В архивной практике занесенный номер – это уникальный идентификатор, который фиксируется в описях, карточках учета и других справочных материалах архива. Он позволяет точно указать, где находится конкретный документ (дело, лист, файл) внутри фонда, описи или тома. Ниже подробно рассмотрены нормативные основы, порядок формирования таких номеров и практические примеры их применения.

Нормативная база

Основным документом, регулирующим порядок учета и хранения архивных материалов в Российской Федерации, является Приказ Росархива Росархива от № 77 (ред. от ). В пункте 2.3 Правил, утвержденных этим приказом, сказано:

«Архивной коллекцией признается совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, авторскому, хронологическому). Архивной коллекции государственный (муниципальный) архив присваивает номер и наименование фонда при передаче документов указанной коллекции на постоянное хранение».

Таким образом, номер фонда – первый элемент занесенного номера – присваивается именно при оформлении архивной коллекции на постоянное хранение.

Состав занесенного номера

В зависимости от уровня детализации номер может включать несколько частей:

• Номер фонда – основной идентификатор коллекции (например, Ф.Р‑7).
• Номер описи – указывает, в какой описи фонда находится дело (Оп. 1).
• Номер дела (или документа) – порядковый номер внутри описи (Д. 52).
• Номер листа – если требуется уточнение до отдельного листа (Л. 7).
• Том, том‑часть, папка – дополнительные уточнения при многотомных делах.

Пример полной записи, часто встречающейся в справках и выписках:

ГААОСО. Ф.Р-7. Оп.1. Д.52. Л.7.

Где:

• ГААОСО – сокращённое название архива (Государственный архив административных органов Свердловской области);
• Ф.Р-7 – номер фонда;
• Оп.1 – номер описи;
• Д.52 – номер дела;
• Л.7 – номер листа внутри дела.

Как присваивается номер при подготовке документов к сдаче в архив

Формирование фонда и описи

После того как документы прошли экспертизучение (соответствуют признакам,

После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела (приложение 1). В соответствии с правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:

• номер описи;
• том, наименование папки;
• номер фонда;
• дата принятия на хранение;
• краткое содержание дела.

Нумерация листов и учет пропущенных номеров

При подшивке дел в архив листы пронумеровываются последовательно. Если в процессе нумерации обнаруживается пропуск (например, лист № 26 отсутствует), в заверительной надписи дела указывается:

«В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в т. ч. литерные номера листов 25а, 25б; пропущенный номер листа 26 …»

Это позволяет будущим пользователям точно понять, где может отсутствовать информация и избежать ошибочного поиска.

Как получить номер из архива (запрос, справка, выписка)

Для получения информации о конкретном документе необходимо подать запрос в архив, указав:

• ФИО лица (с учетом возможных изменений фамилии, имени, отчества);
• название и номер учебного заведения (с указанием района Москвы до 1993 г. или административного округа после);
• факультет, курс, год обучения;
• иные реквизиты, позволяющие идентифицировать дело (номер фонда, описи, дела, листа).

Архивная информация предоставляется по документам, переданным на хранение в учреждения, подведомственные Главархиву Москвы (или соответствующему региональному архиву). В ответе обычно указывают:

• номер контактного телефона (при наличии);
• адрес электронной почты;
• вид, серия, номер и дата документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ;
• полный архивный шифр (например, ГААОСО. Ф.Р-7. Оп.1. Д.52. Л.7.).

Пример запроса в архив о родственниках (по данным Familio.Media):

«Для запроса нужно знать номер партбилета члена ВКП(б) или КПСС, после чего в Российском государственном архиве социально‑политической истории можно найти учетные карточки».

5>Особенности работы с номерами при подготовке дел к передаче в архив

При подготовке документов к сдаче в архив важно соблюдать следующие правила:

1. Идентификация – каждый документ должен иметь реквизиты, позволяющие его unambiguously (наимен, номер).
2. Подшивка и нумерация – листы подшиваются в порядке возрастания номеров; пропущенные номера фиксируются в описи.
3. Оформление обложки – на обложке указываются номер описи, том/папка, номер фонда и дата сдачи.
4. Создание описи дел постоянного хранения – после передачи дел в архив составляется опись, которая утверждается Экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения.
5. Контроль сохранности – при выделении к уничтожению документов проверяется соответствие номерам описи, чтобы избежать ошибочного удаления нужных дел.

Занесенный номер в архиве – это не просто набор цифр и букв, а ключевой элемент архивной системы, обеспечивающий:

• однозначную идентификацию каждого документа;
• удобный поиск и получение информации;
• сохранность иной ценности архивных фондов.

Соблюдение нормативных положений, изложенных в Приказе Росархива от № 77, правильная нумерация листов и дел, а также грамотное оформление обложек и описей позволяют архивам эффективно выполнять свою миссию по сохранению национального наследия и обеспечению доступа к информации для исследователей, государственных органов и граждан.

Если вам необходимо получить конкретный номер из архива, подготовьте запрос с полными реквизитами лица или организации, уточните интересующий вас период и тип документа, после чего обратитесь в соответствующее архивное учреждение (например, ГААОСО, ГАРФ или региональный архив). Ответ будет содержать полный архивный шифр, которым вы сможете пользоваться при дальнейшей работе с документами.

Статья подготовлена на основе открытых источников и нормативных актов, действующих на .