Закон Российской Федерации «Об архивном фонде и архивах» от 22 октября 1993 г. № 125-ФЗ (далее – Закон) стал фундаментом современной архивной политики страны. Он определил правовые‚ организационные и методологические основы создания‚ ведения‚ охраны и использования архивных фондов. Ниже представлена подробная разборка ключевых положений закона.

Основные понятия и принципы

• Архивный фонд – совокупность архивных документов‚ упорядоченных по определённым признакам‚ хранящихся в архивных учреждениях.
• Архивный документ – документ‚ созданный в процессе осуществления управленческой‚ хозяйственной‚ научной‚ культурной и иной деятельности‚ а также документ‚ полученный в результате выполнения указанных функций.
• Архивное учреждение – государственное‚ муниципальное или иное юридическое лицо‚ уполномоченное вести архивный фонд.
• Принцип законности – все действия с архивными документами должны соответствовать действующему законодательству.
• Принцип публичности – архивные документы‚ не отнесённые к категории ограниченного доступа‚ подлежат предоставлению пользователям.
• Принцип сохранности – обеспечение физической и юридической сохранности архивных фондов.

Структура и классификация архивных фондов

По субъекту создания

1. Государственные архивы (федеральные‚ региональные‚ муниципальные).
2. Архивы организаций (предприятий‚ учреждений‚ общественных объединений).

По содержанию

• Документы государственного управления.
• Документы хозяйственной деятельности.
• Документы научно‑технической‚ культурной‚ образовательной сферы.
• Личные (частные) архивы.

По сроку доступа

• Открытые (доступные всем).
• С ограниченным доступом (секретные‚ служебные тайны‚ персональные данные).
• Запретные (документы‚ подлежащие уничтожению).

Права и обязанности участников архивного процесса

Государство и органы власти

Обеспечивают:

• Создание нормативно‑правовой базы в сфере архивного дела.
• Финансирование государственных и муниципальных архивов.
• Контроль за соблюдением требований закона.

Архивные учреждения

Обязанности архивов включают:

• Приём‚ регистрацию и систематизацию архивных документов.
• Обеспечение их сохранности (физической и юридической).
• Создание условий для доступа пользователей.
• Ведение учёта и отчётности о состоянии фондов.
• Участие в научных и просветительских проектах.

Организации‑создатели документов

Должны:

• Вести учёт создаваемых документов.
• Своевременно передавать архивные документы в соответствующий архив.
• Соблюдать правила классификации и маркировки.

Пользователи (исследователи‚ граждане)

Имеют право:

• Запрашивать и получать копии открытых архивных документов.
• Получать консультацию от архивных сотрудников.

При этом они обязаны:

• Соблюдать правила пользования архивными фондами.
• Не нарушать порядок обращения с документами.

Порядок формирования и передачи архивных фондов

1. Регистрация – каждый документ получает уникальный регистрационный номер.
2. Классификация – распределение по тематикам‚ периодам‚ видам деятельности.
3. Систематизация – размещение в оптико‑механических или электронных системах.
4. Передача – документы‚ подлежащие передаче в архив‚ передаются в течение 6 месяцев после их создания (срок может быть продлён в особых случаях).
5. Уничтожение – документы‚ утрачивающие историческую и правовую ценность‚ подлежат уничтожению только после соответствующего решения уполномоченного органа.

Охрана и сохранность архивных документов

Физическая охрана

• Контроль микроклимата (температура‚ влажность).
• Защита от пожара‚ затопления‚ механических повреждений.
• Использование специализированных хранилищ (архивные помещения‚ сейфы).

Юридическая охрана

• Регистрация прав собственности и прав пользования.
• Ограничения доступа к документам‚ содержащим государственную тайну или персональные данные.
• Ответственность за нарушение правил обращения с архивными документами (штрафы‚ административные меры).

Доступ к архивным фондам

Публичный доступ

Все документы‚ не отнесённые к категории ограниченного доступа‚ могут быть предоставлены пользователям в виде оригиналов‚ копий или электронных файлов.

Ограниченный доступ

Для получения доступа к таким документам необходимо:

• Предъявить документ‚ подтверждающий законный интерес (например‚ судебный запрос‚ согласие владельца).
• Получить разрешение от уполномоченного органа архива.

Электронные каталоги

Закон предписывает создание и поддержание электронных баз данных‚ позволяющих искать документы по:

• Ключевым словам.
• Дате создания.
• Типу документа.

Ответственность за нарушение законодательства

Перспективы развития архивного законодательства

С момента принятия закона 1993 года в России было принято несколько поправок‚ направленных на:

• Внедрение цифровых технологий (электронные архивы‚ сканирование).
• Усиление защиты персональных данных в архивных документах.
• Упрощение доступа к историческим материалам для научных и образовательных целей.
• Развитие международного сотрудничества в сфере архивов.

В ближайшие годы ожидается дальнейшее уточнение нормативных актов‚ связанных с:

1. Электронным документооборотом и цифровой подписью.
2. Автоматизацией процессов классификации и индексации.
3. Созданием единой национальной информационной системы архивов.

Закон «Об архивном фонде и архивах» 1993 г. создал правовую основу‚ позволяющую обеспечить сохранность исторической памяти‚ а также обеспечить открытый и контролируемый доступ к документам. Его основные положения – это:

• Чёткое определение статуса и функций архивных фондов.
• Регламентация прав и обязанностей всех участников архивного процесса.
• Гарантии сохранности и юридической защиты архивных материалов.
• Обеспечение публичного доступа при соблюдении требований конфиденциальности.

Понимание этих принципов необходимо как для специалистов‑архивистов‚ так и для всех‚ кто работает с документами в государственных и частных организациях.

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.