Должность заместителя директора по основной деятельности государственного архива является одной из ключевых в управленческой структуре архивного учреждения. Это руководящая должность, несущая ответственность за реализацию основных целей архива — сохранность, учет, научную обработку и предоставление архивных документов пользователям. Данная статья подробно разбирает правовое регулирование, структуру должностной инструкции, основные функции, права и ответственность данного должностного лица.

Правовое регулирование деятельности

Деятельность заместителя директора по основной деятельности строится на базе сложной системы нормативных правовых актов. Ключевыми документами являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», основной закон, определяющий принципы, задачи и полномочия архивов.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации (в части доступа к информации, защите персональных данных, информационной безопасности).
• Постановление Правительства РФ от № 974 «Об утверждении Положения о федеральном архиве» (или типовое положение о государственном архиве субъекта РФ/муниципальном архиве) — устанавливает структуру и компетенцию органов управления архивом.
• Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Квалификационных требований к должностям руководителей и специалистов архивных учреждений» — определяет требования к образованию, стажу и компетенциям.
• Трудовой кодекс РФ — регулирует трудовые отношения, права и обязанности сторон.
• Локальные нормативные акты архива: Устав, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о коммерческой тайне/гостайне (при наличии), Инструкции по охране труда и технике безопасности.

Квалификационные требования (согласно Приказу Росархива № 100)

Для назначения на должность кандидат должен соответствовать следующим критериям:

1. Образование: Высшее профессиональное образование (профиль: «Архивоведение», «История», «Документоведение», «Управление государством/муниципалитетом» и смежные). Допускается наличие двух высших образований (профильное + юридическое/управленческое).
2. Стаж работы: Не менее 3 лет работы на руководящих должностях в архивных учреждениях или на специалистских должностях, связанных с архивным делом.
3. Компетенции: Знание архивного законодательства, методики фондообразования, описи, хранения, использования документов, основ информатизации архивных процессов, управления персоналом и документационного обеспечения управления.

Должностная инструкция: структура и ключевые разделы

Должностная инструкция (ДИ) — это основной локальный нормативный акт, фиксирующий права, обязанности, ответственность и отношения заместителя директора. Она утверждается директором архива в согласовании с учредителем (органом власти) и профсоюзом (при наличии).

Стандартная структура ДИ:

1. Общие положения: категория должности, порядок назначения/освобождения, подчиненность (директору), замещение при отсутствии.
2. Функции (область деятельности): перечень направлений работы, за которые отвечает заместитель.
3. Обязанности: детальный перечень действий (ежедневных, периодических, разовых).
4. Права: полномочия, необходимые для исполнения обязанностей.
5. Ответственность: виды ответственности за неисполнение или недобросовестное исполнение обязанностей.
6. Отношения (взаимосвязи): взаимодействие с другими заместителями, начальниками отделов, контролирующими органами, пользователями.

Основные функции (направления деятельности)

В отличие от заместителей по хозяйственной части или по информатизации, заместитель по основной деятельности курирует «ядро» архивного дела. Ключевые функции включают:

Фондообразование и прием документов

• Организация приема архивных фондов от ведомств, организаций, частных лиц (передача по срокам хранения, акты приема-передачи).
• Контроль за соблюдением сроков передачи документов в архив (согласно перечням типовых управленческих архивных документов).
• Работа с экспертными комиссиями по отбору документов на хранение/уничтожение (ценностная экспертиза).
• Методическое руководство отделами приема и регистрации фондов.

Учет, научная обработка и описание фондов

• Организация государственного учета фондов (ведение госреестров, фондовых книжек, описей).
• Управление процессом научной обработки: систематизация, описание (составление описей, путеводителей, справочников), атрибуция дел.
• Внедрение современных стандартов описания (ISAD(G), РАДД/РАДД-Э) и работы в АИС «Государственный архивный фонд» (или региональных АИС);
• Контроль за качеством и сроками составления поисковых приборов.

Обеспечение сохранности и хранение (Фондовое хранение)

• Контроль за соблюдением режима хранения (температура, влажность, освещение, газопылеочистка) в хранилищах.
• Организация профилактических осмотров фондов, борьбы с биологическими вредителями, пылью, грибком.
• Планирование и контроль проведения реставрационных и консервационных работ (взаимодействие с реставрационной мастерской/отделом).
• Обеспечение пожарной безопасности и антитеррористической защиты в фондовых помещениях.

Использование документов и информационно-справочное обслуживание

• Организация работы читального зала: прием запросов (письменных, устных, электронных через портал Госуслуг/сайт архива), выдача документов.
• Контроль за соблюдением сроков рассмотрения запросов (законодательно установленных 30 дней и внутренних регламентов).
• Решение вопросов предоставления доступа к документам с ограниченным доступом (Государственная тайна, Персональные данные, Коммерческая тайна) — взаимодействие с владельцами информации/декларантами.
• Организация платных архивных услуг (ксерокопирование, цифровое копирование, справки, заверения) и контроль за доходной частью.
• Развитие удаленного доступа: публикация описей и оцифрованных документов в интернете, работа с электронными запросами.

Информатизация основных архивных процессов

• Курирование перевода поисковых приборов в электронный вид (ретроспективное вводение данных).
• Организация массового оцифровования документов (проектные работы, гранты, федеральные целевые программы).
• Внедрение электронного документооборота (ЭДО) во внутренних процессах архива (согласование приказов, отчетность).

Методическая работа и взаимодействие

• Методическое руководство подведомственными/балансодержателями архивами (если применимо).
• Взаимодействие с Росархивом, главными архивными управлениями субъектов РФ, профильными министерствами.
• Подготовка отчетности по основной деятельности (статистические формы, отчеты о выполнении госзадания, планов мероприятий).

Права заместителя директора

Для эффективного управления процессами заместителю предоставляются следующие права:

• Подписывать в пределах своей компетенции исходящую документацию, акты приема-передачи, отчеты, служебные записки.
• Запрашивать у структурных подразделений архива информацию, документы, объяснения, необходимые для исполнения должностных обязанностей.
• Вносить на рассмотрение директора предложения по:
  • структуре и штатному расписанию основных отделов;
  • плану приема, обработки, оцифровки и использования фондов;
  • награждению и поощрению сотрудников, к применению мер дисциплинарного взыскания;
  • закупке оборудования, ПО, расходников для основных процессов.
• Представлять архив во внешних организациях, комиссиях, рабочих группах по вопросам основной деятельности по поручению директора.
• Изучать проекты приказов, распоряжений директора, затрагивающие вопросы основной деятельности, и давать на них заключения.
• Требовать от подчиненных руководителей отчетов о выполнении плановых заданий.

Ответственность

Заместитель директора несет полную административную, дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую и (при наличии признаков) уголовную ответственность за:

1. Неисполнение или недобросовестное исполнение обязанностей, предусмотренных ДИ и Уставом архива.
2. Нарушение законодательства об архивном деле (недопущение документов к хранению, утрата документов, нарушение сроков и порядка предоставления документов пользователям).
3. Несвоевременное представление отчетности в вышестоящие органы (Росархив, учредитель).
4. Нарушение режима секретности (гостайны, персональных данных) при работе с документами ограниченного доступа.
5. Несоблюдение требований пожарной безопасности, санитарных норм, охраны труда в подчиненных подразделениях (хранилищах, читальных залах).
6. Причинение материального ущерба архиву в результате виновных действий (решений).
7. Нарушение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.

Взаимосвязи и взаимодействие (Организационные отношения)

Ключевые показатели эффективности (KPI)

Результативность работы заместителя директора по основной деятельности оценивается по следующим основным показателям (часто закрепленным в Госзадании или контракте с директором):

• Объем принятых фондов (пог. м. или кол-во дел) в % к плану / перечню передаваемых документов.
• Объем научно обработанных фондов (кол-во составленных описей, введенных в АИС единиц хранения).
• Показатели использования: количество обслуженных пользователей, количество выданных документов/копий, % запросов, выполненных в срок.
• Оцифровка: количество оцифрованных изображений/дел, объем данных, опубликованных в открытом доступе.
• Сохранность фондов: отсутствие фактов порчи, утраты, биологического заражения; соблюдение микроклимата (по данным мониторинга).
• Доходы от платных услуг (если плановые задания предусматривают доходную часть).
• Отсутствие замечаний по результатам проверок контролирующих органов (Росархив, Прокуратура, Счетная палата).

Особенности работы в современных условиях (2026 год)

На текущий момент (ноябрь 2026 г.) роль заместителя по основной деятельности существенно трансформируется под влиянием цифровизации:

Переход к «Цифровому архиву»

Приоритет смещается с бумажного учета на управление электронными архивными фондами. Заместитель должен курировать внедрение систем долгосрочного хранения электронных документов (СДХЭД), обеспечивать юридическую значимость электронных копий (ЭП, квантовые подписи в перспективе), решать вопросы миграции форматов файлов.

Федеральный проект «Цифровая культура» / «Цифровое государственное управление»

Архивы являются ключевыми поставщиками данных для межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Заместитель отвечает за качество метаданных, передаваемых в Единую государственную автоматизированную информационную систему архивного дела (ЕГАИСАД) и на портал «Архивы России».

Работа с документами новой формы

Поступление в архивы документов, созданных в информационных системах ведомств (ЕРП, ЭДО, блокчейн-реестры), требует от заместителя компетенций в области IT-архивирования, парсинга данных и верификации подлинности.

Доступность и открытость

Рост запросов через Госуслуги и личные кабинеты пользователей требует автоматизации процессов выдачи (роботизация рутинных операций, чат-боты для консультаций). Заместитель является заказчиком этих IT-решений у подрядчиков или внутреннего отдела информатизации.

Должность заместителя директора по основной деятельности государственного архива требует уникального сочетания глубоких профессиональных знаний в области архивоведения, документоведения и истории с навыками управленческого консалтинга, проектного управления и цифровой грамотности. Качество работы именно этого руководителя определяет, выполнит ли архив свою конституционную миссию, обеспечение права граждан на доступ к информации, сохранность национальной документационной памяти и прозрачность государственной власти.

Грамотно составленная должностная инструкция, четкое делегирование полномочий от директора и система мотивации, привязанная к KPI основной деятельности, являются залогом эффективной работы всего архивного учреждения.

Статья подготовлена на основе действующего на законодательства РФ (125-ФЗ, 149-ФЗ, Постановление Правительства РФ № 974, Приказ Росархива № 100) и типовых стандартов управления государственными архивами.