Заказное письмо (заказное извещение) – это официальный документ‚ направляемый с подтверждением получения адресатом. В контексте работы с архивом Министерства обороны РФ такое письмо используется для:

• запроса справок‚ выписок из дел;
• подачи заявлений о доступе к документам;
• направления уведомлений о проведении проверок‚ аудитов и т.д.;
• иных официальных обращений‚ требующих подтверждения вручения.

Нормативная база

Оформление заказного письма регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12 – порядок предоставления архивных справок);
2. Приказ Минобороны России № 200 от «О порядке работы с архивными документами» (раздел 4 – оформление запросов);
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» (для оформления реквизитов);
4. Постановление Правительства РФ № 1155 от «О порядке направления заказных писем» (правила использования услуги почтовой связи).

Структура заказного письма

Заказное письмо состоит из обязательных и рекомендуемых блоков. Ниже представлена последовательность их размещения.

Обязательные блоки

• Шапка (реквизиты отправителя) – наименование организации‚ её юридический адрес‚ ИНН/КПГ‚ телефон‚ факс‚ e‑mail.
• Дата и номер документа – указываются в правом верхнем углу (пример: « № 123/Арх»).
• Адресат – полное наименование получателя: «Начальнику архива Министерства обороны Российской Федерации»‚ почтовый индекс и точный адрес архива (например‚ 119034‚ г. Москва‚ ул. Зубовский бульвар‚ д. 4).
• Тема письма – кратко отражает суть обращения (выделяется жирным шрифтом или .
• Текст обращения – вежливая часть‚ где указывается просьбазапрос‚ Просьба.
• Основной текст – содержит просьбу‚ обоснование‚ перечень запрашиваемых документов‚ ссылки на нормативные акты и сроки ответа.
• Подпись отправителя – должность‚ Ф.И.О.‚ личная подпись‚ расшифровка подписи.
• Примечание о способе отправки – указывается‚ что письмо направляется заказным с уведомлением о вручении (например: «Отправлено заказным письмом с уведомлением о вручении № 123456789»).

Рекомендуемые блоки

• Список приложений – перечень прилагаемых документов (копии уставов‚ доверенности‚ платежные поручения и т.д.);
• Контактная информация для обратной связи – телефон‚ e‑mail ответственного лица.
• Штамп организации (при наличии).

Требования к оформлению

Для обеспечения официального вида и соответствия государственным стандартам соблюдайте следующие правила:

• Шрифт – Times New Roman‚ размер 14 pt; межстрочный интервал 1‚5; выравнивание по ширине.
• Поля – верхнее и нижнее 20 мм‚ левое 25 мм‚ правое 15 мм.
• Отступы – абзацный отступ 1‚25 см (или пять пробелов).
• Нумерация страниц – если письмо занимает более одного листа‚ номера ставятся внизу по центру.
• Выделение важных моментов – допускается использование тега b (жирный шрифт) для выделения названий нормативных актов‚ дат‚ номеров дел.
• Язык – официально‑деловой‚ без разговорных выражений и жаргона.
• Отсутствие ошибок – проверка орфографии‚ пунктуации и корректности реквизитов обязательна перед отправкой.

Пример шаблона заказного письма

Министерство обороны Российской Федерации
Архивный отдел
119034‚ г. Москва‚ ул. Зубовский бульвар‚ д. 4
ИНН 7704012345‚ КПП 770401001
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67‚ факс: +7 (495) -23‑45‑68
e‑mail: archive@mil.ru

 № 123/Арх

Начальнику архива
Министерства обороны Российской Федерации
119034‚ г. Москва‚ ул. Зубовский бульвар‚ д. 4

Тема: Запрос справки о наличии дела № 45‑К‑1987 о боевом пути 2‑й гвардейской танковой армии

Уважаемый Иван Иванович!
Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказу Минобороны России № 200 от ‚ прошу предоставить справку о наличии и состоянии дела № 45‑К‑1987‚ касающегося боевого пути 2‑й гвардейской танковой армии за период 1941‑1945 гг.

В случае отсутствия указанного дела прошу указать причины его отсутствия и предложить альтернативные источники информации‚ доступные в вашем архиве.

Срок предоставления справки – не позднее 10 рабочих дней с даты получения настоящего запроса.
Приложение:
Копия доверенности на представителя (№ ДТ‑2026/07‚ выдана ).

С уважением‚
Подпись
Иван Petrov
Начальник отдела документационного обеспечения
Министерство обороны Российской Федерации
М.П.
Отправлено заказным письмом с уведомлением о вручении № 987654321.

Частые ошибки и как их избежать

• Неполные реквизиты получателя – всегда проверяйте актуальный почтовый индекс и точный наименование учреждения (можно уточнить на официальном сайте Минобороны РФ).
• Отсутствие ссылки на нормативный акт – без указания основания запрос может быть оставлен без рассмотрения.
• Неуказание срока ответа – приводит к задержкам; лучше указать конкретный срок‚ соответствующий регламенту.
• Неправильный формат даты и номера – используйте единообразный вид: «ДД.ММ.ГГГГ № XXX/Арх».
• Отсутствие уведомления о вручении – без этой услуги письмо не считается заказным‚ и подтверждение получения невозможно.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Министерства обороны РФ: https://mil.ru (раздел «Архив»).
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (текст доступен на сайте КонсультантПлюс).
• Приказ Минобороны России № 200 от «О порядке работы с архивными документами».
• Постановление Правительства РФ № 1155 от «О порядке направления заказных писем».
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления».

Соблюдение представленного формата и рекомендаций значительно повысит вероятность быстрого и положительного рассмотрения вашего запроса начальником архива Министерства обороны Российской Федерации. Удачной работы!