Справка о заработной плате (форма СТД‑Р) – это официальный документ, подтверждающий сведения о работе сотрудника в определённой компании, размере получаемой заработной платы, датах трудоустройства и увольнения, а также о начислениях и удержаниях. С 2020 года данная форма является обязательной для всех работодателей и используется в:

• социальных выплатах (пособия, пенсии);
• оформлении кредитов и ипотек;
• проверках государственных органов;
• трудовых спорах.

Если вам необходимо получить справку за период, который уже не хранится в текущих кадровых документах, её можно запросить из архива организации. Ниже – пошаговое руководство, которое поможет оформить запрос правильно и получить документ в кратчайшие сроки.

Правовые основы запроса

Запрос справки о заработной плате регулируется несколькими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 78, 79) – право работника получать сведения о своей трудовой истории.
2. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок доступа к архивным документам.
3. Приказ Минтруда РФ от № 123н «Об утверждении формы СТД‑Р» – регламентирует содержание и форму справки;

Согласно этим документам, работник (или его законный представитель) имеет право запросить справку в любой момент, а работодатель обязан предоставить её в течение 10 рабочих дней с момента получения запроса.

Когда нужен запрос в архив?

Обращаться в архив имеет смысл, если:

• Справка требуется за период более 5 лет назад (по большинству компаний такие документы хранятся в архиве).
• Текущие кадровые отделы не могут найти нужный документ.
• Необходимо получить копию оригинала, заверенную печатью и подписью уполномоченного лица.

Какие документы нужны для запроса

Для ускорения процесса подготовьте следующий пакет:

1. Заявление (шаблон ниже). Можно отправить в электронном виде (PDF) или в бумажном виде.
2. Копию паспорта (страница с фотографией).
3. Копию Трудовой книжки (страницы с записью о работе в интересующей компании).
4. Если запрос делается представителем – доверенность (нотариальная).
5. Уточнение периода (даты начала и окончания работы), за который требуется справка.
6. Оплату государственной пошлины (если применимо) – квитанция об оплате.

Шаблон заявления

В _______________________ (наименование организации)
От _______________________ (ФИО заявителя)
Адрес: _______________________
Телефон: _______________________
Электронная почта: _______________________

Заявление

Прошу выдать справку о заработной плате (форма СТД‑Р) за период с __.__.____ по __.__.____, включительно, в связи с необходимостью предоставления документа в _______________________ (указать цель: банк, суд, соцзащита и т.д.).

Приложения:
Копия паспорта.
Копия трудовой книжки (страницы с записью о работе в организации).
Доверенность (если заявление подаёт представитель).
Квитанция об оплате государственной пошлины (при необходимости).
Подпись: ___________

Куда и как подавать запрос

Запрос можно направить:

• В отдел кадров организации (если они хранят архивные документы).
• В архивный отдел (если в компании есть отдельный архивный отдел).
• Через электронный портал государственных услуг (Госуслуги) – в разделе «Запросы в архивы».
• Почтовой отправкой (заказным письмом с описью вложения).

При отправке по электронной почте рекомендуется прикрепить сканированные копии всех документов и указать в теме письма: «Запрос справки СТД‑Р – ФИО, период». Сохраните копию письма и подтверждение отправки.

Сроки и порядок получения справки

Если срок превышает 15 дней без уважительных причин, вы имеете право подать жалобу в Трудовую инспекцию или в Суд о защите своих прав.

Возможные причины отказа

Отказ в выдаче справки может быть законным только в следующих случаях:

• Отсутствие у заявителя полномочий (не предъявлен паспорт, доверенность).
• Неуплата государственной пошлины (если она требуется).
• Запрос нарушает закон о защите персональных данных (например, запрашивается справка о третьем лице без согласия).

В остальных ситуациях отказ считается незаконным, и вы можете обжаловать его в суде;

Как проверить подлинность полученной справки

После получения справки СТД‑Р проверьте:

1. Наличие печати организации (печатный штамп с датой и подписью ответственного лица).
2. Подпись главного бухгалтера или директора (подпись должна совпадать с образцами, если они известны).
3. Указание полных дат и сумм (проверьте соответствие вашим расчётам).
4. Наличие уникального регистрационного номера (если в компании используется система электронного документооборота).

Если возникли сомнения, обратитесь в отдел кадров с просьбой подтвердить подлинность документа.

Полезные советы

• Сохраняйте копии всех отправленных документов. Это поможет в случае потери оригиналов.
• Уточняйте наличие государственной пошлины. В некоторых регионах за архивные запросы взимается небольшая плата.
• Сохраняйте электронные версии справки. Они могут пригодиться при онлайн‑подаче заявлений в банки или госорганы.
• Пользуйтесь электронными сервисами. На портале Госуслуги часто можно оформить запрос без посещения офиса.
• Не откладывайте запрос. Чем старше период, тем выше шанс, что документ будет храниться только в архиве.

Запрос справки о заработной плате из архива – процесс, который при правильной подготовке занимает минимум времени и усилий. Главное – собрать полный пакет документов, оформить заявление в соответствии с требованиями закона и отправить его в нужный отдел (кадровый или архивный). При соблюдении всех пунктов вы получите официальную справку СТД‑Р, подтверждающую вашу трудовую историю, в течение двух‑трёх недель.

Если у вас возникли вопросы или нужна помощь в подготовке заявления, обратитесь к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, или к специалисту по работе с архивными документами.

Дата публикации: