Обращение в государственный архив – один из самых надёжных способов получить документы, подтверждающие службу, награды, участие в боевых действиях и другие сведения о военнослужащих. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно составить запрос в архив Министерства обороны РФ, а также готовый образец письма‑запроса.

Что такое запрос в архив и зачем он нужен

Запрос в архив – это официальное письменное обращение к учреждению, хранящему документы (в данном случае – к Центральному архиву Министерства обороны РФ). С его помощью можно:

• Получить выписки из личного дела военнослужащего;
• Узнать сведения о наградах, званиях и должностях;
• Получить копии приказов, наградных листов и других документов;
• Уточнить данные для оформления пенсии, льгот или восстановления утерянных справок.

Важно помнить, что архив рассматривает запросы только в рамках законодательства о предоставлении информации (ФЗ‑149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Поэтому запрос должен быть чётко сформулирован, содержать все необходимые реквизиты и обоснование необходимости получения сведений.

Основные требования к оформлению запроса

Согласно рекомендациям, опубликованным на официальных сайтах архивов (см. материалы от 14 июн. 2026 г. и 4 мая 2026 г.), запрос должен соответствовать следующим критериям:

1. Шапка документа – указание получателя (наименование архива, его адрес, индекс).
2. Реквизиты заявителя – ФИО, адрес проживания, контактный телефон, электронная почта (при наличии).
3. Наименование документа – например, «Запрос о предоставлении информации из личного дела военнослужащего».
4. Суть просьбы – чёткое изложение, какие именно сведения нужны (ФИО военнослужащего, период службы, воинская часть, номер личного дела и т.д.).
5. Обоснование необходимости – указание цели запроса (например, оформление пенсии, восстановление утерянной справки, genealogical research).
6. Список прилагаемых документов – копия паспорта, доверенность (если запрос подаёт представитель), документ, подтверждающий право на получение информации (справка из военкомата, решение суда и т.п.).
7. Дата и подпись – обязательно ставится дата составления и подпись заявителя (или его представителя);

Запрос должен быть написан деловому стилю, без эмоциональных оценок и лишней информации. Объём обычно не превышает одного листа формата А4, но при сложных случаях допустимо увеличение до двух‑трёх страниц.

Как подать запрос в архив Министерства обороны РФ

Существует несколько способов подачи:

• Личное посещение – обратиться в читальный зал архива (адрес: г. Москва, ул. Зубовский бульвар, д. 4).
• Почтовое отправление – отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Электронная почта – многие архивы принимают сканированные запросы на официальный e‑mail (указывается на сайте архива).
• Через портал госуслуг – в некоторых регионах доступно электронное обращение через ЕСИА.

После получения запроса архив направляет ответ в течение 30 дней (может быть продлен до 60 дней при необходимости уточнения информации). В случае отказа заявитель получает мотивированное объяснение, которое можно обжаловать в вышестоящей инстанции или в суде.

Образец письма‑запроса в архив Министерства обороны РФ

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под свои нужды. Все выделенные части (жирным) следует заменить на актуальные данные.

Министерство обороны Российской Федерации
Центральный архив Министерства обороны РФ
125009, г. Москва, ул. Зубовский бульвар, д. 4

От: Иванов Иван Иванович
Адрес: 101000, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 5
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E-mail: ivanov@example.com

Запрос о предоставлении информации из личного дела военнослужащего

Прошу предоставить мне сведения из личного дела гражданина Петрова Сергея Владимировича, родившегося года, проходившего военную службу в период с по в войсковой части № 54321 (Московский военный округ).
Необходимо получить следующие документы:

 
Выписку из личного дела (служебная характеристика, порядок прохождения службы, занимаемые должности);
 
Сведения о наградах и званиях (копии наградных листов, приказов о присвоении званий);
 
Копию военного билета и справки о состоянии здоровья на момент увольнения.


Цель запроса – оформление пенсии по выслуге лет и восстановление утерянного военного билета.

Прилагаю к запросу:

 
Копию паспорта (страницы с фото и пропиской);
 
Доверенность на представление интересов (если запрос подаёт представитель);
 
Справку из военкомата о факте службы (при наличии).


Подпись: _____________________ /Иванов И.И./

При отправке письма обычной почтой рекомендуется использовать конверт с пометкой «Заказное письмо с уведомлением о вручении» и сохранить копию отправленного документа.

Полезные советы и часто задаваемые вопросы

Как ускорить получение ответа?

• Убедитесь, что в запросе указаны все идентификационные данные (ФИО, дата рождения, номер части, период службы).
• Приложите копию документа, подтверждающего ваше право на получение информации (например, решение суда о признании права на наследство).
• Если запрос подаётся через электронную почту, дублируйте его заказным письмом – это подтвердит факт отправления;

Что делать, если получен отказ?

• Внимательно изучите мотивированный ответ – часто отказ связан с отсутствием необходимых документов или неполной информацией о заявителе.
• При необходимости дополните запрос недостающими сведениями и направьте его повторно.
• Если отказ считается неправомерным, подготовьте жалобу в вышестоящий орган (Роархив) или обратитесь в суд.

Можно ли получить информацию о родственниках без их согласия?

Согласно законодательству, доступ к личным данным третьих лиц возможен только при наличии их письменного согласия или в случаях, предусмотренных законом (например, при оформлении наследства, установлении отцовства, судебных разбирательствах). В остальных случаях архив может отказать в предоставлении сведений без согласия субъекта данных.

Составление грамотного запроса в архив Министерства обороны РФ – ключевой шаг к получению нужных документов. Следуя приведённым рекомендациям и используя образец письма‑запроса, вы значительно повышаете шансы на быстрый и положительный ответ. Помните о важности точности указания реквизитов, приложения подтверждающих документов и соблюдения установленных сроков.

Желаем успешного поиска информации и благополучного оформления всех необходимых справок!