Подтверждение трудового стажа – обязательный этап при оформлении пенсии, получения звания «Ветеран труда», а также при решении вопросов, связанных с социальными выплатами. Если трудовая книжка утеряна, а работодатели уже ликвидированы, сведения о вашем стаже могут находиться в государственных архивах. В этой статье мы подробно расскажем, как правильно оформить запрос в архив Республики Казахстан, какие документы нужны и какой образец заявления использовать.

Правовая основа запроса

Согласно статье 35 Трудового кодекса Республики Казахстан (от 23 ноября 2015 г.) архивная справка считается официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Оформление запроса регулируется:

• Трудовым кодексом РК;
• Методическими рекомендациями по исполнению запросов социально‑правового характера;
• Правилами предоставления государственных услуг через портал Электронного правительства (eGov).

Когда нужен запрос в архив?

Запрос в архив делается в следующих ситуациях:

1. Утеря трудовой книжки и отсутствие у работодателя оригинальных записей.
2. Ликвидация предприятия без передачи документов в архив.
3. Необходимость уточнения периода работы, размера заработной платы, отчислений в пенсионный фонд.
4. Подтверждение стажа для получения звания «Ветеран труда» или иных социальных льгот.

Куда направлять запрос?

Запросы принимаются в:

• Центры обслуживания населения (ЦОН) через портал Электронного правительства;
• Региональные отделения Комитета по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры РК;
• Местные государственные архивы (например, Архив Акимата области).

Список обязательных документов

Для подачи запроса подготовьте следующие материалы (в оригинале и копиях):

• Заявление‑запрос (образец ниже).
• Копия паспорта (страница с фотографией).
• ИНН (если имеется).
• Свидетельство о рождении (для подтверждения фамилии, если менялась).
• Документы, подтверждающие связь с работодателем (договор, справка с места работы, выписка из реестра юридических лиц).
• Если есть, приложите копию трудовой книжки (даже частичную).
• Оплата госпошлины (если требуется – уточняйте в выбранном архиве).

Пошаговая инструкция оформления запроса

1. Подготовка заявления. Скачайте образец (см. раздел 6) и заполните все поля.
2. Сбор документов. Убедитесь, что все копии заверены (при необходимости – нотариально).
3. Регистрация в личном кабинете eGov. Если вы ещё не зарегистрированы – создайте аккаунт.
4. Подача заявки онлайн. В разделе «Государственные услуги → Запрос архивных справок» загрузите заявление и сканы документов.
5. Оплата госпошлины. При необходимости произведите оплату через банковскую карту или онлайн‑банкинг.
6. Отслеживание статуса. В личном кабинете появится статус «В обработке», «Готово», «Отказ». При готовности вы получите электронный документ, подписанный ЭЦП уполномоченного лица.
7. Получение справки. Скачайте готовую справку, распечатайте и при необходимости предъявите в Пенсионный фонд.

Образец заявления‑запроса в архив

Ниже приведён типовой шаблон заявления. При заполнении замените квадратные скобки на свои данные.

Заявление
в ___________________________ (название архивного учреждения)

От: ___________________________ (ФИО полностью)
Дата рождения: ________________ (дд.мм.гггг)
Идентификационный номер (ИИН/ИНН): _____________
Адрес регистрации: _______________________________________________
Телефон: _______________________
Электронная почта: _______________________

Тема: Запрос архивной справки о подтверждении трудового стажа

Содержание запроса:
Прошу выдать архивную справку (копию архивного документа) о моём трудовом стаже за период с ____ по ____ (указать годы), а также предоставить сведения о:

 
должностных обязанностях;
 
размере заработной платы и отчислениях в пенсионный фонд;
 
дате начала и окончания трудовых отношений;
 
наличии (отсутствии) записей о моём стаже в государственных хранилищах.


Основание запроса:
Согласно ст. 35 Трудового кодекса Республики Казахстан, архивная справка является официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность.

Перечень прилагаемых документов:
Копия паспорта.
Копия ИИН/ИНН.
Справка с места работы (если имеется).
Договор (копия) с работодателем.
Копия трудовой книжки (по возможности).
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).

Подпись заявителя: _______________________

Как оформить запрос в электронном виде (eGov)

Для тех, кто предпочитает онлайн‑обслуживание, выполните следующие действия:

1. Войдите в личный кабинет портала Электронного правительства.
2. Перейдите в раздел «Государственные услуги» → «Запрос архивных справок».
3. Выберите тип справки «Трудовой стаж».
4. Заполните форму, загрузив скан заявления (см. образец) и приложив необходимые документы.
5. Подтвердите запрос электронной подписью (ЭЦП) или через SMS‑код.
6. Оплатите госпошлину (если предусмотрена) через банковскую карту.
7. Ожидайте уведомления о готовности справки (обычно 5‑15 рабочих дней).

Что делать, если архив сообщает об отсутствии сведений?

В случае получения ответа «Отсутствие сведений»:

• Проверьте правильность указанных дат и названия организации.
• Обратитесь к бывшему работодателю за дополнительными документами (выписки из бухгалтерии, расчётные листки).
• Если документы действительно отсутствуют, можно подать заявление в суд о восстановлении трудового стажа в соответствии с п.2 ст. 2 Трудового кодекса.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени занимает подготовка архивной справки?

Стандартный срок – от 5 до 15 рабочих дней. В случае необходимости уточнения данных срок может быть продлён до 30 дней.

Нужна ли нотариальная заверка копий документов?

Требования зависят от конкретного архива. В большинстве случаев достаточно заверенных копий, но в онлайн‑заявках нотариальная заверка не требуется.

Можно ли получить справку в электронном виде?

Да. После обработки запроса вы получаете электронный документ, подписанный ЭЦП, который можно скачать из личного кабинета eGov.

Какой размер госпошлины?

Для большинства архивных справок госпошлина не взимается. При необходимости уточняйте в выбранном архиве.

Можно ли подать запрос от имени родственника?

Да, но потребуется нотариальная доверенность и копия паспорта доверителя.

Запрос в архив Казахстана – это простой, но формализованный процесс, который позволяет восстановить утраченные сведения о трудовом стаже. Главное – правильно заполнить заявление, собрать все необходимые документы и воспользоватся официальными каналами (ЦОН, портал eGov или региональный архив). При соблюдении всех требований вы получите официальную архивную справку, которая будет принята Пенсионным фондом и другими государственными органами.

Помните: архивная справка – один из официальных документов, подтверждающих ваш трудовой путь. Не откладывайте оформление, если планируете пенсионные выплаты или социальные льготы.