонтакте (vk.com/archive_yurga), Telegram (t.me/archive_yurga)
Юргинский городской архив документов по личному остаётся надёжным хранителем личной истории граждан, обеспечивая доступ к важным документам в удобном и безопасном формате. Независимо от того, нужен ли вам справка о трудовой стаже, копия свидетельства о рождении или помощь в составлении родословной, архив готов оказать квалифицированную поддержку.