Запись в контексте архивного дела – это любой документ, фиксирующий факт, событие или действие, хранящийся в государственных архивах РФ. В статье рассмотрены основные аспекты работы с записями Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), их типология, правовая база и порядок получения доступа.

История создания и развития Государственного архива РФ

• 1919 г. – основание Центрального государственного архива в Москве.
• 1992 г. – после распада СССР на базе Центрального государственного архива был создан Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ).
• 2000‑2020‑е годы – масштабная цифровизация фондов, создание единой государственной информационной системы (ГИС) для удалённого доступа к документам.
• 2024 г. – Президент РФ подписал закон о создании ГИС, позволяющей просматривать архивные материалы онлайн.

Сегодня ГАРФ хранит более 30 млн. единиц документов, охватывающих период от Октябрьской революции до 1991 года, а также материалы по истории Российской империи, Временного правительства, Белого движения и послереволюционной эмиграции.

Основные задачи архива

1. Сохранение и систематизация государственных документов.
2. Обеспечение доступа граждан, учёных и организаций к архивным материалам.
3. Поддержка исторических исследований и культурного наследия.
4. Осуществление контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела.

Виды записей, хранящихся в ГАРФ

Записи делятся по нескольким критериям: по типу документа, по периоду, по уровню управления и по тематическому направлению.

По типу документа

• Указы, постановления, распоряжения высших органов власти (ЦК КПСС, Совет Министров, Президиум Верховного Совета).
• Письма, протоколы, отчёты органов государственного управления.
• Метрические книги, акты гражданского состояния (записи о рождении, браке, смерти).
• Судебные материалы – дела, связанные с реформой судебной системы.
• Военно-исторические документы – приказы, боевые журналы, списки личного состава.
• Кинематографические и фотодокументы – уникальные грампластинки, фильмы, фотографии.

По историческому периоду

• Российская империя (до 1917 г.)
• Временное правительство (1917 г.)
• Советская эпоха (1917‑1991 г.)
• Постсоветский период (с 1991 г.)

По тематическому направлению

• Политика и государственное управление
• Экономика и планирование
• Культура и образование
• Наука и техника
• Эмиграция и белое движение

Правовая база архивного дела

Деятельность ГАРФ регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят в 1996 г., последняя редакция – 2026 г.).
• Указы Президента РФ о создании и развитии государственной информационной системы архивов.
• Приказы Министерства культуры РФ, регулирующие порядок доступа к архивным материалам.

Согласно закону, доступ к архивным документам предоставляется бесплатно в читальных залах, а также через электронные сервисы безвозмездно, если не нарушаются ограничения, связанные с государственной тайной или персональными данными.

Как сделать запрос на получение записи из ГАРФ

Общие требования

1. Определить точный фонд и документ (номер дела, лист, год).
2. Подготовить письменное заявление (можно через онлайн‑форму).
3. Указать цель исследования и предоставить копию удостоверения личности (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц).
4. При необходимости приложить согласие на обработку персональных данных.

Пошаговый алгоритм подачи запроса

1. Регистрация на портале Госуслуг (gosuslugi.ru) – это основной канал для подачи электронных запросов.
2. Перейти в раздел «Архивные услуги» → «Запрос документов в ГАРФ».
3. Заполнить форму:
   • ФИО заявителя
   • Контактные данные
   • Точное описание запрашиваемой записи (фонд, дело, лист, год).
   • Цель использования (научная работа, генеалогия, журналистика и т.д.);
4. Прикрепить скан копий документов (паспорт, ИНН, доверенность).
5. Отправить заявку и дождаться подтверждения (обычно в течение 5‑10 рабочих дней).
6. После одобрения вы получаете:
   • Сроки и место получения (читальный зал, электронный доступ).
   • Инструкцию по работе с материалом (правила поведения в архиве, порядок копирования).

Запись в читальном зале

Если документ не оцифрован, его можно просмотреть только в читальном зале. Для этого необходимо:

• Записаться на приём через форму statearchive.ru (предварительная запись обязательна).
• Прийти в назначенный день с оригиналом паспорта.
• Соблюдать правила: запрет на фото‑ и видеосъёмку, использование только предоставленных копировальных аппаратов.

Цифровые сервисы и удалённый доступ

С 2024 г. в России функционирует Государственная информационная система (ГИС) архивов. Она позволяет:

• Искать документы по ключевым словам, датам, номерам дел.
• Скачивать оцифрованные материалы в формате PDF, TIFF, MP3 (для аудиозаписей).
• Заказывать копии (печатные и электронные) через онлайн‑платформу.

Для доступа к системе необходимо:

1. Создать личный кабинет на портале archive.gov.ru.
2. Пройти процедуру подтверждения личности (загрузка скана паспорта).
3. Ввести запрос в поисковую строку, используя фильтры «Фонд», «Год», «Тип документа».
4. Сохранить найденные записи в «Избранное» и оформить заказ копий.

Примеры интересных записей из ГАРФ

• Грампластинка 1939 г. – первая запись якутского фольклора, найденная в Российском государственном архиве кинофотофонодокументов.
• Запись о крещении деда Президента РФ – документ из архива Тверской области, использованный в генеалогическом исследовании.
• Муляж указа Петра I – найденный в Военно‑историческом архиве, подтверждающий подмену оригинального документа.
• Документы по судебной реформе 1864 г. – материалы, представленные на выставке в Музее «Судебная реформа».

Полезные ссылки и контакты

Записи Государственного архива России – ценный источник информации о политической, социальной и культурной жизни страны за более чем столетний период. Благодаря законодательно закреплённому праву доступа, а также современным цифровым сервисам, каждый желающий – от учёного до обычного гражданина – может получить нужные документы, соблюдая установленный порядок подачи запросов.

Помните, что правильное оформление запроса, точное указание реквизитов записи и соблюдение правил поведения в архивных помещениях ускоряют процесс получения материалов и позволяют эффективно использовать их в своих исследованиях.

Дата актуализации: