Государственные архивы являются фундаментальным элементом информационной инфраструктуры страны, обеспечивающим сохранность документального наследия и доступ к нему для государственных органов, науки и общества․ Деятельность архивных учреждений строго регламентируется федеральным законодательством, нормативными актами Федерального архивного агентства (Росархива) и внутренними уставами․ В данной статье подробно рассматриваются основные задачи, цели и функции государственных архивов на основе действующего нормативного поля․

Законодательное закрепление целей и задач

Базовым документом, определяющим статус, задачи и функции архивов, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․ Согласно статье 17 данного Закона, государственные архивы создаются для хранения, учета и использования архивных документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации․

Детализацию задач дают следующие нормативные акты:

• Основные правила работы государственных архивов РФ (утв․ Росархивом ) — состоят из восьми разделов, регламентирующих все процессы: от приема документов до их использования․
• Уставы конкретных архивов (например, Устав Государственного архива Российской Федерации — ГАРФ)․
• Типовые положения об архивах государственных учреждений, организаций, предприятий․
• Концепция информатизации (автоматизации) деятельности государственного архива (утв․ Росархивом)․

Основные задачи государственных архивов (классификация)

Анализ нормативной базы (в т․ч․ «Основных правил работы․․․», Типового положения, ст․ 1․3 КонсультантПлюс) позволяет выделить четыре ключевые группы задач, которые являются обязательными для любого государственного архива:

Комплектование архива (Формирование фондов)

Это первичная задача, направленная на обеспечение полноты и достоверности Архивного фонда РФ․

• Прием документов от ведомств-образователей, организаций и физических лиц в установленные сроки․
• Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований Росархива․
• Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждений-образователей (экспертиза дел, составление актов отбора)․
• Приобретение (покупка, дарение) архивных документов, имеющих историческую ценность, для пополнения фондов․

Обеспечение сохранности и учет (Хранение и защита)

Согласно п․ 2․3․2 Устава ГАРФ и разделу 2 «Основных правил․․․», это задача приоритетного значения․

• Создание нормативных условий хранения: поддержание микроклимата (температура, влажность), защита от света, пыли, загрязнений․
• Физико-химическая сохранность и биологическая безопасность: борьба с микробиологическими поражениями (плесень, бактерии), насекомыми, грызунами․
• Реставрация и консервация: проведение ремонтных и реставрационных работ, переплет, картонирование, ламинирование․
• Выявление и учет особо ценных и уникальных документов: ведение специальных реестров, усиленная охрана․
• Государственный учет архивных фондов: ведение государственных реестров, описей, каталогов, карточек учета․
• Пожарная безопасность и охрана: инженерно-техническая защита зданий и хранилищ․

Научно-техническая обработка и создание научно-справочного аппарата (НСА)

Без НСА документы не могут быть найдены и использованы․ Задача закреплена в ст․ 17 ФЗ-125 и п․ 3․1․2 Типового положения․

• Расклассификация (разсекречивание) документов в установленном порядке․
• Систематизация фондов (образование фондов, описей, дел)․
• Создание описей (номинативных, предметных, летописных), путеводителей, каталогов, указателей․
• Ведение электронных баз данных и информационных систем (АИС «Архив», ИАС «Архивы России»)․
• Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архива с целью оперативного их использования․

Использование архивных документов (Информационное обслуживание)

Главная социальная цель архива — «служение науке» и обществу (как отмечено в научной литературе, напр․, работах А․А․ Бакшаева и рефератах по архивоведению)․

• Выдача архивных документов для ознакомления в читальных залах (внутреннее использование)․
• Выдача копий (бумажных, электронных) и справок по запросам граждан и организаций․
• Оказание услуг по поиску сведений (генеалогические, биографические, правовые)․
• Информирование государственных органов, организаций о составе и содержании документов по актуальной для них тематике (для организационной, экономической, идеологической, научной и культурной деятельности)․
• Публикация документов, подготовка тематических сборников, выставок, виртуальных экспозиций․
• Обеспечение удаленного доступа к электронным копиям документов через порталы (Единый портал архивов, сайты архивов)․

Цели и задачи информатизации (автоматизации) деятельности

Современный этап развития архивного дела неразрывно связан с цифровизацией․ Концепция информатизации (автоматизации) деятельности государственного архива (утв․ Росархивом) выделяет специфические цели и задачи в этой сфере:

Цели Концепции (п․ 1․3)

1. Создание единого информационного пространства государственного архива;
2. Обеспечение интеграции архива в Единую государственную архивную информационную систему (ЕГАИС) и федеральные информационные ресурсы․
3. Повышение эффективности управления архивными процессами и качества архивных услуг․
4. Обеспечение долгосрочного сохранения электронных документов и цифровых копий․

Основные задачи информатизации (п․ 1․2)

• Автоматизация основных технологических процессов: учета, хранения, НСА, использования․
• Создание внутреннего информационного портала архива (Единая точка доступа) по принципу агрегирования информации (п․ 1․4․4 Концепции)․
• Цифровизация (сканирование) документов фондов для доступа в сети и сохранения оригиналов (снятие с обращения ценных оригиналов)․
• Внедрение электронного документооборота (ЭДО) во внутренней деятельности архива․
• Обеспечение интеграции, системности, комплексности и унификации (стандартизации) технологических процессов и решений, их масштабируемости, доступности и надежности (п․ 1․4․5 Концепции)․
• Защита информации (Гостайна, персональные данные) в автоматизированных системах․

Стратегические цели и приоритеты развития (на среднесрочную перспективу)

Согласно Проекту Концепции развития архивного дела в РФ на период до 2020 года (основы для текущих стратегий) и Публичной декларации ключевых целей Росархива, системные цели включают:

• Недопущение утрат документов Архивного фонда РФ (физических и электронных)․
• Значительное усиление внимания к вопросам физико-химической сохранности документов (модернизация хранилищ, внедрение безкислотных материалов, создание лабораторных корпусов, напр․, в РГАКФД)․
• Полное формирование Единой государственной архивной информационной системы (ЕГАИС)․
• Обеспечение открытости архивов и доступности архивной информации для граждан (в т․ч․ через портал «Архивы России»)․
• Развитие международного сотрудничества и возвращение вывезенных культурных ценностей․
• Кадровое обеспечение и повышение профессионализма архивистов․

Функции архива как инструмент реализации задач

В Типовом положении об архиве (п․ 3․2) и Уставах конкретных архивов задачи реализуются через конкретные функции:

Особенности задач в зависимости от типа архива

Хотя базовые задачи едины, акценты различаются:

• Федеральные государственные архивы (ГАРФ, РГАЭ, РГВИА, РГАКФД и др․): акцент на хранении уникальных фондов федерального значения, научной обработке, международном сотрудничестве, создании федеральных информационных ресурсов․
• Государственные архивы субъектов РФ: акцент на комплектации фондами органов региональной власти, обслуживании местного населения, взаимодействии с муниципальными архивами․
• Центральные архивы федеральных органов власти (ведомственные): создаются как структурные подразделения для хранения документов конкретного ведомства (МИД, МВД, ФСБ и др․), выполняют функции по п․ 3․1 Типового положения (комплектование, учет, сохранность, НСА, использование в интересах ведомства)․
• Архивы государственных учреждений/организаций: задачи сужены: комплектование документами данной организации, учет, сохранность, подготовка к передаче в госархив, выдача справок сотрудникам․

Задачи и цели государственных архивов формируют замкнутый цикл жизненного пути документа: формирование → сохранение → обработка → использование․ На современном этапе ключевыми вызовами являются:

• Цифровая трансформация (переход на «безбумажные» технологии, долгосрочное хранение электронных документов)․
• Обеспечение физико-химической сохранности массива документов, накопленного за столетия (массовое закисление бумаги)․
• Повышение доступности за счет удаленных сервисов и открытых данных․

Строгое соблюдение «Основных правил работы․․․», Уставов и Концепции информатизации является гарантией выполнения конституционной функции архивов, сохранения документальной памяти народа и обеспечения прав граждан на доступ к архивной информации․

Статья подготовлена на основе нормативных актов: ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», Основных правил работы государственных архивов РФ (2002), Концепции информатизации деятельности госархива (Росархив), Типового положения об архиве госучреждения, Устава ГАРФ, а также материалов Публичной декларации Росархива․