Дата актуализации материала: 18:26:09 (по информации из интернета).

Что такое запрос о выдаче документа из архива

Запрос о выдаче документа из архива – это официальное обращение гражданина или организации к архивному учреждению с целью получения архивной справки, выписки, копии документа или иного информационного материала, хранящегося в фондах архива. Такой запрос относится к категории социально‑правового характера и регулируется специальными нормативными актами.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие исполнение запросов граждан и организаций социально‑правового характера, содержатся в:

• Методических рекомендациях по исполнению запросов социально‑правового характера Федерального архивного агентства;
• Пункте 8.2. «Исполнение запросов граждан и организаций социально‑правового характера» КонсультантПлюс;
• Внутренних регламентах конкретных архивов (например, Архивного фонда Санкт‑Петербурга).

Согласно этим документам:

«Информация социально‑правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.»

Также отмечается, что при отсутствии в архиве документов по теме запроса архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным или рукописным справочным материалам, периодической печати с точным и полным указанием источника.

Виды запросов

В зависимости от цели обращения запросы делятся на несколько типов:

• Социально‑правового характера – подтверждение трудового стажа, образования, семейных отношений, наследства и т.п.;
• Историко‑генеалогического характера – поиск сведений о предках, родственных связях;
• Научно‑исследовательского характера – получение материалов для научных работ, публикаций;
• Коммерческого характера – запрос документов для юридических сделок, страховых случаев и т.д.

Как подготовить запрос в архив

1. Определить нужный архив. В зависимости от типа искомой информации обращаться следует в региональный, ведомственный или федеральный архив, а иногда достаточно связаться с отделом ЗАГС по месту события.
2. Собрать исходные данные. Указать:
   • ФИО заявителя (или наименование организации);
   • Почтовый или электронный адрес;
   • ФИО лица, по которому запрашивается информация;
   • Даты рождения, брака, смерти и другие известные факты;
   • Населённый пункт, где произошло событие;
   • При наличии – номер дела, архивный шифр или номер листа (если известны).
3. Сформировать текст заявления. Текст должен быть официальным, лаконичным и содержать:
   • Название запрашиваемого документа (архивная справка, выписка, копия);
   • Цель запроса (например, «подтверждение трудового стажа для назначения пенсии»);
   • Перечень известных фактов с указанием, что архивные шифры и номера листов могут быть проставлены после каждого факта (как рекомендует Федеральное архивное агентство);
   • Указание на готовность оплатить услуги архива (это демонстрирует серьезность намерений).
4. Приложить подтверждающие документы. Если запрос касается закрытых фондов, необходимо приложить копии документов, подтверждающих право на получение информации (доверенность, судебное решение и т.п.).
5. Выбрать способ подачи. Заявление можно подать:
   • Лично в приемной архива;
   • По почтой заказным письмом с уведомлением о вручении;
   • Электронно через официальный сайт архива или портал госуслуг (например, через mos.ru, если речь о Москве).

Образец заявления о выдаче архивной справки

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, residing at ул. Ленина, д. 10, кв. 5, г. Москва, обращаюсь в Федеральный архивное агентство с запросом о выдаче архивной справки о подтверждении трудового стажа за период с по .

Основные сведения о запрашиваемом лице:

• ФИО: Петров Петр Петрович;
• Дата рождения: ;
• Место работы: ООО «СтройИнвест», г. Москва;
• Должность: инженер‑строитель.

Прошу проставить архивные шифры и номера листов после каждого изложенного факта, в соответствии с методическими рекомендациями Федерального архивного агентства.

Готов оплатить все связанные с обработкой запроса услуги архива.

Приложение: копия паспорта, трудовая книжка (заверенная копия).

Подпись: __________________

Порядок исполнения запроса

После получения заявления архив осуществляет следующие действия:

1. Регистрация запроса и присвоение ему входящего номера;
2. Проверка комплектности документов и соответствия требованиям;
3. Поиск нужных материалов в фондах архива (по указанным ФИО, датам, местам событий);
4. Формирование архивной справки, выписки или копии документа;
5. Оформление справки через полтора интервала (как рекомендуют методические указания);
6. Направление результата заявителю выбранным способом (электронная почта, почтовое отправление или личное получение в читальном зале).

В случае отсутствия документов по теме запроса архив выдает справку, основанную на печатных или рукописных справочных материалах, периодической печати с точным указанием источника.

Возможные причины отказа в выдаче документа

• Недостаточное количество исходных данных для идентификации документа;
• Запрос относится к закрытому фонду, доступ к которому ограничен без специального разрешения;
• Отсутствие документов по запрошенной теме в фондах архива;
• Нарушение формы заявления (отсутствие обязательных реквизитов, неправильный язык обращения);
• Отказ в оплате услуг архива (если запрос платный).

Сроки и стоимость исполнения запроса

Сроки зависят от загруженности архива и сложности поиска:

• Обычные запросы социально‑правового характера – от 5 до 30 рабочих дней;
• Сложные архивные исследования (генеалогические, исторические) – от 30 до 60 рабочих дней;
• Срочная обработка (за дополнительную плату) – возможна в течение 1‑3 рабочих дней.

Стоимость определяется тарифом конкретного архива и может включать:

• Поиск и подбор документов;
• Изготовление копий или сканирование;
• Оформление архивной справки;
• Доставка результата (почта, курьер).

Информация о точных тарифах размещается на официальных сайтах архивов или в их информационных письмах.

Полезные ссылки и ресурсы

• Методические рекомендации по исполнению запросов социально‑правового характера – Федеральное архивное агентство (rosarhiv.ru);
• Образец заявления о выдаче архивной справки (форма 9) – скачать можно на портале госуслуг;
• КонсультантПлюс – раздел 8.2. «Исполнение запросов граждан и организаций социально‑правового характера»;
• Архивный фонд Санкт‑Петербурга – правила выдачи справок и выписок;
• Сайт «Наследие Digital» – рекомендации по выбору архива в зависимости от давности документа;
• Сервис «Familio.Media» – советы по составлению запроса о родственниках и предках.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на 18:26:09.