Запрос в архив – это официальное обращение гражданина‚ юридического лица или организации к архивному учреждению с целью получения информации‚ справки‚ выписки или копий архивных документов․ Для того чтобы запрос был принят и исполнен‚ необходимо оформить его в соответствии с установленными бланками запросов и заполнить их строго по образцу․

Что такое бланк запроса в архив?

Бланк запроса – это стандартизированная форма‚ разработанная архивом (федеральным‚ региональным или муниципальным) и размещённая на его официальном сайте․ В бланке фиксируются все обязательные реквизиты‚ которые позволяют архиву быстро идентифицировать заявителя‚ определить характер запроса и оценить его законность․

• Для физических лиц – указываются ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные‚ контактный телефон и адрес электронной почты․
• Для юридических лиц – на бланке указывается полное наименование организации‚ ИНН/КПП‚ ФИО руководителя‚ должность‚ телефон и e‑mail․
• Обязательно указывается цель запроса (социально‑правовой‚ научный‚ genealogический и т․д․)‚ а также перечень требуемых документов․

Правовая основа

Оформление запросов регулируется несколькими нормативными актами:

1. Федеральный закон «Об архивах в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ․
2. Постановления Правительства РФ о порядке доступа к архивным документам․
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по исполнению запросов социально‑правового характера․
4. Региональные нормативные акты (например‚ постановление администрации города Муравленко‚ приложение N 9 – образец запроса для юридического лица)․

Типы бланков запросов

В зависимости от характера обращения в архивы используют несколько типовых форм:

Как правильно заполнить бланк запроса

Ниже перечислены основные шаги‚ которые помогут оформить запрос без ошибок․

Подготовка

• Скачайте актуальный бланк с сайта нужного архива (например‚ Государственный архив Курской области или Государственный архив Нижегородской области)․
• Убедитесь‚ что бланк относится к текущему году – в 2025‑2026‑х годах часто обновляются требования к полям․

Заполнение реквизитов заявителя

• Физическое лицо: ФИО‚ дата рождения‚ паспорт (серия‚ номер‚ кем выдан)‚ адрес проживания‚ телефон‚ e‑mail․
• Юридическое лицо: Полное наименование‚ ОГРН‚ ИНН‚ КПП‚ юридический адрес‚ ФИО руководителя‚ должность‚ телефон‚ e‑mail․

Описание цели и предмета запроса

• Кратко сформулируйте цель (например‚ «для получения справки о праве собственности»‚ «для научного исследования по истории города»);
• Перечислите конкретные документы: номер дела‚ год‚ название фонда‚ тип документа (акт‚ протокол‚ листок и т․п․)․
• Если запрос тематический – укажите тему‚ период‚ архивный фонд и‚ по возможности‚ номера дел․

Указание способа получения

• Выберите один из вариантов: в электронном виде (PDF)‚ в бумажном виде (почтой) или лично в архиве․
• Укажите желаемый срок исполнения (не более 30 дней‚ если закон не предусматривает иной срок)․

Подпись и дата

• Подпишите бланк печатными буквами (для юридических лиц – подпись уполномоченного лица)․
• Укажите дату заполнения․

Приложения

• К запросу могут потребоваться копии документов‚ подтверждающих право интереса (например‚ доверенность‚ выписка из ЕГРЮЛ‚ паспорт)․
• Все приложения нумеруются и перечисляются в отдельном пункте бланка․

Примеры готовых запросов

Запрос гражданина (социально‑правовой характер)

Заявление
о выдаче архивной справки

От: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Паспорт: 45 01 123456‚ выдан ОУФМС России по г․ Курску 
Адрес: 307000‚ Курск‚ ул․ Ленина‚ д․10‚ кв․5
Тел․: +7 (4712) -5‑55‑55
E‑mail: i․ivanov@example․com

Цель обращения: подтверждение права на получение земельного участка в рамках программы «Сельская ипотека»․

Перечень требуемых документов:
Выписка из дела № 12/2020 «Раздел земельных участков Курской области»‚ 2018‑2020 гг․
Справка о регистрации прав собственности на земельный участок‚ кадастровый номер 52:12:3456789:1234․

Способ получения: электронная копия (PDF) на e‑mail․

Подпись: ___________________

Запрос юридического лица (тематический)

Заявление
о предоставлении архивных материалов

От: ООО «Исторический архив»
ИНН 7701234567‚ КПП 770101001
Юридический адрес: 119021‚ г․ Москва‚ ул․ Тверская‚ д․7
Контактное лицо: Петров Петр Петрович‚ тел․ +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: info@historical-archive․ru

Тема запроса: «Развитие промышленности Курской области в 1930‑1940‑х гг․»
Фонд: Фонд № 3 «Промышленность и экономика»‚ архивный отдел муниципального архива города Муравленко․
Перечень документов:
Дело № 45/1935 «Строительство завода «Машиностроитель»»‚ листы 1‑150․
Дело № 78/1938 «Переписка с центральным комитетом»‚ листы 20‑45․
Дело № 102/1940 «Отчёт о производстве»‚ листы 5‑30․

Способ получения: бумажные копии‚ отправить почтой по адресу: 119021‚ г․ Москва‚ ул․ Тверская‚ д․7․

Подпись уполномоченного лица: ___________________

Где скачать бланки

Ниже приведены ссылки на официальные страницы архивов‚ где можно бесплатно получить актуальные формы:

• Государственный архив Курской области – формы запросов
• Государственный архив Нижегородской области – образцы бланков
• Государственный архив Костромской области – бланки запросов
• Федеральные архивы РФ – единый справочник форм
• Муниципальный архив города Муравленко – приложение N 9 (для юридических лиц)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за выдачу копий?

Да․ Большинство архивов взимают плату за копирование и пересылку документов․ Тарифы указаны в прейскуранте услуг конкретного архива (обычно 0‚5‑2 рубля за лист А4)․

Сколько времени занимает исполнение запроса?

Согласно законодательству‚ архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней․ При необходимости дополнительного изучения материалов срок может быть продлён до 60 дней‚ о чём заявителю сообщается письменно․

Можно ли подать запрос онлайн?

Да․ Многие региональные архивы работают через Справочно‑информационный центр федеральных государственных архивов (СИЦ ФГА)․ Для онлайн‑подачи требуется зарегистрировать аккаунт и загрузить сканированную копию заполненного бланка․

Что делать‚ если запрос отклонён?

В случае отказа архив обязан указать причины (например‚ документ относится к закрытой категории‚ отсутствует в фонде и т․п․)․ Заявитель имеет право обжаловать решение в суде или в уполномоченный орган по защите прав доступа к информации․

Практические рекомендации

• Печатными буквами – заполняйте бланк печатным шрифтом‚ без исправлений․
• Сохраняйте копию отправленного запроса (скан или фото) – это будет подтверждением даты подачи․
• Указывайте конкретные номера дел и листов – чем точнее запрос‚ тем быстрее архив сможет его исполнить․
• При обращении от имени организации обязательно приложите доверенность уполномоченному лицу․
• Следите за сроками действия документов‚ указанных в запросе (например‚ паспорта‚ доверенности)․

Бланки запросов в архив – это основной инструмент взаимодействия граждан и организаций с архивными фондами․ Правильное оформление запроса ускоряет процесс получения нужных сведений‚ снижает риск отказа и помогает соблюдать законодательные требования․ Пользуйтесь официальными образцами‚ заполняйте их аккуратно и не забывайте о приложениях‚ которые подтверждают ваш интерес к документам․

Если у вас остались вопросы‚ обратитесь в службу поддержки соответствующего архива или посетите их официальный сайт‚ где часто размещаются видеоруководства и чек‑листы по заполнению бланков․

Дата публикации: