Государственная архивная служба Российской Федерации представляет собой единую систему учреждений, обеспечивающих сохранение и использование документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации. Деятельность всех государственных архивов — от федеральных до муниципальных — регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подзаконными актами (Постановления Правительства, приказы Росархива).

Несмотря на разницу в уровне подчиненности (федеральные, региональные, муниципальные) и профиле (исторические, научно-технические, экономические, военно-морские и др.), базовые задачи и функции едины для всей системы. Ниже представлен подробный обзор этих полномочий.

Основные задачи государственных архивов

Согласно ст. 19 ФЗ № 125-ФЗ, главной целью деятельности государственных архивов является обеспечение сохранности, учет, описание, комплектование и предоставление на использование архивных документов, входящих в Архивный фонд РФ.

Ключевые задачи:

• Сохранение национальной документариной памяти: Гарантия физической сохранности документов для будущих поколений.
• Обеспечение прав граждан и организаций: Предоставление документов, подтверждающих права (пенсионные, жилищные, имущественные, реhabilитационные и др.).
• Поддержка государственного управления: Своевременное предоставление архивной информации органам власти для принятия решений.
• Научное и культурное использование: Создание условий для исторических, социологических, демографических и иных исследований.
• Формирование Архивного фонда РФ: Отбор документов на хранение при экспертизе стоимости документов организаций.

Основные функции (полномочия)

Функции, это конкретные виды деятельности, через которые реализуються задачи. Их можно сгруппировать по направлениям:

Прием и комплектование фондов (Формирование)

1. Прием документов на государственное хранение от ведомств, организаций, предприятий (после экспертизы стоимости документов).
2. Приобретение архивных документов у физических и юридических лиц (покупка, дарение, обмен) для восполнения пробелов в фондах.
3. Участие в экспертизе стоимости документов (члены экспертных комиссий определяют сроки хранения и судьбу документов).
4. Контроль за сохранностью документов у формирователей (выездные проверки, консультации по оформлению дел).

Учет, описание и научная обработка (Организация фондов)

• Государственный учет фондов: Ведение государственных реестров фондов, описей, дел (включая внесение данных в Федеральную государственную информационную систему «Государственный архивный фонд» — ФГИС ГАФ).
• Научно-справочный аппарат: Составление описей (номинативных, систематических), путеводителей, реестров, указателей, тематических справочников.
• Делообразование и упорядочение: Раскладка документов по делам, хронологическое/систематическое упорядочение внутри дел, нумерация.
• Актуализация данных: Корректировка сведений о фондах при уточнении дат, названий организаций, раскрытии ранее засеченных сведений.

Обеспечение сохранности (Хранение и консервация)

• Создание микроклимата: Поддержание нормативных параметров температуры, влажности, освещенности, газового состава воздуха в хранилищах.
• Профилактика и дезинфекция: Регулярные санитарные обработки, борьба с биологическими вредителями (грибок, насекомые, грызуны).
• Реставрация и консервация: Ремонт поврежденных документов, разглаживание, укрепление бумаги, переклеивание, изготовление защитных конвертов/коробок.
• Обеспечение пожарной и физической безопасности: Системы пожаротушения (безводные), охранно-пожарная сигнализация, контроль доступа.
• Цифровое сохранение: Создание электронных копий уникальных и часто запрашиваемых документов для снижения нагрузки на оригиналы (диджитизация).

Предоставление и использование (Справочно-информационная деятельность)

Это наиболее видимая для общества функция. Она включает:

• Выдачу архивных справок и копий: Заготовление документов по запросам граждан (пенсионные, правовые, родословные) и организаций.
• Обеспечение доступа в читальных залах: Работа с оригиналами документов исследователями (с соблюдением режима доступа и защиты персональных данных).
• Дистанционное обслуживание: Прием запросов через портал «Госуслуги», сайты архивов, электронную почту; выдачу сканов/копий в электронном виде.
• Публикация и популяризация: Издание сборников документов, альбомов, проведение выставок, лекций, экскурсий, ведение ресурсов «Память народа», «Подвиг народа», региональных порталов.
• Раскрытие сведений: Работа с запросами на раскрытие сведений, содержащих государственную тайну или иную охраняемую законом тайну (сроки доступа: 30, 75, 100 лет и др.).

Методологическое руководство и контроль

• Федеральные архивы (РГАДА, РГИА, ГАРФ, РГАНИ, РГВИА и др.) и региональные главные архивные управления осуществляют методологическое руководство подведомственными/территориальными архивами.
• Проводят проверки состояния делопроизводства и архивного дела в организации-формирователях (ведомствах, госучреждениях).
• Разрабатывают методические рекомендации по оформлению дел, экспертизе, хранению электронных документов.

Специфика функций в зависимости от типа архива

Хотя базовые функции общие, профиль архива накладывает отпечаток на приоритеты:

Современные вызовы и направления развития функций

В настоящее время функции архивов трансформируются под влиянием цифровизации:

Переход на электронное делопроизводство

Архивы принимают на хранение не только бумажные дела, но и электронные документы (ЭД), подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Это требует внедрения систем долгосрочного хранения электронных документов (СДХЭД) и изменения методов экспертизы и описания.

Создание ФГИС ГАФ (Федеральная государственная информационная система «Государственный архивный фонд»)

Централизованная база данных описей всех архивов страны. Функция обязательного внесения сведений в ФГИС ГАФ стала ключевой для обеспечения поиска документов по всей стране через Единый портал архивных документов.

Расширение дистанционных сервисов

Функция «предоставления на использование» смещается в онлайн: заказ справок через Госуслуги, оплата услуг, получение готовых сканов в личном кабинете без визита в архив.

Раскрытие архивов (Десекретизация)

Систематическая работа по снятию грифа «Секретно» / «Совершенно секретно» с документов, истекшим сроком секретности (30 лет для большинства документов, 75/100 лет для персональных данных), и их перевод в открытый доступ.

Законодательное закрепление ответственности

За неисполнение функций архивами и формирователями документов предусмотрена ответственность (ст. 21, 22 ФЗ № 125-ФЗ, КоАП РФ, УК РФ):

• Административная: Штрафы за нарушение сроков сдачи документов в архив, за порчу/уничтожение документов Архивного фонда РФ, за отказ в выдаче справок гражданам.
• Уголовная: За хищение, уничтожение, повреждение или скрытие документов, входящих в Архивный фонд РФ (ст. 243 УК РФ).
• Дисциплинарная/Материальная: За ненадлежащее выполнение служебных обязанностей работниками архивов.

Задачи и функции всех государственных архивов формируют замкнутый цикл жизненного пути документа: создание → экспертиза → прием → учет → хранение/консервация → описание → предоставление → использование.

Эффективная работа архивов — это не просто «хранение бумаг», а гарантия правового состояния (защита прав граждан), прозрачности власти (доступ к информации об управлении) и исторической идентичности нации (сохранение памяти). Современный этап требует от архивов перехода от пассивных хранилищ к активным информационно-аналитическим центрам с высокой степенью цифровизации сервисов.

Статья подготовлена на основании Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Постановления Правительства РФ № 1126, приказов Росархива и действующих типовых положений о государственных архивах.