Дата актуализации: 06:51:09

Для назначения, перерасчёта или восстановления пенсионных прав необходимо подтвердить:

• трудовой стаж;
• размер и структуру заработной платы за каждый год работы;
• наличие особых условий труда (труд в вредных и опасных условиях, ночные смены и т.п.).

Эти сведения хранятся в государственных архивах (федеральных, региональных, отраслевых) в виде лицевых счетов (карточек начисления заработной платы), табуляграмм, расчётных листков. Если оригиналы документов у работодателя отсутствуют, их можно запросить в архив.

Кому направлять запрос?

Запрос может подавать:

1. Сам пенсионер (или его законный представитель);
2. Орган, уполномоченный на выдачу пенсионных справок – Социальный фонд России (СФР) по месту оформления пенсии;
3. Юридическое лицо‑работодатель (в случае, если запрос делается от его имени).

Рекомендуется сначала обратиться в СФР, который оформит официальное направление в архивное учреждение.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу архивных справок о заработной плате:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 30‑33);
• Постановление Правительства РФ от № 2396 «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных справок о трудовом стаже и заработной плате»;
• Приказ Минтруда России от № 215н «Об образцах запросов в архивные учреждения».

Структура типового запроса

Ниже представлен образец официального запроса, который можно использовать как шаблон. При печати документ следует подписать и поставить печать (если запрос подаёт организация).

Шапка документа

Кому: Национальный архив Российской Федерации (или региональный архив)
От кого: [Ф.И.О. заявителя] / [Наименование организации]
Исходящий №: __________
 

Текст запроса

Тема: Запрос о предоставлении архивных справок о заработной плате и трудовом стаже для назначения (перерасчёта) пенсии

Уважаемый(ая) _______________________!

В связи с оформлением (перерасчётом) пенсионных прав прошу предоставить архивные справки о размере заработной платы и трудовом стаже за период с дд.мм.гггг по дд.мм.гггг для следующего(их) работника(ов):
Ф.И.О.: ______________________________
 Дата рождения: __.__.____
 СНИЛС: ______________________________
 Должность/должностные обязанности: ______________________________
 Период работы в организации: с __.__.____ по __.__.____
 Приказы о приёме и увольнении (прилагаются копии): № ___ от __.__.____, № ___ от __.__.____

(при необходимости – добавить дополнительные лица)

Для целей пенсионного расчёта прошу включить в справку следующие сведения:

 
полный размер начисленной заработной платы за каждый месяц;
 
выплаты премий, надбавок, доплат, компенсаций;
 
отчисления в Пенсионный фонд РФ (страховые взносы);
 
указание на наличие (отсутствие) надбавок за вредные/опасные условия труда.

Документы прошу направить:


 
по почте: __________________________ (почтовый адрес);
 
или в электронном виде на e‑mail: __________________________.


Прилагаемые документы:

 
Копия паспорта (для физических лиц) / Устав организации (для юридических лиц);
 
Копия СНИЛС;
 
Копии приказов о приёме и увольнении;
 
Справка из СФР о необходимости получения архивных данных (при наличии).


С уважением,
___________________________
[Ф.И.О., должность, подпись, печать (если есть)]
 

Пошаговая инструкция подачи запроса

1. Подготовьте пакет документов. Список см. в пункте 4.2 «Прилагаемые документы». Все копии должны быть заверены (при необходимости – нотариально).
2. Получите справку из СФР. Обратитесь в отделение СФР по месту жительства, заполните форму «Заявление о предоставлении архивных справок» и получите официальное направление.
3. Заполните образец запроса. Используйте приведённый выше шаблон, заменив placeholders реальными данными.
4. Отправьте запрос. Возможные способы:
   • Лично в архив (приёмная);
   • Заказным письмом с описью вложения;
   • Электронно через портал archives.gov.ru (если архив поддерживает электронный документооборот).
5. Ожидайте ответа. По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости могут потребоваться уточнения – будьте готовы предоставить их в течение 10 дней.
6. Получите справку. Справка выдаётся в виде печатного документа (копия) и/или в электронном виде (PDF). Проверьте соответствие данных (периоды, суммы, надбавки).
7. Передайте справку в СФР. Для окончательного расчёта пенсии передайте полученную справку в отделение Пенсионного фонда.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения зарплатных карточек в архиве?

Согласно ФЗ «Об архивном деле», документы о заработной плате хранятся в архиве минимум 50 лет с момента их создания.

Можно ли получить справку онлайн?

Да. Многие региональные архивы предоставляют услугу электронного запроса через портал archives.gov.ru. Требуется загрузить сканированные копии документов и подписать запрос электронной подписью.

Нужно ли платить за выдачу справки?

За выдачу архивных справок, необходимых для назначения пенсии, плата не взимается (ст. 30 ФЗ «Об архивном деле»). Однако за ускоренное рассмотрение (в течение 10 дней) может быть установлена небольшая плата, о чём будет уведомлен заявитель.

Что делать, если архив отказывает в выдаче?

В случае отказа необходимо получить письменный мотивированный отказ и подать жалобу в суд в течение 30 дней с даты получения отказа.

Полезные ссылки и скачиваемые образцы

• Образец запроса (DOCX)
• Форма справки о заработной плате (PDF)
• Направление из СФР в архив (DOCX)

Получение архивных справок о заработной плате – важный этап в процессе назначения и перерасчёта пенсии. Тщательно подготовив запрос, собрав все необходимые документы и следуя установленному порядку, вы сможете ускорить процесс получения пенсионных выплат и избежать лишних задержек.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в Социальный фонд России по телефону 8‑800‑100‑00‑00 или в ближайшее отделение Пенсионного фонда РФ.

Автор статьи: ChatGPT, помощник по подготовке юридических документов